Selectielijsten in Suite voor het Sociaal Domein

Fijn dat we niet de enige gemeente zijn met deze uitdaging. Centric ondersteunt met een handig dienstenpakket voor de selectieregels. Bij het inrichten van de werkprocessen waren Centric, Functioneel Beheer en Informatiebeheer actief betrokken. Samenwerking verliep soepel en efficiënt. Het is echt de moeite waard om dit samen met hen op te pakken. Als je meer info wilt, laat het me dan weten!

Rick, mag ik vragen hoe lang je hiermee bezig bent geweest?

De sessie met Centric duurde twee blokken van drie uur. Waarvan het tweede blok binnen 1 uur was afgerond. Voor één persoon zou dit binnen twee dagen zeker moeten lukken. Omdat de selectielijsten voor veel gemeenten gelijk zijn, kon een aanzienlijk deel al worden ingevuld.

Dank voor je antwoord, aanvullende vraag: hoeveel processen hebben jullie in jullie Suites? Wij een paar 100 en ik zie niet hoe we dat zo snel kunnen doorwerken.

De werkzaamheden zijn verdeeld over ongeveer twee weken, waarbij we met twee personen hebben gewerkt binnen informatiebeheer. Het is mogelijk om dit alleen te doen, maar dat is misschien minder praktisch. Wat wellicht nog wel handig is om te weten: er wordt gewerkt met een 'vangnet' voor de jaren 2017 en 1996.

Ook wij gaan aan deze klus beginnen. Ik ben wel benieuwd wat je bedoeld met vangnet en hoe dit eruit ziet

Helaas, een beetje mosterd na de maaltijd voor ons. De Suite4Sociaaldomein is vorig jaar uitgezet voor gebruik, we zijn bezig om het restant naar het E-depot uit te plaatsen en van daaruit jaarlijks te vernietigen.

Aangepast op 16 juli

Dank voor jullie reacties! Goed om te weten dat Centric die dienst aanbiedt en dat dit goed bevallen is. Onze functioneel beheerder is zelf bezig geweest met de selectielijsten en sprak inderdaad ook over vangnetresultaten.
Wij zijn zelf geen gemeente, maar een GR voor de participatiewet, dus we hebben niet alles van een gemeente, maar er staan wel jaren en jaren aan dossiers in, dus hoogste tijd dat dit aangepakt gaat worden :)

Als iemand nog tips of ervaringen heeft, dan lees ik dat heel graag!

Hoi allemaal, we zijn inmiddels weer even verder! We hebben toch zelf een excel gemaakt met onze (lokale) werkprocessen uit Suite, de bijbehorende werkprocessen uit de i-navigator en de resultaattypen (+ bewaartermijnen uit de verschillende selectielijsten). De meeste werkprocessen spreken wel voor zich, maar bij sommige is het even puzzelen welke uit de i-navigator er het beste bij past. We zijn nog aan het kijken of we voor de resultaten in Suite de benaming uit de i-navigator aanhouden, of dat we benamingen uitkiezen die beter aansluiten bij de besluiten, zodat het intuïtiever is voor de behandelaars.
Wordt weer vervolgd!

Deze oefening hebben we ook doorlopen in Assen, in samenwerking met informatiebeheer/DIV, functioneel beheer en het kwaliteitsteam. We hebben alle werkprocessen en resultaattypen in de Suite gemapt met de modelprocessen uit het model-DSP voor gemeenten in de i-Navigator voor de selectielijst 2020. Daarna hebben we deze met de concordans uit de VNG SelectTool gemapt aan de eerdere selectielijsten. Merk op dat je dit niet alleen moet doen voor de actuele werkprocessen in de Suite, maar ook voor de inactieve (historische) werkprocessen in de Suite.

Wij hebben in Zwolle een soortgelijke aanpak gehad: per werkproces op basis van de tijdsperiode van het werkproces bepaald welke resultaten/selectielijsten/bewaartermijnen/procestermijn van toepassing zijn. We hebben bijna 500 werkprocessen, dus dit was wel even een klus!

@timthoen Hebben jullie voor de inactieve werkprocessen met terugwerkende kracht afzonderlijke resultaten gevuld? Zo ja, gaan jullie dan ook elk aangemaakte flow binnen een werkproces controleren op resultaat en achteraf herstellen? Wij hebben bij de oude inactieve werkprocessen ervoor gekozen de langste bewaartermijn aan te houden en die te koppelen aan één resultaat. Maar ben benieuwd of er ook gemeenten zijn met een andere aanpak.

En hoe is de ervaring met het vullen van de velden tot nu toe voor jullie Functioneel Beheerders? Lopen zij tegen issues aan mbt procestermijnen B (vervallen Belang) en C (wettelijke bewaartermijn + max doorlooptijd van proces)?

@faaizah Bij de oude (inactieve) werkprocessen werkten we in de Suite nog niet met resultaten. Voor de inactieve werkprocessen hebben we daarom alleen de vangnetregel ingevuld. Wel weer per selectielijst, dus per werkproces een vangnet vanaf 1996, vanaf 2017 en vanaf 2020. Per vangnetregel hebben we steeds de langste bewaartermijnen gekozen, meestal het positieve resultaat.