Whitepaper digitale werkplaats
- 24 jul
- Eva van den Hurk - van 't Klooster
- ·
- Aangepast 5 aug
- 1
- 15
- 2028
Al vele jaren wordt er door zowel gemeenten als archiefdiensten nagedacht over datakwaliteit. Want of je het nou het ‘digitale atelier’, de ‘pre-ingest’ of gewoon ‘kwaliteitsverbetering’ noemt, het vraagstuk is een gedeeld vraagstuk van zowel de gemeente als de archiefdienst. En hoewel er over het bewerken van data al veel is nagedacht, wij (de ‘Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground’) doen toch nog een duit in het zakje. Juist omdat het vraagstuk een gedeeld vraagstuk is, maar ook gezien de ontwikkelingen op het gebied van duurzame toegankelijkheid (het nieuwe DUTO-raamwerk) en Common Ground.
De toegevoegde Whitepaper beschrijft op conceptueel niveau hoe een digitale werkplaats eruit kan zien. Deze digitale werkplaats zou een centrale plek kunnen zijn waar functies worden uitgeoefend. Én, bij voorkeur worden de functies uitgeoefend door componenten die herbruikbaar zijn voor zowel de gemeente als de archiefdienst. De paper blijft, zoals gezegd, conceptueel. Het is mogelijk een eerste stap in de richting van daadwerkelijke realisatie.
We zijn benieuwd wat jullie ervan vinden. Is er vraag naar een digitale werkplaats, en zo ja, is dit het antwoord?
De Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground is een samenwerking tussen een aantal informatieprofessionals werkend bij de gemeente Utrecht, Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) en het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). De groep komt samen om vraagstukken op het gebied van (je raadt het al…) duurzame toegankelijkheid en Common Ground te bespreken. De vraagstukken komen deels voort uit de implementatiefase van het e-depot van het RAZU, waar een e-depot is opgezet op basis van de informatiekundige visie Common Ground.
Bijlagen
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| Whitepaper_digitale_werkplaats.pdf | 24 jul |  |
||
Verken
De ontbrekende rol van archiefwetenschap in de vacaturetekst voor de Bijzonder Hoogleraar 'Erkenning, dialoog en herstel na interlandelijke adoptie'
26 aprNaar aanleiding van de vacaturetekst voor de bijzonder hoogleraar ‘Erkenning, dialoog en herstel na in...
Samen in gesprek over de positionering van informatiebeheer (19 nov)
nov 2024Het Leerhuis Informatiehuishouding organiseert op 19 november een themasessie over de 'Positionering v...
Tussenoplossing gevonden voor storingsmelding bij inloggen op KIA
jul 2024Beste Communityleden, Vandaag is de vernieuwde KIA Community live! Zoals jullie vast wel weten gaat g...
Reacties
Hallo @evavandenhurkvantklo, we zien helaas geen reacties hier onder je oproep. Vanuit team KIA vragen we ons af of je wel reacties hebt ontvangen? Is het een idee dat we je/jullie oproep ook nog delen met onze LinkedIn account?? Groet, @ingebaars
Aangepast op 5 augustus
hoe moet ik de digitale werkplaats voor me zien?
Stel: ik ben ambtenaar en ik ben bezig met het behandelen van een subsidie-aanvraag. Ik heb de aanvraag binnengekregen in m'n werkvoorraad. Wat gebeurt er nu? Hoe verloopt het verder? Wat merk ik van de digitale werkplaats?
Het gebeurt niet zo vaak dat iets 'vanzelf gaat'.
Zoals het staat beschreven in de White Paper lijkt mij een prima manier.
Je houdt grip op het proces en de documenten aan zich.
De vraag van Jack "Wat merk ik van de digitale werkplaats?" . Hopelijk merk je er niet veel van (wat op de achtergrond gebeurd).
Hoi Jack, een dergelijke ambtenaar merkt in zijn dagelijkse werk niet zoveel van de digitale werkplaats. Ambtenaren die zich bezighouden met informatiebeheer kunnen de digitale werkplaats gebruiken voor bijvoorbeeld het mappen van data op een ander datamodel (t.b.v. migratie naar een nieuw informatiesysteem), het verrijken van metadata (t.b.v. overbrenging of openbaarmaking) of het anonimiseren van data. Dit soort werkzaamheden horen al bij het werk van informatiebeheer; de digitale werkplaats biedt er een ruimte voor.
@ingebaars Het zou leuk zijn als KIA https://www.linkedin.com/posts/activity-7356562575968395264-NA_f?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAABLRMjMByM0XU6ohNMky4ru4iQh4aaTWisE wil reposten, dank je wel!
@evavandenhurkvantklooster Ok. 'Dit soort werkzaamheden horen al bij het werk van informatiebeheer' is een mooie gedachte. De afgelopen 5 tot 10 jaar was het idee dat ambtenaren zelf hun informatie op de juiste manier opslaan en metadateren en zijn minder en minder informatiebeheerders ingezet. We hebben een golfbeweging op deze manier. Misschien dat rpa en/of ai hierbij een rol kunnen spelen.
@jackkarelse: Dat "misschien" kun je wel weglaten. De white paper is conceptueel, dus we hebben geen uitspraken gedaan over hoe je de genoemde functies technisch in kunt vullen. Het spreekt voor zicht dat sommige functies geleverd kunnen worden door rpa-toepassingen en AI-agents. Bijvoorbeeld voor de functies maskering en metadatabeheer gebeurt dat in de praktijk al volop.
Sterker nog: als je dergelijke technologie wil gebruiken, dan zul je een omgeving moeten hebben waarin je de die componenten kunt laten werken. En dat is nu precies wat de werkplaats is.
dank je @rensouwerkerk Dat is ook helpend, net als de eerdere reacties. Nu heb ik er een beter beeld bij/van/over.
Ik snap de insteek en ik denk dat dit een waardevolle toevoeging kan zijn in het landschap en tools voor informatie/databeheer. Zeker voor de registratiefunctie bij binnenkomst lijkt me dit een toegevoegde waarde.
Hoe verhoudt deze denkrichting zich met ontwikkelingen als een pre-depot (met een aantal soortgelijke functies) en de Vernietigingscockpit voor o.a. legacy-applicaties vanuit de VNG?
Het klinkt interessant en het zou wellicht zeker kunnen helpen. Op dit moment kan ik niet beslissen of we hiervan gebruik zouden maken. Daarvoor vind ik persoonlijk de omschrijvingen nog net iets te vaag. Want welke handelingen kun je precies wel en niet doen? Hoe ver gaat zo'n digitale werkplaats? Een voorbeeld: op dit moment is het veel werk voor ons om legacy informatie, collecties die oorspronkelijk privé waren, of gescande collecties uit onze depots te voorzien van de juiste metadata om ze te kunnen overbrengen naar het e-depot en zijn we op zoek naar manieren om dit sneller, maar toch accuraat te kunnen doen. Daarnaast zou het handig zijn om zowel bestanden te kunnen analyseren op basis van onze voorkeursformaten lijst, maar ze ook meteen te kunnen converteren naar het juiste formaat. Wat zou de digitale werkplaats precies in dit soort taken kunnen betekenen? En, zoals Wouter Verdaas aangeeft, hoe verhoudt het zich met andere applicaties, zoals een pre-depot, dat ook steeds uitgebreider wordt qua mogelijkheden op basis van uitgesproken behoeften?
Daarnaast is de vraag hoe lang het zou duren om dit te ontwikkelen. Als dat anderhalf of twee jaar duurt heeft de realiteit ons waarschijnlijk al ingehaald en zijn er andere andere mogelijkheden op basis van bijv. AI, zoals het eerder genoemde pre-depot of omgevingen vergelijkbaar aan de werkplaats die op de markt zijn gebracht. Dat zou zonde zijn.
Samenvattend: zeker interessant en iets wat we nodig hebben, maar er zijn nog een aantal vragen die beantwoord moeten worden om te bepalen of we er echt gebruik van zouden maken.
Aangepast op 14 augustus
@wouterverdaas en @ymkehoubenpeulen: Goede vragen die jullie stellen.
De digitale werkplaats zoals beschreven in de white paper is puur een conceptuele beschrijving. We doen geen uitspraken over hoe je e.e.a. applicatief inricht.
Als een marktpartij een voorziening levert die dit concept invult en daarmee invulling geeft aan de beschreven behoefte, dan is dat m.i. een prima ontwikkeling. Nog mooier als wij onze leveranciers aansturen om e.e.a. open source te doen natuurlijk. Zonder meer zijn er al tal van oplossingen op de markt (al dan niet open source) die invulling geven aan specifieke functies. Door bestaande middelen bij elkaar te zetten, kun je al vrij snel invulling geven aan (een deel van) het concept van de werkplaats. Je hoeft niet van scratch alles zelf te ontwikkelen.
En dat geldt ook voor AI-oplossingen: bestaande en nieuwe AI-oplossingen, kun je prima integreren in het concept van de werkplaats om zo een of meerdere beschreven functies in te vullen.
Wat betreft predepot: het verschil is denk ik vooral dat het predepot zoals o.a. jouw gemeente die gebruikt Wouter een silo-applicatie van een specifieke leveranciers is. Terwijl het concept van de werkplaats gebaseerd is op losse functionele componenten die samen die werkplaats vormen. En diezelfde functionele componenten kun je ook buiten de werkplaats hergebruiken voor andere processen. Daarmee wordt je minder afhankelijk van een specifieke leverancier. En door functionaliteit te hergebruiken, kun je je applicatielandschap beperkt houden.
Een ander verschil is dat het predepot ook voorziet in een bewaarfunctie. In de concept van de werkplaats neem je data alleen tijdelijk op om te kunnen bewerken en na die bewerking zet je de data door naar een doellocatie of in verbeterde vorm terug naar de bron.
Kortom: er zit een andere architectuurvisie achter.
Wat betreft de VNG-vernietigingscockpit: ondanks dat ik die VNG-werkgroep in ooit nog zelf heb geïnitieerd en geleid, ben ik de laatste jaren een beetje het zicht verloren op wat daar nu gebeurt. Ons oorspronkelijke ontwerp uit 2019-2020, ging uit van een mechanisme waarin je vernietiging vanuit een orkestratietool rechtstreeks op de bron uitvoert. Dat is wezenlijk anders dan het concept van de werkplaats, want daar verplaats je data tijdelijk naartoe om het te bewerken.
Ik denk dat deze twee oplossingsrichtingen elkaar in potentie goed aanvullen. Want vernietiging is het einde van de levenscyclus van informatie. Terwijl de werkplaats gaat over kwaliteitsverbetering gedurende de levenscyclus van informatie.
Tot slot: zelfs als je al een vergelijkbaar concept als de werkplaats in je organisatie hebt geïmplementeerd of aan het implementeren bent, dan heb je hopelijk nog steeds iets aan de white paper. Bijvoorbeeld als basis voor de architectuuruitwerking. Of om het gesprek met je leverancier(s) te voeren over doorontwikkeling van nog ontbrekende componenten.
Helemaal duidelijk Rens! Dank!
@rensouwerkerk Ook namens mij hartelijk dank voor de verduidelijking! Het is mij nu helder. De white paper heeft ons inderdaad al geholpen, in die zin dat we zelf al het besef hadden dat we een toolkit moesten samenstellen waarin alle applicaties die je in de verschillende stappen van een proces kunt gebruiken samen komen. De white paper geeft ons een geschikte structuur om dit aan op te hangen. Dus dank!
Dank! Ik heb eerst de discussie gelezen en daarna het whitepaper. Dat bleek de goede volgorde. Hierdoor kon ik me inspireren laten door de gedachtegang van het whitepaper en werd niet afgeleid door allerlei vragen die in me opkwamen. Fijn dat jullie dit delen!
De digitale werkplaats zou een schakel moet zijn tussen gemeenten en archiefdiensten. Ik denk dat dit initiatief zal moeten komen van de archiefdiensten. Zij zijn namelijk de ontvangende partij van de archieven van gemeenten met verschillende structuren en toepassingen. Daarnaast is het zo dat de rol van de informatieprofessionals bij de gemeenten de laatste jaren zijn uit gefaseerd naar de ambtenaren op de werkplek. Hetgeen niet geleid heeft tot een verbetering. Het blijft een vak om informatie toegankelijk, beheersbaar en duurzaam te maken en te houden. Overdragen naar een archiefbewaarplaats blijft lastig als meerdere organisatie met verschillende systemen, randvoorwaarden en ongeordende metadata. De sturende rol moet volgens mij komen van de archiefbewaarplaats. Zij hebben houden toezicht op en de toepassing van de Archiefsystemen bij de gemeenten. Dit zou dan ook formeel moeten worden geregeld om wildgroei te voorkomen. De digitale werkplaats zou ook zeker ook bijdragen aan de verbetering van de overdracht van digitale informatie naar een e-depot. Ook hier ligt de rol bij de archiefbewaarplaats als ontvangende partij.