Ondervraagden zeggen ‘ja’ tegen het selectieregister

Begin oktober 2024 heeft het Nationaal Archief een behoefteonderzoek laten doen naar een digitaal doorzoekbaar selectieregister. Het selectieregister ondersteunt de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. En het maakt het waarderings- en selectieproces eenvoudiger. Het onderzoek is gedaan in de vorm van online enquêtes. Daarnaast zijn verdiepende interviews afgenomen. Het rapport van onderzoeksbureau M&I/Partners is nu beschikbaar.

Selectielijsten
Elke overheidsorganisatie moet volgens de Archiefwet de eigen informatie ‘waarderen en selecteren’. Dat wil zeggen: bepalen welke informatie wordt bewaard en welke informatie (op termijn) wordt vernietigd (waarderen). En de informatie op het vastgestelde moment ook daadwerkelijk bewaren of vernietigen (selecteren). Dat gebeurt met selectielijsten (de nieuwe Archiefwet spreekt van selectiebesluiten). Het Nationaal Archief heeft onder andere de taak erop toe te zien dat elke overheidsorganisatie een eigen selectielijst heeft en gebruikt. Ook publiceert het Nationaal Archief elke vastgestelde selectielijst op de website.

Waarom een selectieregister?
In de praktijk blijkt de toepassing van en de toegang tot selectielijsten lastig. Een digitaal selectieregister kan dit verbeteren. Zodat het voor iedereen duidelijk is welke informatie overheidsorganisaties hebben. En of deze informatie eeuwig bewaard wordt of op een bepaald moment wordt vernietigd. Het proces voor het opstellen, wijzigen en beheren van selectielijsten kan mogelijk ook met een selectieregister digitaal worden ondersteund.

Uitkomsten van het onderzoek
Het onderzoek bevestigt de behoefte aan een selectieregister. De meest concrete behoeften richten zich op het beter toegankelijk maken van de huidige selectielijsten. Het rapport brengt naar voren dat de selectielijsten voor sommige groepen moeilijk te vinden zijn. Ook is de inhoud van selectielijsten moeilijk doorzoekbaar. Zeker voor personen die niet als informatieprofessional werkzaam zijn. Een belangrijke en op korte termijn te realiseren verbetering is om de selectielijsten beter vindbaar en doorzoekbaar te maken.

Hoe nu verder
Het Nationaal Archief werkt in stappen toe naar de gewenste situatie met uiteindelijk doel een goed werkend selectieregister. In een programma van eisen staan de functionele en technische wensen en eisen waar het (nieuwe) systeem voor het selectieregister aan moet voldoen.