Uitkomst onderzoek Handreiking Vervanging Archiefbescheiden

De huidige versie van de handreiking is in 2016 gepubliceerd. Eind vorig jaar heeft het Nationaal Archief (de beheerder van de handreiking) aan de community van KIA een enquête voorgelegd over de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden. Daarin is onder andere gevraagd of het onderwerp vervanging van belang is voor de eigen organisatie en of de handreiking een aanpassing nodig heeft.

Uitkomst poll
40 Van de 59 deelnemers hebben aangeven dat het onderwerp vervanging nog steeds van belang is en 14 deelnemers hebben behoefte aan een aanvulling. 9 Deelnemers hebben aangeven welke aanpassingen zij wilden. Twee behoeftes komen hierin terug; meer duidelijkheid over de technische specificaties en de scankwaliteit en een praktisch stappenplan om te komen tot een handboek vervanging.

Deze uitkomst is gelegd naast een intern onderzoek naar de aard van de vragen die in de periode 2016-2019 aan het Nationaal Archief zijn gesteld over het onderwerp vervanging of substitutie. Uit nadere analyse bleek dat in deze periode 48 vragen gesteld zijn over het vervangen van archiefbescheiden. Slechts driemaal is een verzoek of opmerking binnengekomen over aanpassing of correctie van de handreiking.

Uit de enquête en het interne onderzoek is gebleken dat het onderwerp nog steeds relevant is en de huidige handreiking voor de meeste gebruikers voldoet. Wel is er behoefte aan informatie over beeldkwaliteit en een praktisch stappenplan. Op dat gebied zijn al geschikte bronnen beschikbaar.

Aanvullende informatie
In opdracht van Archief2020 heeft Hans Dormolen (voorheen werkzaam bij de KB) in 2017 onderzoek gedaan naar technische beeldkwaliteit van scans bij vervanging. De neerslag hiervan is in een artikel in OD verschenen. Dit is nog steeds actueel.

Een goed en duidelijk voorbeeld van een praktisch stappenplan om tot een handboek vervanging te komen is inmiddels op KIA te vinden. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven heeft met aangesloten gemeenten een praktisch invulhandboek met handleiding en toetsingscriteria opgesteld.

Input
De standaardisatieraad van het Nationaal Archief is gevraagd of zij zich in het beeld uit het onderzoek herkent, namelijk dat er momenteel geen duidelijke behoefte is voor aanpassing van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden. Ook zij herkent zich hierin. Alles in ogenschouw genomen betekent dit voor het Nationaal Archief dat er te weinig aanleiding is voor een grondige aanpassing of vernieuwing van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden.

De input van het archiefveld helpt bij de ontwikkeling en vernieuwing van relevante hulpmiddelen voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. We bedanken alle deelnemers daarom voor hun medewerking aan de enquête.