Aan de slag met MDTO deel 1

In juli 2021 is MDTO (metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) vastgesteld als norm voor de decentrale overheid. Deze norm is bedoeld voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. Ik ging op zoek naar de eerste praktijkervaring met het toepassen van MDTO.

Adviseur informatiebeheer Alex l’Ami ging samen met zijn collega’s van het ministerie van Defensie zijn als één van de eersten aan de slag met MDTO. Voor heel Defensie was er behoefte aan een generiek metadatamodel om specifieke metadataschema’s voor applicaties binnen de organisatie te kunnen afleiden. Er was wel een metadataschema binnen Defensie, maar dat voldeed niet aan de eisen uit de archiefwet. De inrichting van een nieuw DMS/RMA was de directe aanleiding om het op te pakken. Een verandercontext namelijk is hét moment om met MDTO te starten. Als basis voor het generieke metadatamodel koos Alex bewust voor MDTO. Dat is namelijk bedoeld als overheidsbrede standaard en de ontwikkeling hiervan was al in een vergevorderd stadium.

Proces

Defensie begon op hetzelfde moment met de ontwikkeling van een metadatamodel als met de inrichting van het nieuwe DMS/RMA. Twee afzonderlijke teams gingen hier mee aan de slag. Idealiter is een metadatamodel beschikbaar voordat de inrichting van een applicatie start. In de praktijk heeft een organisatie te maken met prioriteiten en capaciteit. Om beide trajecten niet uit elkaar te laten lopen, vormde één persoon de schakel die de raakvlakken tussen de beide projecten in kaart bracht. Het schema voor het DMS/RMA mocht namelijk niet conflicteren met het generieke model.

Vertaalslag

“Het toepassen van MDTO is best een puzzel. De uitdaging zit in het vertalen van het abstracte niveau naar het praktische niveau. Dat abstracte niveau is nodig omdat het toepasbaar moet zijn voor alle overheidsinformatie. Als generiek model is MDTO is goed werkbaar. Het is prima te vertalen naar de praktijk.” vertelt Alex. Van de vertaalslag geeft hij drie voorbeelden.

De mate van vertrouwelijkheid van informatieobjecten is dagelijkse kost voor de medewerkers van Defensie. “Daarom is het attribuut beperking gebruik binnen MDTO vertaald naar de attributen rubricering en merking in het metadatamodel. Deze invulling herkennen ze. Hier hoort een specifieke begrippenlijst bij die is opgenomen in het metadatamodel. Zo is het attribuut beperking gebruik verder gespecificeerd naar de eigen werkomgeving.”

“Ook hebben we de generieke voorbeelden in MDTO aangepast naar voorbeelden die passen bij de eigen organisatie. Benamingen van documenten en trefwoorden zijn naar de situatie van Defensie vertaald, zodat ze beter aanspreken.”

“ Daarnaast hebben we in overleg met het Nationaal Archief andere definities bij de attributen toegepast. Die binnen MDTO zien wij meer als toelichting op het attributen. De door ons gebruikte definities zijn, waar mogelijk, afkomstig uit het document aanwijzingen informatiebeheer van Defensie, waarvan het grootste gedeelte gebaseerd is op wet- en regelgeving en de DUTO-eisen. Als definities niet beschikbaar waren, hebben we zelf een omschrijving geformuleerd. Nationaal Archief kon meegaan in de redenering die wij gevolgd hebben bij het aanpassen van de definities.”

Tussen de oren

Dat de vertaling goed is gelukt, merkte Alex bij een presentatie van het generieke metadatamodel aan het onderdeel Landmacht bij Defensie. De collega’s begrepen de betekenis van het model, en konden het model vertalen naar toepassing in de praktijk. “Door die vertaling overtuig je mensen ervan dat MDTO een heel mooi middel is om meer samenhang in ons informatiebeheer te krijgen. Dat besef komt door zo’n model beter tussen de oren.”

De vaststelling van het generieke datamodel is de volgende stap. Het uiteindelijke doel is dat alle onderdelen van Defensie het als basis voor hun metadataschema’s gaan gebruiken, in ieder geval voor applicaties waar te bewaren informatie in zit. Applicaties waarbij geen uitwisseling gaat plaatsvinden binnen de organisatie of naar het Nationaal Archief krijgen dit niet opgelegd.

Kennisdelen

Alex benadrukt om kennis van andere organisaties, zoals het Nationaal Archief en andere koplopers, te gebruiken en zelf ervaringen te delen. “Het Nationaal Archief heeft bijvoorbeeld een mappingmodel dat helpt bij het ontwikkelen van je metadataschema. Toen wij ermee aan de slag gingen was dat nog niet beschikbaar, dat zou het proces wel hebben versneld.”

Alex heeft het metadatamodel van Defensie gedeeld en besproken met enkele andere overheidsorganisaties. Door de specifiekere invulling van MDTO in dit model herkennen die zich beter en zien hierdoor eerder de waarde van MDTO voor hun organisatie.

Leermoment

Werken met MDTO leverde niet alleen een metadatamodel op. Alex leerde ook de processen in zijn organisatie beter kennen. Daarnaast heeft hij meer geleerd over technische details voor het archiveren van bepaalde informatieobjecten.

MDTO heeft bijvoorbeeld attributen met betrekking tot algoritmen. Om deze te kunnen invullen heeft hij zijn collega’s van ICT geraadpleegd. Zij hebben hem geleerd wat er geregeld moet worden om algoritmen vast te leggen. Het resultaat is uiteindelijk echt een teameffort. “Of eigenlijk een organisatie-effort.”