Tussen bestuurlijke verantwoordelijkheid en uitvoeringspraktijk: informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden onder de loep

In samenwerking met Samen slimmer en de groep Informatiehuishouding Overheden vond onlangs een intensieve en inhoudelijk rijke sessie plaats over het informatiebeheer binnen gemeenschappelijke regelingen (GR’en) en verbonden partijen. De bijeenkomst was niet alleen levendig, maar vooral verhelderend: het bracht de diepte van de problematiek, de diversiteit aan praktijkervaringen én de urgentie van het onderwerp scherp aan het licht. In het licht van de nieuwe Archiefwet is herbezinning op rollen, verantwoordelijkheden en juridische constructies geen luxe, maar noodzaak. Zeker in een wereld waar ICT voorzieningen steeds vaker gezamenlijk worden opgepakt om kosten te drukken.

Een actueel en complex vraagstuk

De sessie vond plaats tegen de achtergrond van een snel veranderend bestuurlijk landschap. Overheden zoeken steeds vaker samenwerking in de vorm van GR’en, uitvoeringsorganisaties, NV’s en andere verbonden partijen. Tegelijkertijd stelt de nieuwe Archiefwet hogere eisen aan duurzame toegankelijkheid en verantwoord beheer van informatie. Deze combinatie roept fundamentele vragen op: wie is verantwoordelijk voor de archiefbescheiden die voortkomen uit gemandateerde of gedelegeerde taken? Moet er altijd een verordening of een formeel besluit worden vastgesteld om beheertaken te borgen? En hoe verhouden privaatrechtelijke structuren zich tot de zorgplicht uit de Archiefwet?

Uit de praktijk: versnippering en juridische frictie

De chathistorie en discussie lieten zien hoe taai de praktijk kan zijn. Professionals deelden hun ervaringen met gedeeld beheer, onduidelijke verantwoordelijkheden en juridische onduidelijkheid. Een deelnemer merkte terecht op: “We doen veel voor meerdere archieven tegelijk. Een project gaat meestal over toegangen/archieven heen.” Een ander vroeg zich af: “Hoe kun je dan nog werken onder mandaat, als dat betekent dat je voor iedere partner een individueel archief zou moeten aanleggen, dat is toch niet te doen?”

De juridische discussies waren scherp. Zo werd benadrukt dat zorg voor archiefbescheiden niet kan worden gedelegeerd, omdat die verantwoordelijkheid onlosmakelijk is verbonden aan het bestuursorgaan dat de taak uitvoert. Beheer daarentegen kan wel worden gemandateerd of gedelegeerd — maar alleen met zorgvuldige juridische borging. In de praktijk blijkt dat deze nuance niet altijd doordringt in bestuurlijke afspraken, waardoor risico’s ontstaan op versnipperd toezicht, onduidelijke zorgdragers en ontoegankelijk archiefmateriaal.

Verantwoordelijkheid in lagen: mandaat, delegatie en toezicht

De sessie bracht ook het onderscheid aan het licht tussen taken die op basis van mandaat of delegatie worden uitgevoerd. In het voorbeeld van het Gelders Archief is sprake van gedelegeerde taken, waarbij de zorg voor archiefbescheiden in sommige gevallen zelfs verschuift naar een andere rechtspersoon. Maar zoals een deelnemer terecht opmerkte: “De juridische onderbouwing gaat mank bij de interpretatie van artikel 40 van de Archiefwet.” Hieruit blijkt hoe belangrijk het is om per samenwerking te analyseren waar de archiefbescheiden worden gevormd en wie daarvoor de zorgdraagplicht heeft. Er werd ook gesproken over een coördinator voor samenwerkverbanden, die eigenlijk ieder overheidsorgaan zou moeten hebben. Vaak zijn nu accounthouders verspreid over afdelingen, en ontbreekt centrale sturing en inzicht. Maar deze sturing en inzicht is ook nodig voor andere disciplines, zoals financieel. Zou dit dan niet daar belegd moeten worden?

Toezicht is een ander heikel punt. De archiefinspecteur heeft binnen een GR slechts beperkte invloed, tenzij de deelnemers expliciet toezichthoudende afspraken maken. Maar, kun je vanuit het toezicht een deelnemer aanspreken op de archiefafspraken in een GR? Als de deelnemer er een van drie is lijkt dat waarschijnlijker dan als de deelnemer er een van twintig of meer is. Vanuit de provincie kan via Interbestuurlijk Toezicht (IBT) aanvullende controle worden uitgeoefend, maar dit gebeurt vaak gefragmenteerd. Zoals één van de deelnemers verwoordde: “In theorie zouden alle deelnemers hun toezichthouder op de organisatie af moeten sturen... en dan concluderen ze allemaal hetzelfde, op hoofdlijnen.”

Inzichten en gedeelde documentatie

De sessie bracht niet alleen zorgen en vragen naar voren, maar ook waardevolle bronnen en concrete modellen. Zo werd verwezen naar:

• De Handreiking informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (KVAN, 2017)
• Voorbeelden van DVO’s en modelbepalingen, waaronder archiefparagrafen in publiek-private samenwerking
• Het DAP Informatie- en Archiefbeheer van RUD Utrecht als concreet werkdocument

Een gedeelde conclusie was dat in veel gevallen de afspraken over informatiebeheer ontbreken of onvoldoende zijn uitgewerkt. Ook ontbreekt vaak het overzicht van betrokken GR’en en hun juridische status, terwijl het Register van Overheidsorganisaties daarbij juist zou kunnen ondersteunen.

Van discussie naar vervolg: wat is nodig?

De behoefte aan een vervolgsessie was duidelijk voelbaar. Deelnemers gaven aan dat er meer aandacht moet komen voor:

• De juridische grenzen en mogelijkheden van zorg, beheer, mandaat en delegatie
• Het ontwikkelen van praktische en juridisch houdbare formats voor DVO’s en archiefparagrafen
• Toezichtmodellen die werken in een gelaagde governance-structuur
• Casuïstiek over hoe verschillende organisaties omgaan met gedeelde verantwoordelijkheid

Samen vooruit: informatiebeheer als fundament voor vertrouwen

De sessie maakte duidelijk dat informatiebeheer in samenwerkingsverbanden niet slechts een technische of administratieve opgave is. Het raakt aan de kern van bestuurlijke verantwoordelijkheid, publieke verantwoording en duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. In een tijd waarin transparantie en digitale continuïteit meer dan ooit van belang zijn, is het cruciaal dat overheden investeren in afspraken, toezicht en governance die dit mogelijk maken.

De uitdaging is complex, maar niet onoverkomelijk. De kracht zit in samenwerking, kennisdeling en herijking van bestaande werkwijzen. Zoals één van de deelnemers zei: “Bedankt voor deze sessie. Ik heb weer de nodige kennis opgedaan — en tegelijk nog veel vragen over.”

Precies daar ligt het begin van structurele verbetering.