Klankbordgroep openbaarheid van overgebracht archief

Op 29 juni en 6 juli zijn de eerste klankbordsessies gehouden over selectie en openbaarheid van overgebracht archief – onderwerpen uit het Archiefbesluit en de Archiefregeling. In totaal hebben 35 mensen deelgenomen aan de sessies. Voorafgaand heeft iedereen twee nota’s ontvangen om zich voor te bereiden op de discussie.

Na een algemene inleiding met daarin een toelichting op de planning en de projectorganisatie ging de groep uiteen in twee deelsessies over openbaarheid en selectie. Na een korte pauze wisselden de groepen van onderwerp. Op deze manier hebben alle deelnemers hun visie op beide onderwerpen kunnen inbrengen. Na de tweede deelsessie is de sessie gezamenlijk afgesloten.

In deze blog wordt een impressie gegeven van de discussies die gevoerd zijn over het onderwerp openbaarheid van overgebracht archief. In deze blog komt selectie aan de orde.

Openbaarheid

Wanneer de openbaarheid van documenten is beperkt vanwege de bescherming van persoonsgegevens of de persoonlijke levenssfeer, vergen de toepassing van de AVG en de UAVG specifieke aandacht van de archiefdiensten. In het bijzonder dienen zij zich ervan te verzekeren dat verzoeken om inzage voldoen aan uitzonderingen op het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard (verder) te verwerken zoals bepaald in de artikelen 22, 23 en 24 van de UAVG.

Naar aanleiding van het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn in het wetsvoorstel Aw 2021 grondslagen opgenomen om nadere regels te stellen in het Archiefbesluit. Doel is dat alle archiefdiensten een uniforme werkwijze gaan volgen en aldus de (U)AVG naleven. Uitgangspunt hierbij is het beleid zoals het Nationaal Archief dit heeft ontwikkeld.

Tijdens de discussie zijn er vijf onderwerpen besproken.

Persoonsgegevens in openbaar archief

We gaan na of het Ab apart iets moet regelen voor openbaar archief in relatie tot de AVG. Bijvoorbeeld een verplichting om bij een redelijk vermoeden van het voorkomen van persoonsgegevens in openbaar archief nader onderzoek te doen en een reparatiebesluit te nemen of anderszins in het collectiebeheersysteem te markeren dat toegang alleen onder voorwaarden mogelijk is.
In de verschillende discussies kwam enerzijds het besef naar voren van het toegenomen maatschappelijk belang van privacy en de noodzaak om daar meer aandacht aan te besteden. Anderzijds werd ook de spanning met openbaarheid en het beschikbaar kunnen stellen gevoeld.

Er wordt verschillend gedacht over het pro-actief doornemen van de collectie (bijvoorbeeld op basis van een risico-analyse) versus het reactief aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen bij opvraging. Daarin worden door archiefdiensten in de praktijk ook verschillende keuzes gemaakt. Daarbij spelen praktische overwegingen een rol: in hoeverre is dit doenlijk? Anderzijds vindt men het uit oogpunt van dienstverlening meer klantvriendelijk om op voorhand uit te zoeken of een document wel of niet openbaar is. Daarbij speelt het onderscheid tussen bijzondere en gewone persoonsgegevens ook een rol. Er is consensus dat bijzondere persoonsgegevens extra aandacht behoeven. Het moet mogelijk zijn om een reparatiebesluit te nemen. Tegelijkertijd is er terughoudendheid om een verplichting tot pro-actief onderzoek in bestaande collecties op te nemen in regelgeving.

In bepalen of een bezoeker al dan niet inzage krijgt, ziet men ook een grote rol voor de studiezaalmedewerker. Daarnaast wordt voorgesteld om technische oplossingen zoals algoritmes die (bijzondere) persoonsgegevens herkennen te onderzoeken.

Onderscheid tussen een licht en een zwaar regime

We onderzoeken of het wenselijk is om in het Archiefbesluit een onderscheid te maken tussen een licht regime voor gewone en een zwaar regime voor bijzondere en strafrechtelijke gegevens, of dat alleen het zware regime moet worden vastgelegd in wetgeving. Mogelijk is het zware regime ook de aangewezen route voor bijvoorbeeld e-mail boxen, waarbij niet op voorhand precies te bepalen is wat voor typen persoonsgegevens erin voorkomen.

Vanuit archiefvormers wordt aangegeven dat het maken van onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens goed zou zijn. Men heeft het idee dat dit zeker van toepassing is op materiaal dat zij gaan overbrengen. Het voorbeeld om een zwaar regime toe te passen op te bewaren mailboxen is voor hen goed voorstelbaar in de praktijk. Het kan bijdragen aan het beeld dat archiefdiensten op een integere manier omgaan met (bijzondere) persoonsgegevens.

De praktijk bij archiefdiensten verschilt. Sommige archiefdiensten maken geen onderscheid in regime tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens, andere wel of zijn van plan dat te doen. Deelnemers zien hier opnieuw een grote rol voor de studiezaalmedewerker. Die functie wordt belangrijker en dient versterkt te worden met juridische kennis. Daarnaast wordt gewezen op de verantwoordelijkheid van de onderzoeker zelf. Sommige archieven werken met een verklaring van vrijwaring.

Over vastlegging in regelgeving lopen de meningen uiteen. Enerzijds wordt betoogd dat regelgeving kaders en handvatten bieden in gesprekken met privacy officers en functionarissen gegevensbescherming en kunnen helpen om meer uniformiteit in de uitvoering te kunnen bereiken. Anderzijds wordt aangegeven dat de AVG en UAVG op zich helder genoeg zijn. Er is misschien meer uniformiteit in de uitvoering nodig, maar die kan ook op andere manieren bereikt worden.

Ongelakte kopieën verstrekken – of niet?

Het verstrekken van ongelakte kopieën van documenten waarin persoonsgegevens voorkomen, is een verwerking in de zin van de AVG. In de praktijk wordt hier nu verschillend invulling aan gegeven. Naar aanleiding van het advies van de AP onderzoeken we nu of een compromis mogelijk is in het Archiefbesluit. Dat wil zeggen ongelakte kopieën verbieden, tenzij …. Hierin zouden dan in elk geval de uitzonderingen opgenomen worden die het Nationaal Archief toepast. Deze uitzonderingen gaan om kopieën van documenten met alleen de persoonsgegevens van de verzoeker zelf of wanneer de verzoeker de documenten nodig heeft om eigen rechten aan te tonen. Daarnaast hanteert het NA een algemene hardheidsclausule voor kopieën van documenten met een bijzondere emotionele waarde voor de verzoeker.

Het beeld dat uit de gesprekken oprijst is dat de werkwijzen inderdaad verschillen. Een aantal archiefdiensten hanteert een werkwijze die vergelijkbaar is met het Nationaal Archief. Andere diensten leggen de verantwoordelijkheid om conform de AVG en UAVG te werken met de persoonsgegevens bij de bezoeker. Sommige organisaties werken met een verklaring van vrijwaring. Andere organisaties sluiten met (professionele) onderzoekers die grote hoeveelheden persoonsgegevens uit het archief verwerken een verwerkersovereenkomst.

Vanuit het archiefwezen rijst de vraag of dit in regelgeving vastgelegd moet worden. Men vindt dit ook een verantwoordelijkheid van de archiefdienst. In ieder geval is men voorstander van een hardheidsclausule.

Gegevens van derden in dossiers

We onderzoeken of het behulpzaam is om over de toegang tot ‘eigen’ dossiers in relatie tot bescherming van derden een algemene handreiking te formuleren. Het gaat hier vaak om complexe, bijzondere situaties.
Men onderstreept de noodzaak en onontkoombaarheid om zorgvuldig met gegevens van derden in dossiers. Dit heeft gevolgen voor de uitvoering, omdat dit (nog) niet goed te automatiseren is en daarom arbeidsintensief. Enerzijds wordt de noodzaak tot uniformiteit gevoeld – anderzijds is vraagt iedere situatie een individuele afweging. Het idee van een handreiking wordt ondersteund.

Modelbeschikking

In de Archiefwet2021 is gekozen voor een inzageregime, net als onder de huidige Archiefwet.
Pas als standaard inzage niet kan, komt het afschermen van persoonsgegevens in beeld. Daarbij moet het afschermen geen onevenredige inspanning vergen van de archiefdienst. Wanneer inzage in de authentieke documenten niet mogelijk is én het afschermen van persoonsgegevens een onevenredige inspanning vergt van de archiefdienst, dan krijgt de verzoeker geen toegang.

Het besluit van de archivaris om al of geen toegang te verlenen, is een besluit in de zin van de Awb. In dit geval is het een beschikking, die alleen werking heeft voor de verzoeker, niet voor andere personen. De beschikking hoeft niet gepubliceerd te worden. Wel kan de verzoeker bezwaar maken en eventueel in beroep bij de rechter. De archivaris moet dit melden in de beschikking. In praktijk wordt een beslissing vaak opgelost tussen de archivaris en de verzoeker en wordt er geen beschikking opgesteld. Deelnemers reageren positief op het voorstel om een modelbeschikking te ontwikkelen en zien hierin een trekkersrol voor KVAN.

Overige punten

Deelnemers benadrukken de noodzaak van openbaarheid van archieven. Het is niet de bedoeling dat archieven geslotener worden. Beperkingen van openbaarheid vanwege persoonsgegevens of op persoonsgegeven mogen niet oneigenlijk gebruikt worden.

Volgende klankbordsessies

In het najaar zullen over andere onderwerpen uit het Archiefbesluit en de Archiefregeling vergelijkbare sessies worden georganiseerd. Onderwerpen die dan aan bod zullen komen zijn onder andere: beveiliging, fysieke materialen en ruimtes, duurzame toegankelijkheid en metadata. Houdt KIA en andere informatiebeheerplatformen in de gaten voor meer informatie en om je in te schrijven.

Wij willen alle deelnemers nogmaals hartelijk danken voor hun inbreng!