Veelgestelde vragen - Achtergrond wetsvoorstel

Wat is de reden voor het wetsvoorstel?

De huidige Archiefwet uit 1995 is nog geënt op het papieren tijdperk. Modernisering van de Archiefwet is nodig om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan en toegankelijk houden.

Met het wetsvoorstel voert de demissionair minister tevens een motie van de Tweede Kamer uit. Deze Kamermotie stamt uit 2016 en vraagt de regering om “de Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door onder meer de huidige overbrengingstermijnen van overheidsinformatie sterk terug te brengen”.

Hoe is de motie Segers verwerkt in de wijziging van de Archiefwet?

De motie Segers vraagt de regering om “de Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door onder meer de huidige overbrengingstermijnen van overheidsinformatie sterk terug te brengen”. De motie wordt uitgevoerd door:

• Aanpassing van terminologie en regels zodat deze beter aansluiten bij digitaal informatiebeheer.

• De verplichting om passende maatregelen te treffen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Digitale documenten moeten vanaf hun ontstaan goed worden beheerd, zodat ze gedurende de geldende bewaartermijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijven en worden beschermd tegen veranderingen van elke aard. Nadere regels voor digitaal beheer komen in de lagere regelgeving (het Archiefbesluit en de Archiefregeling), zoals bijvoorbeeld voor metadata en het omzetten naar duurzame bestandsformaten.

• Verkorting van de termijn waarop (blijvende te bewaren) informatie wordt overgebracht naar archiefdiensten. Nu is dit na 20 jaar, in het wetsvoorstel wordt het 10 jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn werkt als een hefboom voor zowel duurzame toegankelijkheid als openbaarheid van overheidsinformatie, omdat jongere documenten eerder openbaar zijn bij de archiefdiensten.

• Het blijft mogelijk om een tijdelijke beperking aan de openbaarheid te stellen, maar de beperkingsgronden worden beter uitgesplitst in afstemming met de Woo. Het wetsvoorstel bekort de maximumduur van de meeste beperkingstermijnen. Voor toegang tot beperkt openbaar archief, biedt het wetsvoorstel nu twee routes. Inzage op verzoek in gehele dossiers en/of documenten blijft de standaard. Als dit niet mogelijk is, kunnen archiefdiensten aan verzoekers informatie in andere vorm gaan verstrekken. Bijvoorbeeld door databases of kopieën die gedeeltelijk zijn afgeschermd.

Zorgt de Archiefwet 2021 voor beter informatiebeheer?

Ja, gedeeltelijk. De Archiefwet 2021 geeft overheidsorganisaties meer houvast voor de inrichting van hun digitale informatiebeheer. En het wetsvoorstel stimuleert dat overheidsorganisaties al bij de creatie en ontvangst van informatie zorgdragen voor een goede archivering. Verder komt blijvend te bewaren digitale informatie eerder, al na 10 jaar, terecht bij archiefdiensten die de digitale bestanden permanent toegankelijk houden. Ook dus voor volgende generaties.

Het wetsvoorstel kan natuurlijk niet alle praktische uitdagingen oplossen. Daar moeten overheidsorganisaties zelf aan blijven werken. Zij worden daarbij ondersteund door adviseurs van archiefdiensten en door programma’s zoals Open op Orde bij het Rijk en Grip op Informatie bij de VNG. Ook verschijnen er geregeld handreikingen en worden nieuwe methoden ontwikkeld, onder meer door het Nationaal Archief, de VNG en de branche- en beroepsorganisatie KVAN.

Verder levert toezicht een belangrijke bijdrage aan de naleving van de huidige én de nieuwe Archiefwet. Voor de centrale overheid gebeurt dit door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Bij gemeenten, provincies en waterschappen houdt de eigen archivaris (intern) toezicht.

Zorgt de Archiefwet 2021 voor meer openbaarheid?

Ja, gedeeltelijk. Een belangrijke wijziging in het wetsvoorstel is dat blijvend te bewaren overheidsinformatie al na 10 in plaats van na 20 jaar wordt overgebracht. Daardoor is die informatie voortaan eerder voor iedereen te raadplegen via de archiefdiensten, online of op locatie.

Er zijn twee factoren die het effect van het wetsvoorstel op de openbaarheid begrenzen. Ten eerste regelt de Archiefwet alleen de openbaarheid van blijvend te bewaren informatie die is overgebracht naar een archiefdienst. Die hoeveelheid verschilt erg per overheidsorgaan. Van de processen binnen een departement wordt bijvoorbeeld vrijwel alles bewaard, maar bij uitvoeringsdiensten wordt juist heel veel informatie na verloop van tijd vernietigd. Ten tweede kunnen overheidsorganen bij de overbrenging van informatie tijdelijke beperkingen aan de openbaarheid stellen. Daardoor is sommige informatie ook bij archiefdiensten toch nog een tijd vertrouwelijk of alleen onder voorwaarden in te zien. Overheidsorganen moeten als zij informatie overbrengen wel een goede reden opgeven voor een tijdelijke openbaarheidsbeperking, zoals privacy of staatsveiligheid.

Voor informatie die nog berust bij een overheidsorgaan, en die nog niet vernietigd noch is overgebracht, geldt de Wet openbaarheid van bestuur en binnenkort de opvolger hiervan, de Wet open overheid. Soms is in specifieke wetgeving of internationale verdragen geregeld dat bepaalde overheidsinformatie vertrouwelijk moet blijven, maar ook dat is niet voor eeuwig.

Waarom is de hele wet herschreven in plaats van alleen enkele artikelen?

Meestal betekent een wetswijziging dat alleen bepaalde artikelen inhoudelijk worden aangepast. Maar de Archiefwet 2021 is helemaal opnieuw geschreven. Het wetsvoorstel heeft een nieuwe indeling, modernere begrippen en een uitvoerige memorie van toelichting. Daardoor is de wet nu beter te lezen, te begrijpen en toe te passen, ook voor mensen die minder in de materie zitten.