Archiefwet en AVG - een worstelend duo?, deel 3: uitdagingen en vraagstukken

Dit is mijn derde en laatste blog over het Crowdsourcingproject ‘Rotterdamse Arrestanten 1940 – 1945’ Betekent dit dat er geen enkele uitdaging is en dat alles gladjes, volgens een blauwdruk, verloopt? Nee. Blauwdrukken bestaan niet. Ondanks de ervaring die Netwerk Oorlogsbronnen meebrengt en de reeds met specialisten gebouwde crowdsourcingomgeving kent elke collectiebeheerder haar eigen juridische kaders. Deze moeten onderzocht, bepaald en uitgezet worden.

Stadsarchief Rotterdam heeft bijvoorbeeld geconstateerd, dat de model-verwerkersovereenkomst van de gemeente voor scan- en indexeringsprojecten niet voldoet. Het model is geschikt voor andere doelen dan beschikbaarstelling van historische informatie. Om deze reden ontwikkelt het Stadsarchief, met de gemeentejurist, op basis van het gemeentemodel een eigen model. Dit model voldoet beter aan de privacy-eisen, de archiefwetgeving, relevante AVG-artikelen en de behoeften en doelstellingen van een digitaliseringsproject voor het Stadsarchief Rotterdam.

Een andere uitdaging zijn de diverse belangen die in zo’n project een rol spelen. Stadsarchief Rotterdam en Netwerk Oorlogsbronnen hebben en dienen hetzelfde belang. Beide stimuleren historisch onderzoek door het digitaal doorzoekbaar maken van erfgoed. Een privacy-officer en jurist van de gemeente bestuderen dit vanuit het perspectief van de wet. Dit proces volgt gemeentelijke protocollen, want de gemeente is zorgdrager van de te scannen en indexeren documenten. Kennis van informatie- en archiefrecht zijn echter binnen de gemeente minder sterk ontwikkeld. Dit blijkt uit discussies die zich bevinden op het snijvlak van AVG en Archiefwet, namelijk daar waar het Stadsarchief het belang van de Archiefwet in dezen voor het voetlicht brengt bij de gemeente. Om deze reden is het een voordeel als archiefinstellingen een archivaris in dienst hebben, die ook juridisch (enigszins) geschoold is en in ieder geval een netwerk heeft in het informatierecht. Hij of zij moet de belangen kunnen onderscheiden en, waar mogelijk, scheiden. Zelf de wetteksten lezen en interpreteren en zó in overleg treden met een jurist en privacy-officer van de gemeente.

Dit leidt tot een meer verfijnde aanpak van dergelijke vraagstukken, omdat de archiefinstelling het geheel van relevante wet- en regelgeving overziet en vanuit dit perspectief het gesprek aangaat en naar oplossingen zoekt. Desalniettemin levert het overleg met de gemeente de nodige input op, omdat het de archiefinstelling leert de AVG 100% serieus te nemen. Deze kruisbestuiving heeft ertoe geleid, dat het belang van de gemeente en van de archiefinstelling op een lijn kwam. Het concrete resultaat van deze gesprekken is, dat de arrestantenkaarten openbaar worden gemaakt zodra de archiefwettelijke beperking verstreken is én onomstotelijk duidelijk is, dat de betrokkenen overleden zijn.

Een ander resultaat is, dat de genoemde werkwijze conform relevante wet- en regelgeving is. Met andere woorden: de genomen maatregelen zijn passende waarborgen in de zin van de AVG. ‘Archivering in het algemeen belang’ (Uitvoeringswet AVG art. 45) wil niet zeggen, dat alles met de documenten gebeuren mag. Het impliceert altijd het treffen van passende waarborgen. Stadsarchief Rotterdam en Netwerk Oorlogsbronnen zijn in ieder geval blij met deze samenwerking. Zonder deze samenwerking zou een dergelijk project niet eens van de grond komen. Juist omdat de regelgeving ingewikkeld is, is het nodig dat meerdere personen vanuit diverse perspectieven meedenken. Alleen daarom slaagt dit project. Hulde aan onze samenwerkingsvorm!

Ten slotte Een archiefbewaarplaats moet bewust omgaan met zowel de Archiefwet als de AVG. Laten we bovendien onze opgedane kennis delen. Vaak zijn archivarissen te druk met de waan van de dag. Maak keuzes, overdenk de reikwijdte en betekenis van de wetgeving in relatie tot dergelijke projecten en houd je rug recht in discussie met AVG-angsthazen en AVG-fijnproevers. Theo Vermeer – Stadsarchief Rotterdam – 11 april 2019.

Met dank aan Marie Claire Dangerfield (Stadsarchief Rotterdam) en Tessa Free (Netwerk Oorlogsbronnen) voor hun waardevolle adviezen.

Contact: th.vermeer@rotterdam.nl / Oorlogsbronnen.nl