Dynamische derde Kennisbijeenkomst ‘Aan de slag met duurzaam informatiebeheer’ in Arnhem

De derde sessie in de reeks van KIA-bijeenkomsten, op 1 november 2018 op de mooie locatie van het Gelders Archief, leverde een aantal belangrijke inzichten op.

Neem de burger als invalshoek, dan krijg je je collega’s en bestuurders mee!
Jaap Haenen, CIO gemeente Eindhoven, staat bij zijn opening stil bij het thema ‘Digitaal leiderschap, hoe doe je dat?. Aan de hand van het vertonen van het KIA-animatie illustreert hij hoe sterk filmpjes zijn om een belangrijke boodschap over het voetlicht te krijgen. ‘Want het is belangrijk wat we doen, informatie is essentieel voor het functioneren van de gemeente. Daar denkt een gemeentelijke organisatie veel te weinig over na, laat staan over digitale duurzaamheid en vindbaarheid van de informatie. Gemeenteambtenaren komen in beweging als het om de burger gaat. Dus door de burger, de inwoner als invalshoek te nemen en niet archief of informatie, krijg je ze mee.’ KIA kan nog een ander doel dienen, stelt hij: ‘Gemeenten zijn nu allemaal voor zichzelf bezig met het vinden van oplossingen voor digitale duurzaamheid, er lopen her en der aanbestedingen en projecten. Wat zou het mooi zijn als we dat veel meer samen zouden doen. Digitaal leiderschap is wat we nodig hebben. Met een filmpje kun je een lastig concept in een paar minuten inzichtelijk maken op een manier die bestuurders aanspreekt. Help elkaar en je bestuurders om de nodige innovatieve stappen te zetten. ’We zullen niet tot één oplossing voor alle 385 gemeenten komen, maar laten we gaan experimenteren en onze kennis en ervaringen met elkaar delen, dat is de basis!’

IT slaat het wel op, maar dat is niet archiveren …
Fred van Kan, directeur Gelders Archief stelt dat duurzaam archiveren direct begint na afsluiting van een dossier of zelfs al bij creatie van het dossier. Op welke lijn zit u? Aan de hand van een Kahoot-enquete houdt hij zijn luisteraars een spiegel voor. Zo blijkt dat e-mailarchivering bij de meeste aanwezige overheden wordt georganiseerd maar de vraag is: doen de medewerkers het ook? Een aanwezige: ‘Men denkt: IT slaat het wel op maar dat is natuurlijk geen archivering.’ En iedereen kampt met het probleem dat bestanden op veel verschillende dragers worden opgeslagen. Een verzuchting: ‘Het digitaal duurzaam opslaan van informatie met de gewenste metadata is heel bewerkelijk, kan dat niet simpeler?’ Hotspots aanwijzen: hoe pak je dat aan? Maria Willems geeft een waardevol inzicht in haar aanpak van de hotspotmonitor bij de gemeente Zwolle. Een brede werkgroep gevormd met ambtenaren, een raadslid, een journalist en een regionaal historicus kwam tot de keuze van hotspots op basis van eigen kennis en geheugen. Uit een longlist van 30 onderwerpen werden vijf hotspots gekozen. Zwolle gaat nu aan de slag met de uitvoering: het veiligstellen van de documenten en het vaststellen van bewaartermijnen. Partner Historisch Centrum Overijssel (HCO) gaat het acquisitiebeleid op de hotspots afstemmen. Maria eindigt met een paart tips voor hen die met een hotspottraject willen beginnen (zie het volledig verslag).

Document of informatie?
Na een levendige presentatie van het beleid en de kennisproducten van de VNG door Joost van Koutrik, lid van de adviescommissie archieven van de VNG namens KVAN/BRAIN, volgt tot slot de presentatie over recente ontwikkelingen rond de Archiefwet door Marit Vochteloo. Ze is verrast door het feit dat veel aanwezigen regelmatig de Archiefwet, het archiefbesluit en de archiefregeling raadplegen. De voornaamste thema’s voor de wetswijziging zijn: heldere spelregels bij archiefvorming, flexibilisering selectie, verkorting overbrengingstermijn (10 i.p.v. 20 jaar), openbaarheid en inzage van (jonger) archief, en het stelsel (o.a. rol toezicht en archivaris). Op het vraag ‘Wat vindt u dat er moet veranderen of juist niet?’ komen er veel reacties uit de zaal. Een greep hieruit: • Document of informatie? Nu is het vaak of een heel document openbaar of niet, terwijl er vaak maar een klein deel van het document dat nodig maakt. Je zou de rest openbaar moeten kunnen maken of tenminste ter inzage geven. Weglakken zoals bij de WOB is geen oplossing. • Zorgdragerschap bij keteninformatisering is onduidelijk. Dit is bij de wetswijziging in 1995 niet meegenomen maar nu zouden we dit goed moeten gaan regelen. • Zet de functie van archivaris in de wet en verplicht overheden een archivaris aan te stellen. En in verband met zijn toezichtsrol moet hij een onafhankelijke positie hebben in de organisatie. Hij moet zich rechtstreeks tot de gemeenteraad kunnen richten. • Maak onderscheid tussen publiceren en bewaren. Je kunt bijvoorbeeld stukken publiceren direct na een bestuursbesluit, maar dat staat los van het beheer en duurzaam bewaren. Maak informatie openbaar zodra het kan en niet pas na tien jaar, dat is ook veel beter uit te leggen aan de burger! Deelnemers nodigen Marit en haar collega Carin Dankier uit om eens bij gemeenten te komen kijken. ‘Dat gaan we doen’, aldus Marit, ‘Ons beeld moet nog wel wat completer worden.' ‘En kom vooral ook zelf met je punten en opmerkingen, dat is van invloed op het proces, zeker als er meer mensen dezelfde punten aanbrengen’, aldus Carin. Er is een postbus voor suggesties: archiefwet@minocw.nl. En er worden bijeenkomsten georganiseerd worden rond de wetswijziging. De data zullen op KIA Kennisplatform Juridische vraagstukken worden gepubliceerd.

Lees ook het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar ook terug te vinden.