Analoge of digitale eeuwigheid? #KVAN13

Verslag sessie KVAN-dagen 2013

‘Kiezen voor de eeuwigheid. Welke eeuwigheid?’

Geert-Jan van Bussel en Charles Jeurgens

Tijdens deze sessie werden we uitgedaagd om na te denken over de huidige ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en de invloed daarvan op de kern van ons vak.

Van Bussel heeft de problematiek van het digitaal duurzaam bewaren bekeken vanuit het perspectief van de explosief groeiende hoeveelheid born digital data. De vraag is wat we moeten doen met die data en hoe we moeten omgaan met nog aanwezige en binnenkomende analoge informatie. De overheid wil toewerken naar een digitale infrastructuur (in 2017). Er moet dus afstand genomen worden van de analoge infrastructuur. Van Bussel gaf aan dat wet- en regelgeving over archiveren altijd tijdelijk is. Het is de visie over hoe we ergens mee om moeten gaan. De digitale infrastructuur bij overheden en bedrijven zal gevolgen hebben voor alles waarvan we vinden dat het blijvend bewaard moet worden. Die keuze is bepaald door onze huidige methodiek. Volgens van Bussel is het essentieel dat er bij het werken met systemen vooraf keuzes worden gemaakt over hoe systemen moeten werken en wat ze gaan bewaren.

Jeurgens wees er in zijn presentatie op dat het digitaliseren van analoge archieven vooral gebeurt uit het oogpunt van conservering van kwetsbare archieven en het zorgen voor online raadpleegbaarheid van archieven door gebruikers. Hij wees op een gevaar van digitalisering: gebruikers gaan zich voornamelijk richten op gedigitaliseerde archieven. Het gevolg van digitalisering is het naast elkaar bestaan van een analoog en digitaal archiveringssysteem, twee kostenposten dus. De infrastructuur voor digital born data zal nu steeds meer ook gebruikt worden voor gedigitaliseerde analoge archieven. Na deze twee korte presentaties werd het tijd voor discussie in de zaal.

De vraag was of het mogelijk zou moeten zijn om analoge archieven na digitalisering te kunnen vernietigen. Vanuit de zaal werd gewezen op het vaststellen van het nut van archieven. Gaat het puur om de informatiewaarde en niet om look and feel, dan zouden analoge archieven wellicht vernietigd kunnen worden na digitalisering. Als archieven ervoor dienen om aan te geven hoe het vroeger was om zo een beeld van het verleden te reconstrueren, dan is het weggooien van analoge archieven geen optie. Er werd opgemerkt dat de verschuiving van werken met papier naar digitaal werken een verandering is waarvan er meerdere in de geschiedenis zich hebben voorgedaan: kleitabletten, papyrus enz. Deze dragers werden niet weggegooid nadat ze in onbruik raakten. Wel is het zo dat in de huidige situatie ‘dubbel’ wordt bewaard wat bij de andere ontwikkelingen vaak niet het geval was.

Als vervolg op deze vraag kwamen de kosten voor beide infrastructuren ter sprake. Substitutie is erg duur en biedt dus geen oplossing om analoge archieven ‘weg te werken’. Dat twee infrastructuren naast elkaar betaalbaar zijn doordat de kosten voor opslag dalen, ontkende Van Bussel: het opslaan wordt gewoon duurder gemaakt. Cijfers over digitaliseren en het duurzaam digitaal opslaan zijn er nagenoeg niet. Volgens Jeurgens bestaan er nu twee infrastructuren die veel geld kosten. Hoe leg je aan bestuurders uit dat het bewaren van analoge archieven zinvol is? Een reactie uit de zaal was dat fysieke archiefstukken extra informatie kunnen geven over het gebruik ervan en dat ze gebruikers een historische sensatie kunnen bieden. Daarnaast moet het niet de vraag zijn voor welke van de twee infrastructuren er wordt gekozen: ze kunnen prima naast elkaar bestaan. Jeurgens voegde hier aan toe dat beide infrastructuren elkaar wel ergens moeten raken. Het is belangrijk om in een digitale infrastructuur connecties te maken met analoge archieven. Een gemeenschappelijke zoekstructuur is gewenst: dus niet een analoog én een digitaal zoeksysteem. Jeurgens is ook van mening dat alleen digitaliseren niet voldoende is om archieven online toegankelijk te maken: we moeten archieven waarderen voordat we ze digitaliseren. Ook moeten we nadenken over hoe we archieven digitaal ontsluiten.

De analoge of digitale eeuwigheid lijkt dus niet een kwestie van kiezen, eerder van keuren…