Op 30 juni heeft een overleg plaatsgevonden over de selectielijst e-mailbewaring, waarin door de deelnemers is uitgewisseld hoe zij tegen deze lijst aankijken en welke vragen ze hierover hebben.
Er waren ca. 20 deelnemers, waaronder archiefinspecteurs, ADI’s en functioneel beheerders. We hebben gesproken over de voors- en tegens van de nieuwe selectielijst. De meningen waren verdeeld: door sommigen wordt het gezien als een goede oplossing, anderen zien problemen bij het invoeren van de lijst. In ieder geval bleken er nog veel vragen te zijn.
In de eerste plaats over de korte beslistermijn voor het wel of niet deelnemen aan deze selectielijst. Meestal word er flink tijd genomen voor voorbereiding, draagkrachtverwerving en een peiling van zienswijzen in den lande voordat een nieuwe selectielijst wordt vastgesteld. Waarom is er dit keer zoveel haast mee? En wat als je later alsnog wilt aansluiten; kan dat?
Een andere vraag die speelde was: voor het oplossen van welk probleem is deze selectielijst opgesteld? Het lijkt vooral gericht te zijn op het kunnen beantwoorden van Wob/Woo verzoeken, maar het gevolg is wel dat er een hoop data permanent bewaard gaat worden.
Ook was het de vraag in hoeverre e-mailarchivering daadwerkelijk zo’n groot probleem is als in de selectielijst wordt gesteld. Zijn er onderzoeksgegevens bekend van hoeveel er wel/niet aan mails gearchiveerd wordt in het zaaksysteem of andere applicaties? Er wordt steeds meer zaaksgewijs mail gearchiveerd en op de aanwezigheid van mails en compleetheid van dossiers worden interne controles uitgevoerd.
De selectielijst e-mailbewaring is aanvullend op de selectielijst 2020. Bij behandelaars kan echter het beeld ontstaan dat er geen reden meer is e-mails nog zaaksgewijs te archiveren wanneer deze voortaan in de mailbox gearchiveerd worden. Voorkomen moet worden dat deze selectielijst wordt gezien als een vrijbrief om mails niet meer te archiveren bij het proces waar ze bij horen. Het is dus erg belangrijk goed naar de behandelaars te communiceren over het doel van deze selectielijst.
Nadeel van de lijst is dat er dubbele archivering ontstaat: mails worden zowel in het zaaksysteem als in de mailbox gearchiveerd. Wat zie je dan als origineel? En er zijn dan twee selectielijsten van toepassing op hetzelfde document. Levert dit niet dubbel werk op?
Een punt van zorg was daarnaast de verhouding van deze selectielijst tot de AVG. Mails die horen bij te vernietigen werkprocessen (soms met bijzondere of gevoelige persoonsgegevens) worden minimaal 7 jaar bewaard. Ook wanneer deze niet meer nodig zijn voor het werkproces. Heb je dan nog een geldige grondslag o.b.v. de AVG om het te verwerken?
Daarnaast was er behoefte aan concrete cijfers. Hoeveel data betekent de opslag van mailboxen? Wat gaat de invoering van deze selectielijst kosten? Wat betekent het voor de terugvindbaarheid van mails als de hoeveelheid gearchiveerde mails steeds verder toeneemt? Wat is de impact op het klimaat van deze (deels dubbele) opslag?
Er was discussie over of mails van bestuurders wel zo interessant zijn. In het verleden werden bij vertrek van wethouder of burgemeester vaak 1 of 2 verhuisdozen met stukken naar het archief gebracht door het bestuurssecretariaat. Hierin bleken dan vooral rapporten te zitten die dubbel waren en ook al ambtelijk waren afgedragen voor het archief. Verder zaten er veel kopie documenten in en stukken van allerlei andere organisaties waar ze in hadden gezeten (niet vanuit wethouderschap). Is dit met de mail niet ook het geval?
Verder was een vraag hoe de inzage in de te bewaren mailboxen van sleutelfiguren in de toekomst bij archiefdiensten geregeld moet worden. Als iemand ontheffing krijgt voor inzage, mag deze dan de gehele mailbox doorzoeken? Of moet de archiefdienst uit de mailbox de mailtjes filteren die voor de verzoeker relevant zijn?
Vanuit de pilot gemeente Rotterdam werden de ervaringen met de selectielijst e-mailbewaring gedeeld. Er is een slotje gezet op de mailbox van sleutelfiguren zodat op de achtergrond alles wordt afgevangen en de retentiepolicy in combinatie met software maakt het mogelijk dat 2 aangewezen medewerkers ingeval van een Woo/Wob verzoek een goede discovery tool hebben om het snel te kunnen zoeken en vinden en leveren. De zoekopdrachten zelf worden ook bewaard. In Rotterdam is bovendien een exportfunctie naar het E-depot geregeld. Ze gaan nog werkinstructies optuigen en governance inrichten alsmede communicatie optuigen.
Op basis van de bijeenkomst zijn de volgende vragen geformuleerd die de VNG schriftelijk zal beantwoorden:
Waarom is gekozen voor een korte beslistermijn voor het aansluiten bij deze lijst? Kan na 15 september nog aangesloten worden?
Hoe wordt omgegaan met de dubbele opslag? Wat is het origineel? Klopt het dat twee selectielijsten van toepassing zijn op hetzelfde document?
Als bij je gemeente de meeste mails al in een zaaksysteem of op een andere manier gearchiveerd worden, heeft het dan zin om bij deze selectielijst aan te sluiten?
Hoe is tot de in de selectielijst genoemde conclusie gekomen dat e-mailarchivering gebrekkig is? Is daar onderzoek naar gedaan, zijn daar cijfers van?
Volgens deze selectielijst worden alle mails (behalve die in functionele mailboxen) minimaal 7 jaar bewaard. Dat betekent dat veel mails, ook op gebieden waar veel bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld zoals participatiewet of jeugd, 7 jaar worden bewaard, ook wanneer deze niet meer nodig zijn voor het werkproces. Wat is dan nog je grondslag op basis waarvan je deze mag verwerken conform AVG?
Zijn er concrete cijfers waar gemeenten rekening mee moeten houden bij invoering van deze selectielijst? Bijvoorbeeld: hoeveel extra opslag is nodig? Wat zijn de kosten die gemaakt moeten worden voor aanschaf van applicaties om de mails te archiveren en te doorzoeken?
Is er een handreiking met de stappen die je moet nemen om dit in te voeren? Of een voorbeeld van hoe je de communicatie over de invoering van deze lijst kunt aanpakken?
Wat is de impact van de invoering van deze selectielijst op de dienstverlening bij archiefdiensten? Hoe verleen je inzage in dit soort bestanden?
De antwoorden zullen op dit platform gepubliceerd worden.
Samenvatting: Het West-Brabants Archief (WBA) heeft de archief KPI's bij de meest recente inspecties overboord gegooid en zich deze keer gebaseerd op eisen op basis van de Woo. Tijdens het uitwisseluurtje zijn de voordelen, inzichten en vragen die dat heeft opgeleverd behandeld.
Vanaf dit jaar nemen wij, Hilde Haighton-Ongering en Caroline de Hart, het aanjagerschap van het kenni...
In de werkgroep Vervroegd Overbrengen wisselen we kennis en ervaringen uit op het gebied van vervroegd...
Reacties
Inmiddels is de termijn verlengd naar 17 oktober 2022.
Zie: https://vng.nl/nieuws/sluit-u-aan-bij-de-ontwerpselectielijst-e-mailbewaring
"Nadeel van de lijst is dat er dubbele archivering ontstaat: mails worden zowel in het zaaksysteem als in de mailbox gearchiveerd. Wat zie je dan als origineel? En er zijn dan twee selectielijsten van toepassing op hetzelfde document. Levert dit niet dubbel werk op?"
Vanuit de gemeente Amsterdam hebben we er voor gepleit om korte bewaartermijnen op te nemen specifiek voor mails in functionele mailboxen (zie het stukje onderaan 2.2.). Ja, die horen soms in een zaaksysteem. En ja, daar komen ze soms ook terecht. Maar vervolgens verwijdert niemand ze uit die mailboxen, want soms gaat er iets mis met die import en dan willen we dat kunnen nakijken. En vervolgens denkt niemand er meer aan om ze te vernietigen. Zelfs niet nadat de bewaartermijn in het zaaksysteem is verlopen en de mails daar zijn vernietigd.
Deze "dubbele archivering" is dus geen oorzaak van deze selectielijst, maar dit is staande praktijk. Die gerepareerd wordt met deze selectielijst. Het is met deze lijst namelijk eindelijk mogelijk om op deze mailboxen een script in te richten waarmee mails automatisch uit de doorgeefluik worden verwijderd na einde bewaartermijn. Dat is niet dubbel werk, maar een efficiëntieslag die juist minder werk betekent. Dat was de achterliggende gedachte van deze specifieke toevoeging. Ik ben er blij mee!
Intern heb ik nagevraagd of en hoe vaak het voorkomt dat mailboxen geraadpleegd moeten worden bij de beantwoording van Wob/Woo-verzoeken. Dat is een enkele keer nodig geweest. De waarde van het (tijdelijk) bewaren van mailboxen lijkt in dit opzicht beperkt.
Ik ben wel benieuwd hoe dit bij anderen is?
@rensouwerkerk
zo bezien is de selectielijst een prima middel :-)
En zo is er nog een hoeveelheid aan informatie waar we geen selectie/vernietiging op toepassen en die deels uniek en deels dubbel is. Het zou een keuze kunnen zijn om een algemene selectielijst op te stellen, eentje voor e-mail, eentje voor (informatie in) het financieel systeem, het personeelsinformatiesysteem, eentje voor de schijven/onedrive, enz..
Ik bedoel dit niet flauw! De selectielijst voor e-mail is een (mogelijke) oplossing om de selectie van informatie vorm te geven. We zullen moeten ontdekken of en in hoeverre het inderdaad werkt en wat we er van kunnen leren voor andere informatie en hoe we selectie in de digitale omgeving van vandaag vorm kunnen geven.
@rensouwerkerk
Jack, met de huidige selectielijst kom je met je personeelssysteem en financieel systeem wel uit is mijn ervaring. Maar los van die voorbeelden: ik ben het met je eens. We vonden (als Amsterdam) het zonde om deze kans te laten lopen nu er toch iets met e-mail stond te gebeuren, maar het voelt inderdaad wat arbitrair omdat we vergelijkbare praktijkproblemen ervaren met datawarehouses enzo. Die lossen we nu weliswaar nog niet op, maar we doen wel nieuwe ervaring op en zetten zo hopelijk weer een stap in de juiste richting.
Volgens mij is het idee vanuit de VNG om over een aantal jaar de selectielijst te evaluaren, dat is wellicht een moment om eens wat breder naar verbeteringen te kijken.
@rensouwerkerk
Als de functionele mailbox functioneert als doorgeefluik, kun je de mails die achterblijven in de mailbox zien als kopieën van de mails die in het zaaksysteem of een taakspecifieke applicatie opgeslagen worden. Hoe met kopieën om te gaan is beschreven in paragraaf 1.3 van de selectielijst 2020: ze moeten binnen de voorgeschreven bewaartermijn worden vernietigd. Dus dan zou je daar o.b.v. de huidige selectielijst toch ook afspraken over kunnen maken, rekening houdend met de termijn waarbinnen men wil controleren of de import goed is gegaan?
@rensouwerkerk
Caroline, het zijn strikt genomen geen kopieën. Want de context is anders en ze horen bij een ander proces. Namelijk bij een technischtransportproces, met beperkte informatiewaarde die gekoppeld is aan het risico van informatieverlies gedurende dat technische transport. Dus technisch gezien dezelfde data, maar vanwege verschil in gebruik en context toch andere informatieobjecten.
Je zou het ook als kopieën kunnen zien, maar dan ben je wel een beetje met een papieren blik naar de digitale wereld aan het kijken. Moeten we niet meer willen anno 2022 is mijn bescheiden mening ;)
En 1.3 noemt geen termijnen, dus het effect zou dan zijn dat elke organisatie voor zogenaamde kopieën (en in een hedendaagse gemeentelijke organisatie kun je rustig 90% van alle data als 'kopie' bestempelen) weer eigen bewaartermijnen gaat verzinnen. Precies wat we met een gezamenlijke selectielijst proberen te voorkomen. Daarom wat mij betreft een goede zaak om gewoon een duidelijke, eenduidige bewaartermijn met elkaar af te spreken. Bovendien had ik mijn eigen organisatie echt een duidelijke grondslag nodig om ICT te overtuigen dat we de boel op die manier zouden kunnen automatiseren, want daar zat best wat angst dat zij er op aangekeken zouden worden als er onverhoopt iets mis gaat. En 1.3 biedt die duidelijkheid simpelweg niet.
@rensouwerkerk
Het probleem is niet zozeer dat er dubbele archivering ontstaat. Zoals Rens terecht opmerkt, dubbele archivering is staande praktijk, die niet veroorzaakt wordt door selectielijsten. Het probleem is echter dat er een dubbel, contradictoir regime ontstaat met de twee selectielijsten: 1) een proces- / zaakgeoriënteerd regime (de “klassieke” selectielijst) en 2) een functionarisgeoriënteerd regime (capstone methodiek). Hierdoor ontstaan twee risico’s:
1) Onterechte bewaring: Een E-mail moet op grond van de klassieke lijst vernietigd worden, maar blijft conform capstonelijst bewaard, omdat het een sleutelfunctionaris betreft.
2) Onterechte vernietiging: E-mails van niet-sleutelfunctionarissen, die niet tijdig in het proces- of zaakdossier worden opgeslagen, terwijl ze op grond van de klassieke selectielijst wel voor bewaring in aanmerking komen, zullen op grond van capstone methodiek worden vernietigd.
@rensouwerkerk
Hoi Rens, kun je toelichten waarom het geen kopie is? Zoals ik het begrijp is het als volgt: als hetzelfde informatieobject twee keer voor komt, de ene keer in het ene proces en de andere keer in het andere proces, is het nog steeds hetzelfde informatieobject. Je interpreteert het misschien anders door de veranderende context, maar het informatieobject op zich verandert niet. En je waardeert het anders omdat het ene proces langer bewaard moet worden dan het andere. Maar het is hetzelfde informatieobject (ik noem dat gewoon een kopie, maar als jij er een betere 'digitalere' term voor hebt hoor ik het graag!). Als we zouden werken volgens enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik, zou je het zelfs maar een keer op hoeven te slaan. Want het gaat om exact hetzelfde informatieobject.
@rensouwerkerk
Hoi Caroline, in dit voorbeeld was de kopie er eerder dan wat jij als origineel ziet. Dat kan natuurlijk niet, zonder origineel kun je nooit een kopie maken. Daarom gaat het mis met de terminologie.
Ik begrijp dat je niet zo enthousiast bent over ons idee om een standaardtermijn voor mails in doorgeefluiken vast te stellen en de vernietiging op basis daarvan te automatiseren. Ken jij dan een goede, alternatieve best practice om dit te regelen?
@rensouwerkerk
Ah, daar zit het probleem met de vergelijking met de ouderwetse kopie! Zo bezien is het inderdaad raar het een kopie te noemen. Misschien is de selectielijst 2012 dan duidelijker want die heeft het over dubbelen.
Een alternatief is volgens mij het informatiebeheerplan. Daarin geef je aan dat het exemplaar van de mail in het zaaksysteem of de taakspecifieke applicatie het exemplaar is dat je voor verantwoording gebruikt. Daarin kun je ook aangeven welke bewaartermijn je hanteert voor de mails in de functionele mailbox, op basis van paragraaf 1.3 van de selectielijst (dat is dan misschien niet helemaal naar de letter maar volgens mij wel naar de geest van de selectielijst, als je het niet als kopieën wil zien). Die termijn mag je als organisatie zelf bepalen, zolang je maar binnen de bewaartermijn van het proces waar ze bij horen blijft. En dat zou je dan ook kunnen automatiseren of bijvoorbeeld met de jaarlijkse vernietiging meenemen. Voor mailboxen ken ik alleen nog geen organisatie die in de praktijk zo werkt. De informatiebeheerplannen die ik ken zijn nu eerst gericht op het meenemen in de vernietigingsronde van bijvoorbeeld data in applicaties op het gebied van sociaal domein. Maar ik kan me zo voorstellen dat daar op een gegeven moment deze mailboxen bij komen.
Ha Caroline, je blog is alleen te zien voor ingelogde gebruikers van KIA. Is dat de bedoeling? Of kan de blog ook openbaar? Dat kan je zelf aanpassen via het ‘pennetje’. Groet!
@violet
Ik weet het niet meer, ik denk dat ik gewoon voor de standaardoptie gekozen heb. Maar ik heb het nu aangepast, hij is nu als het goed is openbaar!
@rensouwerkerk
Tja, de discussie over kopieën... Een van de redenen waarom ik het bij migratie nooit over kopieën of originelen heb, maar over het 'authentiek exemplaar'. Bij migratie gaat de authenticiteit de facto (en eigenlijk ook de iure) mee met de gemaakte 'kopie'. En dat is waar het ons archivistisch gezien om gaat: de authenticiteit garanderen.
Overigens: de eeuwig-bewaren-waardering van de inhoud van e-mailboxen van 'sleutelfunctionarissen' leidt natuurlijk wel tot het overbrengen van dubbele informatie naar de archiefbewaarplaats. De mails die ook in het zaaksysteem oid zitten, zullen hoogstwaarschijnlijk onder hetzelfde proces vallen als de mailbox.
Tot slot: het is jammer dat chats e.d. niet meegenomen zijn in deze selectielijst. Feitelijk kan je daar dezelfde argumenten op los laten en het had een hoop zaken meteen geregeld. Niet in de laatste plaats het verschaffen van een formele basis voor bewaren en vernietigen van deze bestanden.
Dit is het advies dat het West-Brabants Archief (WBA) aan de deelnemende gemeentes heeft gestuurd:
Advies Selectielijst e-mailarchivering
Het WBA zal niet negatief adviseren over aansluiten bij deze selectielijst. Inhoudelijk kunnen we er niet op tegen zijn en een voordeel is dat er nu een formele grondslag is voor de selectie en vernietiging van e-mails in bulkvorm.
Niettemin we willen wel wijzen op een aantal zaken die de aandacht verdienen als de gemeente de Selectielijst onderschrijft en implementeert:
1. Let op: Deze Selectielijst is een aanvulling op de algemene Selectielijst 2020 en het WBA wijst er met klem op dat het geen ontheffing is om relevante e-mails toe te voegen aan een zaak in bijvoorbeeld een zaaksysteem.
2. E-mailboxen die in zijn geheel blijvend bewaard worden, zullen bij overbrenging vermoedelijk in alle gevallen een openbaarheidsbeperking kennen. Voor zover het WBA kan nagaan, zijn de opstellers van de Selectielijst op de hoogte van deze consequentie. Hoe deze openbaarheidsbeperking er precies uit gaat zien, is wat het WBA betreft nog niet duidelijk.
3. Dubbelingen van e-mails in zowel de e-mailboxen als bijvoorbeeld een zaaksysteem ziet het WBA niet als problematisch, zolang voldaan wordt aan punt 1, hierboven. Het zaak- of vergelijkbaar systeem wordt namelijk als leidend gezien.
4. Het effectief aanwijzen van sleutelfuncties vraagt om een grondige analyse van de informatiehuishouding. Het betekent ook dat vanaf dat moment heel gericht bijgehouden moet worden wie op welk moment een sleutelfunctie bekleedde en welk deel van de e-mailbox van deze medewerker tot de sleutelfunctie behoort. Het betekent ook dat er met grote regelmaat geanalyseerd moet worden of er sleutelfuncties zijn bijgekomen (al dan niet tijdelijk) of afgevallen. Dit zal voor zowel personeelszaken als automatisering, als informatiebeheer, als juridische zaken een taakverzwaring betekenen.
Indien de gemeente de Selectielijst voor e-mailarchivering van de VNG onderschrijft, verwacht het WBA dat contact opgenomen wordt met het WBA om een en ander af te spreken over het toezicht op en de overbrenging van de betreffende e-mailboxen.