Antwoorden VNG op vragen over selectielijst e-mailbewaring

1. Waarom is gekozen voor een korte beslistermijn voor het aansluiten bij deze lijst? Kan na 15 september nog aangesloten worden?

De termijn is op verzoek van een van de reeds deelnemende gemeenten verlengd tot 17 oktober. Gemeenten kunnen dus ook vóór die datum het goedkeurings- en machtigingsformulier indienen. Daarna gaat de VNG de procedure in namens de gemeenten en intergemeentelijke organen die de VNG hebben gemachtigd.

2. Hoe wordt omgegaan met de dubbele opslag? Wat is het origineel? Klopt het dat twee selectielijsten van toepassing zijn op hetzelfde document?

Deze vraag is al beantwoord in paragraaf 1.4 van de ontwerp-selectielijst. Hoe een gemeente of intergemeentelijk orgaan omgaat met dubbele opslag en wat ‘het origineel’ is van een e-mailbericht, wordt bepaald binnen de informatiehuishouding van die organisatie zelf en niet door de VNG.

3. Als bij je gemeente de meeste mails al in een zaaksysteem of op een andere manier gearchiveerd worden, heeft het dan zin om bij deze selectielijst aan te sluiten?

Deze vraag is al beantwoord in paragraaf 1.4 van de ontwerp-selectielijst. Zie ook het antwoord op vraag 4.

4. Hoe is tot de in de selectielijst genoemde conclusie gekomen dat e-mailarchivering gebrekkig is? Is daar onderzoek naar gedaan, zijn daar cijfers van?

Dit is een constatering bij de gemeenten die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van de selectielijst en de pilots. Als er wordt geconcludeerd dat bij uw gemeente of intergemeentelijk orgaan de e-mailarchivering goed op orde is, dan zal voor u geen aanleiding zijn om bij deze selectielijst aan te sluiten.

5. Volgens deze selectielijst worden alle mails (behalve die in functionele mailboxen) minimaal 7 jaar bewaard. Dat betekent dat veel mails, ook op gebieden waar veel bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld zoals participatiewet of jeugd, 7 jaar worden bewaard, ook wanneer deze niet meer nodig zijn voor het werkproces. Wat is dan nog je grondslag op basis waarvan je deze mag verwerken conform AVG?

De VNG Adviescommissie Archieven heeft de afweging van deze grondslag gebaseerd op het advies van prof. mr. G-J. Zwenne en mr. D.V. Bondarchuk (Brinkhof Advocaten, 14 mei 2018) bij de AVG-vraagstukken m.b.t. Capstone van BZK en Nationaal Archief, en de PIA van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI, 23 mei 2018).

Bij gemeentelijke werkprocessen waarvoor geldt dat het risico op onrechtmatig lang bewaren hoger is en de impact op betrokkenen groter, zal alsnog zaakgericht archiveren volgens Selectielijst 2020 de uitkomst moeten bieden. Gemeenten en intergemeentelijke organen kunnen ervoor kiezen om processpecifieke DPIA’s uit te voeren, om het risico voor die werkprocessen expliciet te maken en passende maatregelen te treffen. Voor het uitwisselen van kennis en praktijkvoorbeelden biedt KIA een uitstekend platform.

6. Zijn er concrete cijfers waar gemeenten rekening mee moeten houden bij invoering van deze selectielijst? Bijvoorbeeld: hoeveel extra opslag is nodig? Wat zijn de kosten die gemaakt moeten worden voor aanschaf van applicaties om de mails te archiveren en te doorzoeken?

Dit zal per organisatie verschillen: dit staat in verhouding tot het huidige beleid per gemeente of intergemeentelijk orgaan voor het bewaren en verwijderen van mailboxen. Veralgemeniseerde cijfers kunnen daarom een beeld opleveren dat niet representatief is voor uw organisatie. U kunt voor een antwoord op deze vraag het beste terecht bij uw eigen ICT-afdeling.

Wat betreft voorlichting over applicaties om mails te archiveren en doorzoeken, zie het informatieve webinar van Grip op Informatie ‘E-mailarchivering Capstonemethodiek’ (15 april 2022).

7. Is er een handreiking met de stappen die je moet nemen om dit in te voeren? Of een voorbeeld van hoe je de communicatie over de invoering van deze lijst kunt aanpakken?

Er zijn verschillende kennis- en communicatiemiddelen beschikbaar, vooral op de website van RDDI. Verder verdient het aanbeveling om het webinar te bekijken in het antwoord op vraag 6.

Bij de communicatie over de invoering adviseren wij om enerzijds te vermelden dat de vertrouwde praktijk van zaakgericht werken gewoon blijft doorgaan, dus ook bij werkprocessen waarin e-mailberichten al bij zaakdossiers werden gevoegd. Voor werkprocessen waarin dit (nog) niet de praktijk was, zal de bewaring en vernietiging van e-mailberichten met deze selectielijst een solide formele grondslag krijgen: medewerkers kunnen er dus beter op vertrouwen dat zij ook wat mailbeleid betreft de goede dingen doen.

8. Wat is de impact van de invoering van deze selectielijst op de dienstverlening bij Archiefdiensten? Hoe verleen je inzage in dit soort bestanden?

Dit is een heel goede vraag die richting de toekomst beantwoord zal moeten worden met innovatieve oplossingen. De impact zal er zeker zijn, zowel wat betreft toegankelijkheid van talrijke e-mailberichten als beperkingen op het gebied van o.a. gegevensbescherming en auteursrecht. Het antwoord zal gevonden moeten worden in innovatie, experimenteren, uitwisselen en samenwerken; bijvoorbeeld in kader van Common Ground. En de ontwikkelingen bij o.a. NARA en softwareleveranciers actief blijven volgen. Net als bij vraag 5 zal KIA een mooi platform bieden voor die samenwerking en kennisuitwisseling.