BODO: vervroegd overbrengen digitale archieven

Kennis en ervaring opdoen! Met die doelstelling werd het RDDI-project Bevordering Overbrenging Digitale Overheidsinformatie (BODO) gestart. Geen overbodige luxe gezien de toename in het volume aan digitale informatie en de bijkomende complexiteit. Terwijl de nieuwe Archiefwet gestaag naar de eindbestemming van inwerkingtreding kruipt, is sinds 2020 binnen het project BODO gekeken hoe digitale archieven zo goed mogelijk overgebracht kunnen worden. Dit allemaal in het kader van vervroegde overbrenging, want overbrenging voor digitale archieven is – i.v.m. de termijn – nog niet aan de orde onder de huidige wet.

De paradox van meer capaciteit

Het project begon met een eerste verkenning. Hierbij is o.a. gekeken of de urgentie rondom overbrenging ook door diverse stakeholders onderstreept werd. Dat bleek gelukkig het geval. Met name door de aankomende verkorting van de overbrengingstermijn werd de hete adem in de nek gevoeld. Zo kan het Ministerie van Binnenlandse Zaken in 2024 al aankloppen voor overbrenging. Naast de urgentie is – tijdens de verkenning – ook aandacht besteed aan punten als zoeken en opruimen, digitale vernietiging, overzicht creëren en inzicht krijgen. Het voornemen om hier voortvarend mee aan de slag te gaan kwam in een stroomversnelling vanwege de kindertoeslagenaffaire. Binnen Open op Orde werd een generiek actieplan opgesteld om de informatiehuishouding van de Rijksoverheid te verbeteren. Er kwam veel capaciteit vrij. Maar dat had ook een keerzijde: veel van de capaciteit werd ingezet voor het opstellen van plannen, waarbij weinig aandacht was voor de uitvoer en operationele zaken.

Daarnaast verschoof de aandacht binnen BODO van sec overbrenging naar archieven op orde. Manieren vinden om de informatiehuishouding op orde te krijgen moest het doel zijn. Daarbij is gekeken naar randvoorwaarden voor overbrenging, maar ook naar het ontwikkelen van tools die kunnen ondersteunen bij het op orde krijgen van informatie. Zo is bij het Ministerie van Financiën geëxperimenteerd met het opsporen van digitale kopieën. Maar ook naar het ontwikkelen van instrumentaria voor zoeken en vinden. Samen met DocDirekt is bijvoorbeeld bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gekeken hoe overheden hiermee beter inzicht kunnen krijgen in hun digitaal informatielandschap: welke applicaties zijn er en wat zit er allemaal in?

Kennis delen

Communicatie en bewustwording. De twee-eenheid die als aanbeveling binnen ieder project naar voren komt, bleek ook binnen BODO onmisbaar voor succes. Er is veel gecommuniceerd bij stakeholders over het belang van goed geordende archieven. Daarbij moest vooral aan de voorkant (by design) nagedacht worden over de inrichting om archivering te bevorderen. Dat klinkt niet meer dan logisch. Toch was vooral ongemak of een crisis een betere aanleiding om overheden te brengen tot goed archiefbeheer. Zo bleek de stroom aan te verwerken Wob-verzoeken – met name op onderwerpen die gevoelig liggen en waarvan de kans op parlementaire enquêtes groot is – sterk bij te dragen aan betere dossiervorming.

Vooruitkijken

Al met al is binnen BODO veel kennis en ervaring opgedaan. Dit wordt nu met collega’s gedeeld op KIA. Vooralsnog in een besloten werkgroep, maar die wordt op termijn opengezet. In het verlengde hiervan zal zwaarder ingezet worden op kennisdeling. Zo komen er klankbordgroepen die niet alleen beperkt blijven tot het Rijk. Daarnaast is voor 2022 het voornemen om binnen het project o.a. te kijken naar archieven met een beperking op de openbaarheid.