Wat wil jij graag weten over M365?

Ik zou graag willen weten wat een goede aanpak is om een structuur in te richten waar medewerkers hun bestanden in kwijt kunnen en hoe je vervolgens om gaat met het inrichten van archiefbeheer/bewaartermijnen en verrijken metadata.

Aangepast op 18 augustus

Ik kan de poll niet vinden.

Een vraag is om te gaan met Teams zonder duidelijk eind. Denk aan een samenwerkingsomgeving voor een afdeling of team. die zal niet eerder beëindigd worden dan dat er een reorganisatie of andere samenstelling plaats vind. hoe borg je dat hier geen archiefwaardige informatie staat en/of dat deze juist gearchiveerd worden?

Het onderzoek van de VNG met een tiental gemeenten naar best practices voor het gebruik van Microsoft 365 (zoals beschreven in M365 - Scenario's, praktische antwoorden en tips | VNG) biedt een solide vertrekpunt voor het inrichten van informatiebeheer binnen M365, bijvoorbeeld op het gebied van keuzes met betrekking tot templates en structuur.

Wat in deze publicatie echter nog ontbreekt, is een integrale benadering van Microsoft Purview. Daarbij denk ik aan een aantal belangrijke vragen waar de meeste overheidsorganisaties denk ik nog mee lopen:

• Hoe richt je vertrouwelijkheidslabels (sensitivity labels) effectief in?
• Welke soorten gevoelige informatie (Sensitive Information Types - SIT’s) definieer je?
• Welke Data Loss Prevention (DLP) policies zijn relevant en hoe pas je die toe?
• Hoe zet je eDiscovery in voor hotspots (en het afhandelen van Woo-verzoeken)?
• Hoe richt je de capstone methodiek voor e-mailarchivering in met Purview?
• En misschien wel het meest relevant voor veel overheidsorganisaties:
• Kunnen we met behulp van Purview Microsoft 365 zó inrichten dat we kunnen archiveren en vernietigen in lijn met de eisen uit de Archiefwet?; en
• Op welke manier kan de M365-samenwerkingsomgeving voldoen aan de functionele eisen aan applicaties van het DUTO-raamwerk?

Er zijn in Nederland verschillende gemeentes, provincies en andere overheidsorganisaties die op dit gebied best ver zijn, maar het zou toch fijn zijn als al deze kennis eens een keer gebundeld werd aangeboden.

We gebruiken M365 voor projecten en samenwerkingen en zijn momenteel bezig met de verdere doorontwikkeling. Ons beleid is dat documenten gearchiveerd moeten worden in het zaaksysteem. Wanneer een project- of samenwerkingskanaal een jaar niet is gebruikt, willen we deze verwijderen.

We zijn eigenlijk op zoek naar organisaties die werken met M365, maar de archivering via een zaaksysteem laten verlopen. We willen graag met hen in gesprek over hoe je medewerkers kunt instrueren om op de voorgeschreven manier te werken.