Duurzame toegankelijkheid binnen Common Ground

In ‘Op weg naar 2020 en verder’ (Archief 2020) werd een toekomstbeeld geschetst waarbij in 2025 enkel digital born archieven gearchiveerd worden. In hoeverre zijn archiefdiensten ingesteld op dit scenario met nog drie jaar op de teller? E-depots zijn niet meer weg te denken uit het vakgebied. Meerdere aansluitingstrajecten zijn doorlopen om digital born of gedigitaliseerde archieven over te brengen en toegankelijk te maken. Toegegeven, het zwaartepunt ligt nog bij documentaire en raadsinformatie, maar ook van complexere informatieobjecten en gegevensverzamelingen wordt werk gemaakt.

Beter aansluiten

Toch laten vooral de aansluiting en toegankelijkheid nog veel te wensen over. Zo voelen standaarden als MDTO en afgedwongen bestandsformaten vaak als een blok aan het been van zorgdragers, omdat deze ver af staan van de manier waarop ze binnen hun organisatie informatie creëren en gebruiken. Conversies, migraties, mappingen…bij overbrengen komt veel kijken zonder dat daar altijd een duidelijk (beter) resultaat tegenover staat. In het e-depot worden de archieven dan wel gepreserveerd, maar er wordt ook ingeleverd op bruikbaarheid en vindbaarheid ten opzichte van de situatie vóór overbrenging. Vergelijkingen als ‘het e-depot is een zwart gat waar onze informatie naartoe gaat’ worden niet zelden gemaakt. Bewaren bij de bron en Common Ground worden als oplossingen gezien die hier verandering in lijken te kunnen brengen. Maar kan daar zo maar op overgestapt worden? En welke rol heeft de archiefinstelling daarin?

Een groepje informatiespecialisten vanuit de Gemeente Utrecht, Het Utrechts Archief, Regionaal Archief Rivierenland, Regionaal Archief Zuid-Utrecht, Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en het Waterlands Archief (hierna: de kerngroep) heeft besloten het heft in eigen hand te nemen en gebruik te maken van de open uitnodiging om binnen Common Ground mee te werken aan de toekomst: duurzaam toegankelijke informatie ongeacht waar het staat.

Ambitie genoeg

Als visie hangt Common Ground al jaren boven de markt, maar is tot op heden nog relatief weinig omarmd door archiefdiensten. De uitdaging ligt ‘m vooral in het ontwikkelen van losstaande componenten met afgebakende functionaliteiten die preservering en duurzame toegankelijkheid mogelijk maken. Dit alles ongeacht of de informatie nog in het proces gebruikt wordt of al statisch is verklaard én ongeacht of deze bij de zorgdrager of archiefinstelling staat. Daar wil de kerngroep zich op richten. Door principes en specifieke eisen uit te werken en vervolgens met de Common Ground community – waaronder marktpartijen – te werken aan toekomstige realisatie en implementatie. De kerngroep werkt agile en baseert zich op bestaande standaarden en inzichten om de validiteit en toepasbaarheid te testen.

De eerste stappen zijn gezet door bestaande architecturen naast elkaar te leggen en principes te selecteren die van toepassing zijn op de geformuleerde ambitie. Deze zijn geplot op het 5-lagenmodel om de brug te slaan naar Common Ground. Deze principes worden gekoppeld aan gebruikerswensen, op basis waarvan de ontwikkelagenda vorm wordt gegeven. Het streven is om in 2025 een stevige basis te hebben gelegd voor de borging van duurzame toegankelijkheid in een informatiehuishouding gebaseerd op Common Ground.

Actievere rol

De kerngroep is zich bewust van de opgaven die gemoeid gaan met deze ambitie. Maar dat is voor hen geen reden om zich hierdoor af te laten schrikken. De ambitie is per slot van rekening niet gestoeld op luchtkastelen, maar op een doordachte bestaande informatiekundige visie waar in de praktijk ook aan gewerkt wordt. Echter, de actieve rol van archiefinstellingen ontbreekt of is te weinig aanwezig in dit verhaal. Het is bij uitstek de gelegenheid om mee te denken en te sturen op ontwikkelingen. Nu – meer dan ooit – kunnen archiveringsprincipes in een vroeg stadium van het ontwikkelproces belicht en behartigd worden, zodat het borgen van ons geheugen voor toekomstige generaties niet vervalt tot een bijzaak ten overstaande van gebruikerswensen die zich richten op (her)gebruik nu.

Wat kan jij doen?

Ben je geïnspireerd geraakt door de ambitie van de kerngroep? Volg, deel, geef feedback op hun documenten en blogs op o.a. KIA. Meng je in de discussie, want de ambitie is niet van de kerngroep alleen, maar voor alle vakgenoten.