De systeemanalyse, wat is het en hoe werkt het?

De systeemanalyse, wat is het en hoe werkt het?

Zoals u wellicht weet, kent de nieuwe methodiek voor waardering van archieven die we bij het Nationaal Archief ontwikkeld hebben drie waarderingsintrumenten: de systeemanalyse, de trendanalyse en de risicoanalyse. De eerste twee zijn echt “onze” instrumenten, bedoeld om de waarde aan het licht te brengen van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en als bron van historisch onderzoek, zoals het Archiefbesluit zegt. Het duo systeem- en trendanalyse zijn net als de 6 (en soms 7) criteria van PIVOT bedoeld om die archieven in beeld te brengen die we willen bewaren. De bedoeling is hetzelfde, maar de weg erheen loopt iets anders.

Waarom is er een systeemanalyse? Kort gezegd is de systeemanalyse er om een kader neer te zetten, echt een “bare basics” van te bewaren archiefbestanden. De trendanalyse vult dit kader verder in met maatschappelijk relevante archieven, zodat we wel uitkomen bij een collectie die een weerspiegeling is van onze samenleving als geheel zonder meteen het kind met het badwater weg te gooien.

Hoe werkt de systeemanalyse? Idealiter zetten we met een paar grote pennenstrepen een waarderingskader neer voor de gehele overheid. De realiteit is dat we nu bezig zijn om in samenwerking met Doc-Direkt een aanpak voor de selectie van de departementsarchieven over de periode 1975-2005 te ontwikkelen. Daarom hebben we onze systeemanalyse nu toegespitst om waardering per departement mogelijk te maken.

I: we kijken naar het departement als besluitvormingsmachine.

De meeste departementen kennen grofweg dezelfde structuur met een politieke leiding (minister, staatssecretaris), een ambtelijke leiding (hoogste ambtenaren), een aantal beleidsdirecties en soms een uitvoerende dienst. Doorgaans bevinden zich bovenin deze organisaties verschillende belangrijke overleggen die je als knooppunten van informatie binnen zo’n departement kunt beschouwen. Die wijzen we aan om te bewaren (dat gebeurt in de huidige BSDs overigens ook, het is geen raketwetenschap allemaal). Het idee achter deze invalshoek is dat, als je de juiste punten aanwijst van alle primaire processen van een departement de eindstadia van besluitvorming bewaard blijven.

II: De taakuitvoering van de overheid wordt per beleidsterrein nog een keer grondig doorgekeken. Als we ons even beperken tot overheidsactoren (want particuliere actoren zijn natuurlijk ook onderdeel van beleidsterreinen) betekent dit dat er een aantal actoren bijkomt, te weten de andere overheden en zelfstandige bestuursorganen.

Bij het doorkammen van een beleidsterrein zoeken we naar een paar dingen. Ten eerste worden de nota’s, regels en wetten benoemd die bepalend zijn voor het gehele beleidsterrein of een groot deel ervan. Van de totstandkoming van deze producten bewaren we de neerslag op alle inhoudelijk relevante plaatsen binnen een departement.

Dat betekent doorgaans bij de verantwoordelijke beleidsdirecties (in de top van het departement werden de eindstadia al bewaard). Op deze manier stellen we zoveel mogelijk van de neerslag van de totstandkoming van deze wetten veilig.

Ten tweede zoeken we naar neerslag van uitvoerende handelingen die je ongeacht maatschappelijke relevantie altijd wilt bewaren. De overheid is op verschillende vlakken in de samenleving één van de voornaamste producenten en verzamelaars van informatie. Daarom is het vrij vanzelfsprekend dat de overheid registraties aanlegt die we graag willen bewaren. Laten we zeggen het Kadaster, of registraties van radioactieve stoffen in Nederland.

Verder produceert de overheid ook in de uitvoerende sfeer neerslag die we zo belangrijk vinden dat we ze altijd willen bewaren. De totstandkoming van bestemmingplannen bijvoorbeeld, of vergunningen om een kerncentrale te runnen. Dit soort uitvoerende taken wordt vaak niet (meer) binnen een ministerie zelf uitgevoerd. Die zijn meestal ergens heen gedecentraliseerd, zodat het handig is om ook even bij andere overheidsactoren te kijken. Zo ontstaat een overzicht van te bewaren neerslag dat aangevuld kan worden met de resultaten van trend- en risicoanalyse.