Archieftoezicht: compliance-gericht of risico-gebaseerd?
Ik werd getriggered door een zinnetje in de presentatie van Arnaud Glaudemans over de nieuwe VNG Archi...
Diploma-eis archivaris vervalt…bedreiging of kans?
- aug 2022
- Hans Hut
- ·
- Aangepast 27 jun
- 14
- 46
Vanaf het eerste moment dat de concepttekst voor de nieuwe Archiefwet bekend wordt is de Nederlandse archivistieke wereld in rep en roer. De teneur is dat het beroep van archivaris ernstig in zijn bestaansrecht wordt bedreigd. Want volgens die nieuwe Archiefwet hoeft de archivaris, die verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door de dienst worden bewaard, maar ook is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet door de overheidsorganen van de provincie, de gemeente, onderscheidenlijk het waterschap, niet meer in het bezit te zijn van een diploma archivistiek.
De wetgever geeft als reden hiervoor “dat kennis weliswaar belangrijk is, maar een succesvol functioneren al lang niet meer afhankelijk is van het diploma. Het informatievak is sinds de digitalisering sterk in beweging geraakt en binnen de wereld van informatiebeheer en ICT zijn er veel nieuwe functies ontstaan waartoe de archivaris zich dient te verhouden.”
De archivaris wordt in het vervolg “aangewezen in elk geval op grond van zijn professionele kwaliteiten, in het bijzonder zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake archivistiek, alsmede zijn vermogen de taken te vervullen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens deze wet”. Daartoe moet de archivaris voldoende toegerust zijn voor het uitoefenen van zijn functie en de wet geeft hiervoor in art. 6.3 lid 4 de belangrijkste criteria. Deze criteria dienen in de praktijk verder uitgewerkt te worden in overleg tussen de opleidingen en vertegenwoordigers van professie en branche, al dan niet te verbinden aan een vorm van (vrijwillige) certificering. De wet zelf stelt hier geen nadere eisen.
De Raad van State maakt van de redenering van de wetgever overigens spreekwoordelijk gehakt, door te stellen dat zij uit de toelichting opmaakt “dat de regering van oordeel is dat de curricula van de betreffende opleidingen archivistiek niet meer bij de tijd zijn door ontwikkelingen in de ICT en in de regelgeving (privacy, informatiebeveiliging) en dat niet overtuigend is aangetoond dat dit het geval is.” En indien blijkt dat dat zo is, het er eerder voor pleit “om in overleg te treden met de betreffende opleidingen en te bezien hoe het curriculum kan worden verbeterd”.
Ik werd op dit onderwerp (weer) getriggered door een betoog van Ronald van der Steen tijdens de laatste Archiefdagen 2022, waarbij hij een parallel trok tussen de regulering van, door en binnen de beroepsvereniging KVAN en die van, door en binnen de beroepsorganisaties van RA’s, RE’s, en RO’s[1], respectievelijk de NBA, NOREA, en IIA.
Het thema van de Archiefdagen was namelijk “de waarde(n) van de archivaris” waarbij met name de beroepscode van archivarissen onder de aandacht werd gebracht. Als RE werkzaam in een toezichtsrol binnen de archiefwereld begreep ik die parallel maar al te goed. Uit het kritische verhaal van Van der Steen herkende ik dat de KVAN tot nu toe weinig dwingend was geweest waar het de waarborging en het actueel houden van de beroepskwaliteit betreft. De roep om een duidelijk curriculum, verdergaande regulering, permanente educatie en een tucht- en sanctiebeleid klonk mij dan ook zeer bekend in de oren.
En natuurlijk heeft de wetgever een punt dat het informatievak “sinds de digitalisering sterk in beweging is geraakt” en dat er in dat vakgebied “veel nieuwe functies zijn ontstaan”. Maar binnen een goed curriculum is dat op te lossen, door slim een divers pakket van hoofd- en bijvakken op te zetten voor de informatieprofessional van de toekomst.
Verder is het aan de beroepsvereniging om stappen te zetten op het gebied van de verdere (zelf)regulering van het beroep, al dan niet in samenwerking met die andere beroepsvereniging op dit terrein: de KNVI. Op die manier komen de professionals op het gebied van Informatiemanagement, Informatietechnologie, Informatievoorziening én Informatiehuishouding onder één paraplu in de Nederlandse Beroepsorganisatie van Informatieprofessionals, kortweg NBI. Een organisatie – zoals Van der Steen al betoogde – naar analogie van bijvoorbeeld NBA of NOREA, met een openbaar register, met statuten en reglementen, met een commissie die zich buigt over het curriculum, met gedrags- en beroepsregels, duidelijke kwaliteitscriteria die ook worden getoetst, een ethische commissie, een tuchtraad, e.d.
Kortom: grijp die kans om een volwassen beroepsorganisatie in het leven te roepen die weet waarvoor ze staat, die de kwaliteit van het beroep bewaakt en verder stimuleert, en die een volwaardige gesprekspartner is voor overheid en bedrijfsleven. Tenslotte dienen we als informatieprofessionals allemaal een maatschappelijk belang!
[1] RA = Register Accountant, RE = Register EDP Auditor, RO = Register Operational Auditor
Verken
Scanning on demand Stadsarchief Amsterdam maakt grote sprong
Samenvatting: Sinds medio 2022 werken we aan het verkorten van de levertijd voor scanning on demand. Inmiddels kunnen we hier een mooi resultaat over delen. Door het wegnemen van opvolgende handmatige acties, hebben we het scanning on demand-proces substantieel kunnen versnellen.
Wisseling van de wacht
Binnenkort heeft Harm Pieters, de community manager van KIA, een aantal weken geboorteverlof. Om die ...
Reacties
Ik ben bang dat de door OCW (en VNG) gewenste situatie niet te vergelijken is met de accountantswereld: ten eerste is het inzetten van een accountant in een aantal gevallen wettelijk verplicht (zie oa art. 393 van boek 2 BW) en verder bestaat er een Wet op het accountantsberoep. Combineer die 2 en je hebt feitelijk hetzelfde als de opleidingseisen in de Archiefwet.
Ander verschil is dat de overheid alleen aan zichzelf echte archivistische eisen voor de informatiehuishouding stelt en daar nauwelijks sancties aan koppelt (met dank aan oa het lobbyclubje VNG). Weer niet te vergelijken met de eisen voor een financiële huishouding, die zowel aan de overheid, als private organisaties, als individuen gesteld worden. Met behoorlijke sancties erbij.
En ja, ik ben het met je eens dat de KVAN wel wat steviger had mogen inzetten op de status van de opleidingseisen.
@chidohoubraken
Chido, dank voor je reactie. Natuurlijk zijn er verschillen tussen de accountantswereld en de wereld van de informatieprofessional (ik zeg hier expres niet de wereld van de archivaris), maar ik leg de nadruk liever op de overeenkomsten. De zaken waarvan we kunnen leren en ons voordeel mee kunnen doen, tenminste als we ons vakgebied serieus willen blijven nemen.
Overigens geldt de wet op het accountantsberoep alleen voor RA's en AA's, niet voor RE's en RO's, maar dat terzijde.
@chidohoubraken
Oh, maar ik vind de overeenkomsten juist heel groot, met name tussen archivaris en accountant. Daarom pleit ik ook voor certificering, opleidingseisen en sanctiemogelijkheden.
Die certificering is wel een dingetje: zowel de KNVI als de KVAN hebben geprobeerd dat van de grond te krijgen. De KNVI is er in 2018 mee gestopt wegens gebrek aan animo. De KVAN was er al eerder mee gestopt, maar hoopte het met de nieuwe Archiefwet eindelijk voor elkaar te krijgen: OC&W had, vanwege het verdwijnen van de opleidingseis, in eerste instantie beloofd de oprichting van een certificering met beroepsregister te ondersteunen, maar trok die belofte later weer in ("je verwacht het niet..."). Probleem is dat zo'n certificeringstraject met register een vrij zwaar proces is, inclusief Europese goedkeuring. Dat red je niet zomaar als relatief kleine beroepsvereniging.
Niettemin Hans, zouden we wel meer kunnen doen om serieus over te komen. Wat dacht je er van om het toezicht op de uitvoering van de WOO op lokaal niveau naar ons toe te trekken?
Vergaande samenwerking met de KNVI, in het bijzonder op het gebied van certificering en een soort beroepsregister, maar zeker ook voor kennisdeling, gezamelijke congressen etcetera, lijkt me een uitstekend idee.
@chidohoubraken
Chido, het zal zeker geen eenvoudig proces zijn, en het zal ongetwijfeld tijd kosten om het allemaal goed te regelen. Maar met die constatering komen we niet verder, ben ik bang. Het wordt echt de hoogste tijd om dit serieus vorm te geven. 'Kannie' is 'wilnie' in mijn boek. En ja, het zal OC&W een paar centen kosten, maar echt niet in de orde van grootte van de stikstof miljarden. Maar financiële ondersteuning van rijkswege is wel een broodnodige bevestiging dat mijn de informatiehuishouding van de overheid echt serieus neemt, en dat niet alleen maar met de mond belijd. Onze regeringscommissaris Arre Zuurmond zou dat m.i. ook ruimhartig moeten steunen, want dit past zeker ook in zijn straatje van de Informatiekaderwet.
Helemaal eens met je opmerking over het toezicht op de Woo. En daar hoeft het m.i. niet te stoppen. Er zijn nog een paar informatiewetten die om gericht en onafhankelijk toezicht schreeuwen. Om die reden zijn we in Rotterdam ook bezig om de Archiefinspectie om te bouwen naar Toezicht op de Informatiehuishouding. Dus ja!
@martijnspruit
Martijn dank voor je bijval. Die kennisdeling wil ik ook graag in de vorm van permanente educatie, om ervoor te zorgen dat de informatieprofessionals - incl de archivarissen - bij de tijd zijn en blijven. Zo blijft het curriculum ook actueel.
@chidohoubraken
Volgens mij zijn we het met elkaar eens, Hans :-)
Welke andere informatiewetten zie jij nog als zinvol om toe te voegen?
Ik heb ooit, bijna 15 jaar geleden, bij het 'oude' LOPAI wel eens gepleit om ook de toetsing van de (toen nog) GBA en BAG tot ons takenpakket te laten rekenen. Dat vond men toen niet opportuun, ondanks dat de positie van de Provinciale Archiefinspecties bedreigd werd door de oprichting van de Commissie Oosting. Maar IBT zou zich dat nog steeds kunnen toe-eigenen; het belang van een correct systeem van basisregistraties wordt steeds beter gezien.
Voor gemeentelijke archiefinspecties is dat weer wat lastiger, omdat ze niet onafhankelijk zijn van de organisatie waar ze dan toezicht op houden. Maar goed, de bedrijven die het nu uitvoeren, zijn dat feitelijk ook niet (je wil volgend jaar ook weer een opdracht krijgen, nietwaar?) en hetzelfde zou dan ook moeten gelden voor de Archiefwet en de WOO.
@chidohoubraken
Dat denk ik ook, Chido. :-)
V.w.b. de informatiewetten denk ik naast de Archiefwet en de Woo in eerste instantie aan de Who en de Wep.
Maar los van welke informatiewetten van belang zijn, zou ik graag een meer op internal audit gebaseerde (derdelijns) invulling van de archiefinspectie willen zien, gericht op het toetsen van de kwaliteit en effectiviteit van de informatiehuishouding, in plaats van een pure compliance (tweedelijns) invulling, dus zuiver gericht op: voldoen we aan de wet.
@chidohoubraken
De verwijzing naar financiële controle doet me denken aan een actuele oproep aan de politiek en het bestuur om digitalisering als een thema-overstijgend aspect binnen de overheid te beschouwen net als dat nu al met financiën gebeurt.
Ik zou in een Nederlandse Beroepsorganisatie van Informatieprofessionals ook ruimte willen maken voor (digitaal) erfgoedprofessionals. Er is naar mijn weten geen beroepsvereniging voor erfgoedprofessionals, maar wel een opleiding: de Reinwardt Academie waar overigens ook weer archivarissen worden opgeleid.
@chidohoubraken
Hans, dat is de richting die wij ook op willen: van rechtmatigheid naar doelmatigheid. Laten we eens afspreken.
@chidohoubraken
Marco, op welke oproep doel je? Vind ik wel interessant.
@chidohoubraken
Chido, dat is een prima plan. Ik ben nog tot 30/9 te bereiken op mijn emailadres bij de Gemeente Rotterdam: h.hut1@rotterdam.nl
@chidohoubraken
@chidohoubraken ik heb niet één specifieke oproep paraat. Ik ben zelf actief betrokken bij pogingen vanuit de samenleving om bestuur en politiek beter te laten inspelen op de veranderingen a.g.v. de digitale transformatie. Op verschillende bestuursniveaus wordt gewerkt met digitalisering per thema of project terwijl experts denken dat een meer integrale aanpak nodig is.