Verslag Regiobijeenkomst Informatiebeheer NU! Groningen

Reeks regio-kennissessies

In de provincie Groningen werd op donderdag 18 maart de regiosessie Informatiebeheer NU! georganiseerd. Deze sessie is onderdeel van een reeks VNG-KIA bijeenkomsten, workshops en webinars speciaal voor informatieprofessionals in een bepaalde regio. Het doel is om op regionaal niveau, aan de hand van actuele onderwerpen, samen te werken en kennis te delen.

Als voorbereiding op de regiosessie hebben we aan de Groningse deelnemers gevraagd naar actuele thema’s rondom informatiebeheer. Aan de hand van de uitkomst hebben we twee sessies georganiseerd:

- Duurzame toegankelijkheid en e-depot.

- Archiefwet en Wet Open Overheid.

De regiosessie werd ondersteund door de Provincie Groningen en de Groninger Archieven, Eddy de Jonge, directeur van de Groninger Archieven verzorgde de aftrap van de dag.

Duurzame toegankelijkheid en e-depot

Deze sessie is onderverdeeld in drie delen:
- Ontwikkelingen e-depot door Vincent Stedema (Groninger Archieven).
- QuickScan op de informatiehuishouding door Frederiekje de Jongh (Groninger Archieven).
- Digitale bewaarstrategie door Paul ten Vergert ( Groninger Archieven).

Ontwikkelingen e-depot

Vincent vergelijkt de ontwikkeling van een e-depot aan de hand van een bouwproces van een huis. Hij noemt de verschillende bouwstenen die van belang zijn bij de duurzame opslag van data. Zoals de TMLO, standaard uitwisselformaten en diverse handreikingen die hiervoor zijn opgesteld. Het oprichten van het e-depot heeft de Groninger Archieven afgelopen jaren gedaan in een pilotfase met de Gemeente Groningen. Doel van deze fase was het proces inzichtelijk krijgen en verbeteringen doorvoeren. De pilotfase is inmiddels afgerond en er is gewerkt aan het opleveren van de Producten en Diensten Catalogus en verschillende kennisproducten. Vincent laat ons een preview zien van de Concern Bekendmakingen 2012-2015 van de gemeente Groningen die nu zijn opgenomen en in het e-depot en toegankelijk zijn gemaakt.

Er is een stevige basis gebouwd en de Groninger Archieven werkt aan verdere doorontwikkelingen. Ook met het oog op de veranderingen die er aan komen zoals de Nieuwe Archiefwet, de Wet Open Overheid, uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling, Common Ground en dataficatie.

QuickScan op de informatiehuishouding

Frederiekje vertelt over de ervaring met een QuickScan informatiebeheer. Dit is een uitgebreide vragenlijst die als doel heeft om de informatievoorziening van een zorgdrager in kaart te brengen en te toetsen in hoeverre de informatie voldoet aan de eisen van duurzame toegankelijkheid. De scan bevat 17 aandachtsgebieden waarvan Frederiekje er een aantal toelicht die zij in de praktijk tegenkomt. Zoals metadatering, bestandsformaten, applicaties en hybride archieven. Vanuit de deelnemers worden er praktische vragen gesteld over welke bestandformaten de voorkeur hebben, maar ook complexe vragen hoe je bijvoorbeeld om moet gaan met informatie uit een database.

Het advies is om aan de slag te gaan op basis van een risicoschatting. Begin met informatie die bedrijf-kritisch is en een lange bewaartermijn heeft. Zorg dat deze informatie al aan de voorkant goed gevormd is. En stel een metadata-schema op die niet alleen de TMLO ondersteund maar ook de bedrijfsvoering van je organisatie. Frederiekje sluit haar presentatie af met een korte update over de opvolger van de TMLO de MDTO.

Digitale bewaarstrategie

Paul ten Vergert heeft één belangrijke boodschap deze ochtend:
‘Regel alles goed aan de voorkant zodat we informatie voor de toekomst goed kunnen bewaren.’
De gemeente Groningen zet hier hun bewaarstrategie voor in. In deze strategie komen verschillende onderwerpen aan bod die te maken hebben duurzame toegankelijkheid. Maak de informatiehuishouding inzichtelijk aan de hand van een informatieplattegrond, voer risicoanalyses uit en denk na over zaken als conversie, migratie, metadatering en bestandsformaten. Het is van belang om hier beleid en procedures voor op te stellen. Er worden veel vragen gesteld en het is leerzaam om te zien hoe de gemeente Groningen de digitale bewaarstrategie heeft vorm gegeven.

Archiefwet en Wet Open Overheid

Na de pauze neemt Peter Diebels (Provinciearchivaris en Interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Zuid-Holland) ons mee in de veranderingen in de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Peter start de presentatie met de nieuwe Archiefwet: wat verandert er precies, waarom en welke gevolgen heeft dit voor de regio Groningen. Onderwerpen zoals de verplichte archivaris, vervroegde overbrenging, bewaren bij de bron, meldplicht voor incidenten, het selectiebesluit en toezicht worden besproken. Vanuit de deelnemers komt er een goed gesprek op gang over welke praktische gevolgen de wet nu heeft voor de Groningse situatie. Nieuwe ontwikkelingen rond de archiefwet zijn te volgen op een speciale pagina op KIA: Kennisindex Archiefwet.

Vooraf aan de regiosessie zijn er bij Peter al verschillende vragen aangeleverd over de Wet Open Overheid, deze nemen we samen door. Zo wordt duidelijk hoe gebruik wordt gemaakt van het platform Plooi en deelt Peter veel linkjes en artikelen waar meer relevante informatie is te vinden. Ook verwijst hij naar de verschillende werkgroepen van de VNG op het gebied van duurzame toegankelijkheid.

Vragen en presentaties

De afsluiting van de dag wordt verzorgd door Rita Jonker (Interbestuurlijk toezichthouder Archief- en informatiebeheer). Het was een geslaagde regiosessie en we spreken af om hier een vervolg aan te geven om zo de samenwerking binnen Groningen te stimuleren. Mocht je nog vragen hebben neem dan contact op met Alice Strating en bekijk alle presentaties hier terug.