informatiebeheerplan en virussen

In de werkgroep InformaWtiebeheerplan ontmoet ik collega’s uit het land om te praten over de informatiehuishouding bij hun organisatie en hoe een (informatiebeheer)plan daarbij kan helpen.

Dit jaar is het thema in de werkgroep collega’s uit het land helpen bij het opzetten van een informatiebeheerplan binnen hun organisatie. In de werkgroep organisaties uit alle hoeken van het land. Het grootste probleem...eh uitdaging: hoe krijg ik dit onderwerp op de agenda van mijn bestuur of management?

Het is vaak een moeizame start om de mensen en middelen krijgen een informatiebeheerplan op te gaan stellen want hoe leg ik mijn management uit dat we hier tijd voor moeten maken en dat ten koste gaat van mijn tijd voor WEP, WOO en MEBV?

De gemeente ’s-Hertogenbosch is al een paar jaar de trotse eigenaar van een volledig informatiebeheerplan en graag schets ik aan de hand van twee virussen wat je daar dan aan hebt.

Gek virus 1: Covid

Onze burgemeester vertelde in maart 2020 op nationale TV dat we in Brabant een weekje sociale onthouding zouden doen. Dat zou dat virus wel indammen. Het liep uiteindelijk allemaal iets anders en had ook een enorme impact op onze informatiehuishouding en het bijbehorende beheer.

Digitaal werken heeft heel erg geholpen bij het succesvol kunnen thuis werken. De mogelijkheden die we eigenlijk al in huis hadden werden ineens heel belangrijk. Digitaal samen werken in teams en online vergaderen werden noodzakelijk. Door het informatiebeheerplan wisten we waar knelpunten zouden kunnen optreden maar ook waar er kansen lagen om afdelingen te bewegen afscheid te nemen van hun vertrouwde netwerkschijf en de overstap te maken naar M365. Een omgeving met meer mogelijkheden voor versie- en informatiebeheer.

Gek virus 2: Log4J

Op 10 december 2021 meldde de IBD dat er een dat er een kwetsbaarheid zat in de Java bibliotheek. Een bouwsteen in veel applicaties. De eerste vragen welke applicaties? en welke informatie is daar in opgeslagen?

Het inzicht in onze applicaties en de daarin opgeslagen informatie heeft ons erg geholpen bij de het afwegen van risico’s, applicaties wel of dicht zetten en het prioriteren van de te patchen applicaties maar ook praktisch om de namen van de juiste contactpersonen per applicatie te vinden.

Was dit zonder informatiebeheerplan ook niet goed gekomen?

Natuurlijk. Ik heb alle vertrouwen in de crisisvaardigheden van mijn collega’s maar het is erg fijn als er een basis ligt waar je op terug kan vallen in tijden van crisis.

In 2021 publiceerde de VNG een handreiking voor het opstellen van een informatiebeheerplan. Ik krijg daar nog vaak enthousiaste berichten over van collega’s die de handreiking hebben gebruikt en nuttig vonden maar ik krijg ook wel eens kritische vragen (waar voor dank). Graag peil ik bij jullie of er behoefte is aan een vernieuwde versie met daarin onderwerpen die misschien nog niet goed naar voren kwamen in de huidige handreiking? Reageer op dit blog of stuur een berichtje. a