Blog derde bijeenkomst informatiebeheerplan 25 mei 2021: Help! waar is de start?

Dinsdag 25 mei was de derde bijeenkomst van de werkgroep informatiebeheerplannen. Aan mij de eer om mijn gevoelens na deze bijeenkomst met jullie te delen.

In mijn tweede jaar in deze werkgroep gaan we aan de slag met informatiebeheerplannen. In het eerste jaar hebben we onderzocht wat het instrument informatiebeheerplan is en wat het kan betekenen voor de informatiehuishouding van een organisatie en daar een handreiking over geschreven.
In dit tweede jaar hebben collega- gemeente en andere organisaties zich gemeld die met dit instrument aan de slag willen gaan. Tijd voor actie dus!

Iedere startpositie van deze organisaties is anders en de meesten staan nog aan de start. Ik merk dat collega's nog niet goed weten wat de start dan precies zou kunnen zijn en al helemaal geen beeld hebben bij de finish. Gevolg: geen idee hoe en waar te starten.

In onze handreiking van vorig jaar hebben we daar al een flink aantal tips voor gegeven maar ik wil mijn collega's vooral meegeven dat de reis en de samenwerking onderweg net zo belangrijk zijn als het eindresultaat.
Die start ligt dus in ieder geval binnen je eigen organisatie. Ga op kennismakingsronde met een aantal collega's in het I-domein of gebruik de bijeenkomsten waar je elkaar al treft. Als je met de domeingenoten spreekt zul je merken dat zij binnen de organisatie tegen dezelfde dingen aanlopen.
En dan ben je eigenlijk ook bij stap 2. Onderzoek wat die dingen zijn. Het belangrijkste is dat je samen gaat bedenken hoe je deze uitdagingen aan kan pakken. Alleen ga je snel, samen kom je verder. De meeste verbetertrajecten hebben ups en downs en dus zal jullie eerste oplossing niet perfect zijn, ga samen aan de slag met doorontwikkeling van het instrument binnen jouw organisatie.

Informatiebeheer in een organisatie is maatwerk. In de werkgroep komen allerlei organisatorische vormen van Informatiebeheer langs van het volledig ontbreken van de functie informatiebeheer binnen een organisatie tot een expertisecentrum. Het instrument informatiebeheerplan zal ook vele verschijningsvormen kennen van I-Navigator tot Mavim/ Blue Dolphin maar het belangrijkste is lekker aan de slag met Informatiebeheer binnen je organisatie en je collega's helpen een zo goed mogelijk geheugen van de organisatie te laten ontstaan.

Met veel plezier ga ik met deze werkgroep verder. Ik weet zeker dat ik onderweg nog veel ga leren. Deze lessen neem ik mee naar mijn eigen organisatie en misschien breiden we de handreiking ook nog wel uit.

Niels Schelstraete
Senior adviseur informatievoorziening gemeente 's-Hertogenboch