Informatiebeheer in M365: variatie in beheer van projectinformatie

Het begon zo goed. Op de kleuterschool legde de meester mij uit dat rondje blokjes in het ronde gaatje moesten en driekhoekblokjes in het gat in het driehoeksvakje maar ergens onderweg ben ik deze les vergeten en wilde ik alle documenten in een generiek zaaksysteem hebben.

Deze les leerde ik ongeveer 40 jaar geleden en inmiddels speel ik niet meer blokjes maar ben ik senior adviseur informatievoorziening bij de gemeente 's-Hertogenbosch. Mijn taak is het geheugen van mijn gemeente scherp te houden door mijn collega's te helpen weg te gooien wat weg moet en goed te bewaren en onthouden wat we willen bewaren.

Om dat geheugen scherp te houden werken we met informatiesystemen. Die informatiesystemen komen in net als onze informatie in allerlei vormen. Het is de taak van informatiebeheer om samen met de organisatie de juiste mix te vinden. Welke informatie in welk systeem en dus niet: in dit systeem moet alle informatie. En informatie wat niet in dat systeem zit is geen archief.

In 2013 gingen we zaakgericht werken. We hadden ons Zwitsers zakmes zaaksysteem waarmee we al onze informatiesystemen zouden gaan vervangen. Weg met die vakapplicaties en netwerkschijven, alles in het zaaksysteem. Toen het programma Zaakgericht werken was afgelopen werkten we 100% digitaal maar hadden we nog steeds netwerkschijven en nog evenveel vakapplicaties.

Er kwamen ook steeds meer signalen van medewerkers dat hun werkzaamheden en informatie niet in het zaaksysteem pasten of dat ze dubbel registratiewerk (zaaksysteem en vakapplicatie) moesten doen.
Na wat onderzoek kwamen al snel tot twee grote knelpunten. Eerste knelpunt “samenwerken in (grote) projecten” en tweede knelpunt ‘onvoldoende procesondersteuning in zaaksysteem”.
Onze oplossingen waren het inrichten van een Online SamenwerkOmgeving voor werken in projecten en het aanwijzen van vakapplicaties tot formele digitale archiefruimten. Bij de VNG noemen ze dat “Archiving by Design”.

De online samenwerkomgeving werd een private cloud met Microsoft producten en niet veel later gemigreerd naar de Microsoft 365 cloud. De plek voor het samenwerken aan documenten in projecten en teams.

Het knelpunt bij de projecten was de grote hoeveelheid informatie binnen een project. In het zaaksysteem hebben we nog wel geprobeerd te werken met relateren van zaken en andere ordeningspogingen maar dat leverde geen tevreden gebruikers op. Bij het inrichten van de projectsites in de OSO werd flinkgeproeftuind met de gebruikers. De ordening en metadata die binnen een project en bij document moest worden vastgelegd werden samen bepaald. Resultaat tevreden projectmedewerkers en informatiebeheerders.

We hebben de OSO toen ook gelijk aangewezen tot formele archiefruimte zodat een echt projectarchief is ontstaan. We kunnen projectsites afsluiten en na verstrijken van de bewaartermijn vernietigen.

De stap naar de Microsoft 365 omgeving levert veel nieuwe mogelijkheden op en een goede integratie tussen de producten en devices. De gebruikers zijn erg tevreden over de mogelijkheden maar als informatiebeheerder vind ik dat het nog beter kan.

Ik begrijp dat Microsoft 365 vooral een samenwerkomgeving is en niet echt een documentmanagementsysteem,
Ik begrijp dat Amerikanen anders tegen archiveren aankijken dan wij in Nederland.
Ik begrijp ook dat Microsoft extra aan ons wil verdienen door de recordmanagementfunctionaliteit onder te brengen in de duurdere E5 licentie.

Maar een goed geheugen ontstaat door weg te gooien oftewel te vergeten wat je niet meer wilt onthouden en je belangrijke herinneringen te koesteren. Waarom is het dan zo moeilijk om informatie in M365 te vernietigen?

Ik ben blij met onze inrichting maar ik kan dus alleen vernietigen per projectsite. Ik heb dus weten te voorkomen dat er alleen maar informatie bij komt maar Ik kan nog niet vernietigen op basis van het resultaat. Dus een gestopt project bewaar ik net zo lang als een project wat netjes is afgerond. Als ik dit wil verbeteren moet ik gaan werken met ingewikkelde labels op documentniveau en die duurdere licentie.

Dat betekent dat een zaaksysteem en binnenkort oplossingen met Common Ground nodig blijven voor processen waarin tijdige vernietiging belangrijk is. De meeste dienstverleningsprocessen die vaak persoonsgegevens bevatten zijn dus niet geschikt om onder te brengen in M365.

De mogelijkheden die M365 biedt voor samenwerking zijn dan wel weer een aanvulling op ons aanbod van informatiesystemen. De flexibiliteit van de oplossing maakt dat gebruikers veel zelf kunnen aanpassen en beheren en het echt leuk vinden om hun eigen werkomgeving te creëren.

Tijdens mijn masteropleiding bij TiasNimbas gaf de in 2011 overleden professor Gert Nielen college over centralistisch en variatie :
Standaardi­seren veronderstelt centralistisch bestuur. In de organisatietheo­rie wordt het concept "centralisatie" verbonden met het aantal plaatsen waarop een zekere beslissing wordt geno­men: naarma­te dat aantal kleiner is, is de organisatie meer centralisti­sch. Bij standaardiseren wordt altijd één beslissing genomen over het hele geldigheidsgebied; dat is dus centralisme.
Daarbij doet het er niets toe, waar zich dat ene beslis­punt bevindt. Zo wordt nogal eens gesuggereerd, dat standaardisatie decentralis­tisch is als hij tot stand komt door 'samen­werking', 'gemeen­schappe­lijke' activi­teit, 'af­stemming van afspra­ken'. Even­wel, waar een aantal beslissers samen tot een besluit geraken, is er maar één plaats van beslis­sen, niet­waar? Dat is onver­kort centralis­me, zij het in een vrien­de­lijk ogend jasje.
Variatie is decentralistisch van karakter. Decentralisatie genereert een aantal specifieke wenselijkheden, te weten: snel reageren op verande­ring, flexibili­teit, risicos­preiding, motiva­tie en innovatie.

De standaardisatie van informatie en systemen is prima voor dienstverleningsprocessen. Maar medewerkers die in projecten werken en beleid maken moeten het ook hebben van creativiteit en flexibiliteit en dus moet er ruimte zijn voor variatie. Laten we dus van projecten en beleid geen driehoekjes of vierkantjes maken en al helemaal niet onderbrengen in een systeem. Geef die medewerkers een flexibele, variabele omgeving waarin de randvoorwaarden van informatiebeheer zijn geborgd zonder dat die in de weg zitten.
M365 heeft de potentie om zo'n omgeving te zijn maar dan moeten ze wel aan de slag met de randvoorwaarden van informatiebeheer.

Niels Schelstraete
Senior adviseur Informatievoorziening bij Gemeente 's-Hertogenbosch