Welke documenten beschrijven de plannen en strategie van je eigen archieforganisatie?

  • jun 2016
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 15
  • 39
Verwijderde gebruiker
Toegang tot Data
  • Hans Laagland
  • Martha Kist
  • Bob Coret
  • Bert Nielsen
  • Marjoleine Houben

In de eerste sessie van de Mastercourse open data en hergebruik hebben we gekeken naar jullie huidige situatie, de toekomst die je voor de archiefwereld voorziet of zou willen zien, en de stappen die dat mogelijk zou vergen.

Daarnaast keken we in algemene zin naar open data en het herkennen van aanknopingspunten, en bespraken we ook in algemene zin de juridische kant daarvan.

In de tweede sessie zoomen we in op je eigen archieforganisatie en werk. Omdat alleen in concrete contexten ook echt antwoorden te geven zijn op vragen over het hoe en waarom van open data en op specifieke juridische vragen.

In de voorbereiding voor de tweede sessie donderdag a.s. heb ik een vraag aan jullie allemaal:

Heeft je eigen organisatie een strategiedocument geschreven voor de komende jaren? Ligt er een concreet plan misschien dat je eigen rol of je eigen afdeling raakt? Lees die documenten voor donderdag eens goed door, en kijk waar jij denkt dat een plan (voor meer openheid, voor andere overbrenging, voor ander gebruik, voor meer met minder etc.) ook een aanknopingspunt biedt voor open data. Ik bedoel daarbij niet eventuele open data beleidsplannen, maar de documenten die de algemene koers van je archieforganisatie uitzetten voor de komende. (Zoals het beleidsplan Waterlands Archief dat is gepost https://informatie2020.pleio.nl/file/download/44193452, waarin uitspraken staan over de gedachte rol en positie van de archieforganisatie) Als je al wel een open data plan hebt, wordt er dan een expliciete link gemaakt met de doelen van de archieforganisatie in het algemeen?

Schrijf de aanknopingspunten die je in die documenten vindt op je 'triggermap' die je de eerste sessie bent begonnen. En laat hier even weten wat je gevonden hebt, en of het lastig was om die aanknopingspunten te vinden.

Donderdag komt dat van pas om de volgende stap in de Mastercourse te kunnen nemen.

Reacties

15 reacties, meest recent: 23 juni 2016

  • Het Stadsarchief Rotterdam werkt aan een beleid rondom open data (nog niet definitief, maar wel al redelijk concreet). Dus alles wat hier besproken gaat worden kunnen we misschien nog meenemen.

    Marjoleine Houben

  • Dank voor je reactie Marjoleine. Hoe is dat geïntegreerd met jullie algemene beleidskeuzes? Worden er expliciet verbanden gelegd tussen de algemene strategie en plannen voor de komende tijd, en het te formuleren open data beleid? Is open data een instrument voor jullie zelf in het realiseren van de eigen overige plannen?

    Verwijderde gebruiker

  • Bij het Waterlands Archief hebben we last van "ingesloten" data. We hebben gescande DTB's en bevolkingsregistratie soms met klappers erbij. Alleen zitten die in Memorix Major van Picturae. Om die beschikbaar te kunnen stellen als opendata moeten we hiervoor aan Picturae gaan betalen.

    Dit soort "ingesloten" data moest ze verbieden. :)

    Verwijderde gebruiker

  • Ja, dat ingesloten zijn herkennen we wel van andere organisaties. Vaak is dan de uitweg (tenzij je er echt in wilt/moet investeren in het hier en nu) het pad van de geleidelijkheid: blijven pushen (met anderen) bij leveranciers op het gebruik/integreren van (export)formaten in open standaarden (verplicht sinds 2008 voor alle overheden in principe), en bij de volgende aanbesteding / vervanging dat telkens als verplichte feature meenemen.

    Verwijderde gebruiker

  • @de Groot: is het niet mogelijk om deze bestanden zelfstandig vanuit Memorix te exporteren?

    Maar volgens mij bieden de verschillende leveranciers van collectiebeheersystemen een extra 'functionaliteit / dienst' aan waarvoor je moet betalen (maakt niet uit welke partij: De Ree, Deventit, Picturae), het aanbieden van datasets. Daarnaast biedt Picturae en Deventit een 'zoekfunctionaliteit' waarmee je de gebruiker de mogelijkheid geeft om binnen de datasets te zoeken en te filteren, (naar mijn mening) een mooie extra functionaliteit voor de gebruiker van de Open data.

    Bert Nielsen

  • C.J. de Groot schreef: "Dit soort "ingesloten" data moest ze verbieden. :)"

    Mee eens!

    Maar volgens mij ligt de bal bij de data-eigenaren. Als je als instelling je data in een systeem stopt waar je het er niet uit krijgt (omdat je niet weet hoe of dat het echt niet kan), moet je niet de leverancier de schuld geven. Ik vind dit toch echt de verantwoordelijkheid van de data-eigenaar. Veelal hebben gebruikers via gebruikersverenigingen ook nog eens invloed op de productontwikkeling, zorg dat je daar (eensgezind ;-) een stem laat horen.

    Begin bij het principe van open vast te leggen in je strategie document. Vandaar zal er gekeken moet worden welke consequenties open heeft, bijvoorbeeld ten aanzien van requirements voor de gebruikte ICT producten.

    Maar ook: je systeem zo inrichten (veelal door instelling zelf) dat het voldoet aan open standaarden. Het probleem van "opgesloten data" is niet alleen dat het er lastig uit te halen is (trouwens, alle systemen hebben een exportfunctie), maar ook dat het veel werk is om de data in één formaat te krijgen. Ik zie bij de datasets die ik ter beschikking krijg n.a.v. de hergebruikverzoeken dat er af en toe zelf binnen één archief verschillende termen gebruikt worden, zoals "Opmerkingen", "Opmerking", "Toelichting","NB". Het is dus ook veel werk om dit te mappen op een veld in een open standaard als A2A.

    Bob Coret

  • Bert Nielsen,

    Bij Memorix niet (voor zover de kennis van onze applicatiebeheerder gaat. Hij doet het al een tiental jaar.)

    Maar het kan ook anders. Onze inventarissen en toegangen staan in  Mais flexis van de Ree is De Ree biedt nu(tegen betaling) een mogelijkheid van een volledig geautomatiseerde export mogelijkheid. De bezoeker kan het gevraagd zo van de website plukken.

    Daarnaast heeft Mais Flexis echter, al vanaf het begin, de mogelijkheden voor export in HTML en/of Excel. Handmatig maar kost niets extra.

     

    Verwijderde gebruiker

  • Bob Coret,

    de uniformiteit van de data is zeker een "eigen" verantwoordelijkheid. Vaak het gevolg van later in elkaar geschoven systemen of onvoldoende gecontroleerde invoer.

    Het standaard benoemen van de velden en de afstemming van dezelfde inhoud is er ook een.

    (Eén veld huisnummer of Huisnummer, huisnummertoevoeging, huisnummer letter. En wat doe je dan met meerdere huisnrs.? Om maar een voorbeeld te geven.)

    Het is ook mijn ervaring dat bij aanschaf van systemen onvoldoende wordt gekeken naar de uitvoer mogelijkheden. Natuurlijk zijn er wel rapporten en overzichten uit het systeem te krijgen. Maar die blijken vaak onvoldoende als je een export wilt van al je gegevens of in de juiste vorm.

     

    Verwijderde gebruiker

  • Is er niet een mogelijkheid om de registers en metadata hoewel ze in Memorix zitten toch buiten die leveranciers om als open data beschikbaar te stellen. Hoop zo Bob en ook anderen misschien toch nog te kunnen bedienen. Bob heeft mij in het recente verleden daarover wat doen toekomen. Tholen  schijnt dit zo geregeld te hebben. Zijn hier mogelijkheden toe? Misschien is dit wat voor Hoogezand-Sappemeer (vanaf 2018 Midden Groningen)

    Verwijderde gebruiker

  • Teade Smedes

    Als de mogelijkheid bestaat dan horen wij het graag.

    Vandaar dat ik het ook "in de groep" heb gegooid.

    Soms weet iemand een omweg of toepassing waardoor je wel tot een export kan komen.

    Verwijderde gebruiker

  • In het meerjarenbeleidsplan van Tresoar voor de periode 2017-2020 is het begrip open data in het totale plan verwerkt. Al in de inleiding wordt genoemd dat Tresoar steeds meer "een speler is in het domein van 'big data', 'linked open data' en digitale platforms."

    Leidend principe voor de komende tijd is verbinden. Aanknopingspunten genoeg dus om in allerlei terreinen en projecten binnen Tresoar bezig te gaan met open data en dan meteen aan de slag te gaan met verbinden.

    Martha Kist

  • Ik sluit mij aan bij de reactie van mijn collega Martha Kist (eerder in deze discussie) voor de situatie in Tresoar. Daarnaast is er vanuit NA (en Convent) het 'Beleid Open Collectiedata bij Nationaal Archief'.

    Wat betreft het verbinden van data: in Friesland werken we aan het opzetten van een technische infrastructuur en een Service Organisatie om data van Friese (erfgoed)instellingen (Collectie Friesland) met elkaar te verbinden en met de informatie infrastructuur. Naam van de infrastructuur en Service Organisatie is Redbot.

    Hans Laagland

  • Dank jullie wel. Het gaat me inderdaad om de algemene doelen die je noemt Martha, waar open data een instrument bij kan zijn. Daar gaan we vanmiddag dieper op in, omdat daarin de motivatie te vinden is om open data duurzaam vorm te geven, en evenwichtig over de bijbehorende inspanningen te beslissen. Dat lukt niet zo goed als 'we willen linked data' het uitgangspunt is bijvoorbeeld, maar wel als 'verbreding van het publiek' de wens is, bijv specifiek scholieren, en dat je die niet alleen in je archief uitnodigt, maar de data ontsluit zodat die ook een rol kan spelen in de les en op scholen 'live' kan worden gebruikt. Dan is het niet meer alleen een afweging van technische kosten, maar ook in relatie tot de opbrengst van een breder publiek, en de verhouding met andere inspanningen die je al doet daarvoor. Wordt vervolgd vanmiddag.....

    Verwijderde gebruiker

  • Sluit me volledig aan bij bovenstaande discussie en het punt dat het vanuit een breed beleidsoogpunt aangepakt moet worden. Open data is één van de instrumenten dat gebruik van de informatie die archieven in huis hebben kan stimuleren. Maar waar veel organisaties mee zitten zijn volgens mij de knelpunten op het 'hoe' op juridisch, technisch en organisatorisch vlak. Wat als de techniek achter blijft op wat je wilt en/of je infrastructuur daar nog niet klaar voor is? Wat betekent dat op organisatorisch vlak om open data voor elkaar te krijgen? Wat als de registratie van de beperkende rechten niet goed geregeld is? Is het iets waar je in kunt samenwerken? Etc. Ben erg benieuwd naar de aankomende sessie

    Marjoleine Houben

  • Inderdaad, de knelpunten ontstaan als je het middel wilt gaan inzetten, en helemaal als je alleen vanuit technisch perspectief naar het middel kijkt, zonder die relatie met eigen beleidsdoelen. Dat is waar we vandaag dieper in duiken: de mogelijk en moeilijkheden, maar dan gekoppeld aan een concrete situatie in je eigen organisatie: omdat algemeen geldige antwoorden niet te geven zijn. Tussen de 2e en 3e sessie brengen we dat dan in praktijk met elkaar.

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken