VNG selectiebesluit 2027 | wat was jullie reactie op de consultatie?

  • 23 okt
  • Ilona van der Linden
  • 2
  • 3
  • 300
Profielfoto van Ilona van der Linden
Informatiehuishouding Overheden
  • Profielfoto van Ger Wischmann
  • Profielfoto van Eva van den Hurk - van 't Klooster
  • Profielfoto van Alice Strating
  • Profielfoto van Caroline de Hart

Vanuit de G4 heb ik samen in een werkgroepje met onder andere @lbroxterman en @naomivisser input opgehaald uit onze achterban op het nieuwe selectiebesluit waar de VNG hard aan gewerkt heeft. Een goed concept, waar ook een stukje vernieuwing inzit met het waarderen van data naast processen. We hadden wel wat feedback, die we ook met de VNG hebben gedeeld. Ik vroeg me af, hebben anderen ook feedback gegeven, en zo ja wat waren jullie belangrijkste punten?

Helaas wat laat, maar we wilden even met de VNG afstemmen of wij dit hier ook mochten delen. Gelukkig gaf @adriaanhondelink aan dat geen probleem, dus hierbij in de bijlage. De VNG gaat binnenkort ook zelf de reactie met de antwoorden openbaar maken. Hieronder even kort een recap van de voor ons belangrijkste punten, die we aan de VNG hebben gevraagd om verder uit te werken en mee te nemen:

  1. Creëer samenhang tussen procesgericht en datagericht waarderen
    1. Wanneer data de bewaartermijn van het oorspronkelijke proces volgt;
    2. Wanneer data een eigen bewaartermijn krijgt;
    3. Welke bewaartermijn geldt als dezelfde data voor meerdere doelen wordt gebruikt.
    4. Wanneer data opnieuw gewaardeerd moet worden en wanneer dat moet leiden tot procesgerichte waardering of datagerichte waardering.
  2. Werk datagericht waarderen verder uit
    1. Hoe het risicoprofiel van data wordt bepaald;
    2. Welke oorspronkelijke, bewerkte en tijdelijke versies van data moeten worden bewaard;
    3. Wat een nieuw gebruiksdoel betekent voor de bewaartermijn;
    4. Op basis waarvan de startdatum bewaartermijn bepaald wordt;
  3. Sluit aan op GEMMA en eenduidig begrippengebruik
    1. Duidelijk te maken hoe het Selectiebesluit aansluit op GEMMA en de GEMMA-referentieprocessen;
    2. Het begrippenkader in het hele Selectiebesluit te controleren en begrippen consequent te gebruiken.
  4. Werk algoritmen en AI verder uit
    1. Uit te werken welke informatie over algoritmen en AI moet worden bewaard en hoe deze wordt gewaardeerd;
    2. De relatie met de AI-verordening en andere relevante kaders expliciet te maken
  5. Maak duidelijker wie welke informatie uit registraties moet bewaren
    1. Te controleren of alle relevante registraties zijn opgenomen;
    2. Duidelijk te maken hoe registraties samenhangen met de processen en bewaartermijnen in de rest van het Selectiebesluit.
  6. Sluit aan op wet- en regelgeving
    1. Te controleren of het Selectiebesluit goed aansluit op relevante relevante wet- en regelgeving (medische gegevens, DigiD, BRP, BIO en Europese subsidies)
    2. Te beschrijven welke bewaartermijn geldt wanneer verschillende regels op dezelfde informatie van toepassing zijn;
    3. Te specificeren welk resultaat voor gepubliceerde informatie in het kader van de Woo geldt.
  7. Let op de machineleesbaarheid
    1. Bij toekomstige Selectiebesluiten rekening te houden met de machineleesbaarheid en de aansluiting met het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM)

Ik ben benieuwd of jullie soortgelijke input hebben gegeven of wat jullie opviel!

Bijlagen

Reacties

3 reacties, meest recent: 27 oktober

Bedankt voor het delen Ilona, interessant om te lezen! Goede aandachtspunten!

Vanuit de Brabantse archivarissen hebben we bij de VNG een verzoek ingediend om een centraal mutatie-overzicht bij het Selectiebesluit 2027:

Wanneer (nieuwe) wetgeving een specifieke bewaartermijn bevat die afwijkt van het Selectiebesluit, is de wettelijke bewaartermijn leidend. Dit principe stelt gemeentelijke organisaties en archiefdiensten in de praktijk voor grote uitdagingen. Het is momenteel uiterst complex om continu te monitoren op welke punten het Selectiebesluit door gewijzigde wetgeving niet (meer) overeenkomt met de realiteit.

Voor de huidige Selectielijst 2020 ontbreekt een officieel, openbaar en centraal mutatie-overzicht. Hoewel het VNG-forum een waardevolle plek is voor discussie en vragen, biedt het geen gestructureerd overzicht van alle wettelijke afwijkingen. In de praktijk zien wij dat momenteel enkel commerciële softwareproducten (zoals de i-Navigator) een dergelijk actueel overzicht aanbieden.

Wij zijn van mening dat de toegang tot de actuele, wettelijk juiste bewaartermijnen niet afhankelijk mag zijn van commerciële licenties. Dit is een kerntaak van de overheid en een randvoorwaarde voor een transparante informatiehuishouding voor álle decentrale overheden.

Ons verzoek

Wij verzoeken de Adviescommissie Archieven dringend om ervoor te zorgen dat deze situatie zich bij het Selectiebesluit 2027 niet voortzet. Concreet vragen wij u om:

  1. Beheer te beleggen: Bij de vaststelling van het Selectiebesluit 2027 expliciet een functionaris of gremium (binnen de VNG) verantwoordelijk te maken voor het structureel monitoren van wetswijzigingen en het bijhouden van het mutatie-overzicht.
  2. Een centrale publicatielocatie aan te wijzen: Een vaste, voor iedereen openbaar toegankelijke locatie aan te wijzen waar dit overzicht actueel wordt gehouden. Een pagina op de VNG-website heeft daarbij onze voorkeur, waarop ook alle eerdere selectie- en vernietigingslijsten voor gemeenten en intergemeentelijke organen geplaatst kunnen worden.
  3. Borging in de tekst: Deze beheersituatie en de verwijzing naar het openbare mutatie-overzicht formeel te borgen in de inleidende tekst of de toelichting van het Selectiebesluit 2027.

Door dit vanaf de basis mee te nemen in het Selectiebesluit 2027, helpt u gemeenten en archiefdiensten direct in hun compliance-opgave en versterkt u de positie van de VNG als betrouwbare bron voor informatiebeheer.

Profielfoto van Caroline de Hart

@carolinedehart goede toevoeging! Inderdaad, we zouden niet van zoiets afhankelijk moeten zijn van commerciële partijen. Daarnaast, in de nieuwe Archiefwet, moeten ook alle afwijkingen door het Nationaal Archief worden bijgehouden op selectielijsten. Dit geeft de VNG sowieso al meer administratielast om dat vanuit alle gemeenten via hun als vertegenwoordiger dit te laten aankaarten.

Profielfoto van Ilona van der Linden

Dat klopt, daar had ik niet eens bij stil gestaan. Je zou zeggen dat het dan voor de VNG zelf ook handig is een overzicht bij te houden van de afwijkingen die ze aan het Nationaal Archief hebben doorgegeven. En het zou natuurlijk erg fijn zijn als ze dat overzicht publiceren! Of het Nationaal Archief moet dit bijhouden en publiceren (misschien in het landelijk selectieregister). De VNG heeft in ieder geval aangegeven hierover met Nationaal Archief en OCW in gesprek te gaan, dus ik hoop dat er een oplossing komt.

Profielfoto van Caroline de Hart

Trefwoorden

Verken