Verplichting tot opstellen van een Verklaring van Vervanging

@budpronk

Interessante constatering. Volgens mij heb je hier inderdaad een punt.

Onder het huidige stelsel is het duidelijk: artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bepaalt expliciet dat van vervanging een verklaring wordt opgemaakt.

In de Archiefwet 2026 en het nieuwe Archiefbesluit zie ik deze expliciete verplichting voor een verklaring van vervanging niet op dezelfde manier terug.

Interessant is ook de nieuwe Archiefregeling. Deze is nog niet definitief bekendgemaakt. In de beschikbare informatie over de regeling wordt bij vervanging gesproken over een procesbeschrijving bij vervanging. Bij migratie en vernietiging worden daarentegen expliciet een migratieverklaring respectievelijk een verklaring van vernietiging genoemd. Een verklaring van vervanging wordt daarbij niet genoemd.

Ik zou daarom op dit moment nog niet concluderen dat de verklaring van vervanging onder het nieuwe stelsel definitief vervalt. Daarvoor moeten we de definitieve Archiefregeling en de toelichting daarop afwachten.

Voor een vervangingsbesluit waarop het huidige recht nog van toepassing is, blijft artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 uiteraard de wettelijke grondslag voor het opstellen van de verklaring van vervanging.

De interessante juridische vraag voor het nieuwe stelsel is volgens mij vooral: is het ontbreken van de verklaring van vervanging een bewuste keuze van de regelgever, of wordt dit in de definitieve Archiefregeling alsnog geregeld?

Wellicht dat iemand vanuit OCW of het Nationaal Archief hier meer over kan zeggen?

Aangepast op 14 september

Dit is inderdaad een interessant punt. Op het eerste gezicht lijkt het hier om een bewuste wijziging te gaan. In de toelichting op het nieuwe Archiefbesluit is namelijk het volgende te lezen:

Doel gewijzigde regels voor vervanging van analoge documenten, migratie en conversie

In het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2012 stonden voor vervanging administratieve procedures centraal. Overheidsorganen moesten achteraf verklaringen opstellen over wat er was gebeurd en in het geval van analoge documenten ook van tevoren een besluit tot vervanging kenbaar maken. Door voortschrijdende digitalisering sloot de oude regelgeving niet meer aan op de risico’s in de praktijk. Voor de vervanging van papier bestaan inmiddels algemeen geaccepteerde werkwijzen om de kwaliteit van digitale reproducties te waarborgen. Het opstellen van besluiten en verklaringen heeft bij dit soort routinematige processen weinig toegevoegde waarde.

Het kan natuurlijk dat men hier nog op terugkomt.

Aangepast op 14 september

Vermoedelijk is dit geregeld in artikel 4.2 lid 2 van het Archiefbesluit. Dit verwijst naar artikel 4.1 lid 3. Dit lid geeft aan dat als documenten onder toepassing van de categorieën in het selectiebesluit worden vernietigd (wegens vervanging) dat daar geen verklaring als bedoeld in artikel 4.1 lid 2 van het Archiefbesluit voor nodig is. Vervanging en vernietiging hangen met elkaar samen. Hoe het precies geregeld is in het selectiebesluit is mij nog onbekend.

Aangepast op 14 september

Allen dank voor de reacties.

Als ik het dus goed begrijp is het dus afwachten totdat het Archiefbesluit en de archiefregeling definitief zijn. pas dan kan vastgesteld worden of de verklaring wel/ niet van toepassing blijft bij vervanging.