Paklijst / pakbon proces, grondslag en bewaartermijn

  • 6 jul
  • Judith Brouwer
  • 3
  • 387
Profielfoto van Judith Brouwer
Informatiehuishouding Overheden
  • Profielfoto van Willeke Verloop
  • Profielfoto van Michiel Knops
  • Profielfoto van Corry Akkerman

Bij de Omgevingsdienst Twente wordt er regelmatig bedrijfskleding besteld en de vraag werd gesteld hoe lang de paklijsten bewaard moeten blijven.
Een paklijst is een overzicht die met de geleverde kleding in een pakket zit. Op de paklijst staan geen bedragen. Wel wat er is geleverd (soort kleding, maat, hoeveelheid), ordernummer, verzendnummer, naam van een medewerker van het bedrijf (de inpakker?) en referentiekenmerken van zowel het leverende bedrijf als van ons. Al deze informatie (m.u.v. de naam) staat ook op de verzendingsfactuur. Er is een vak voor ondertekening door ontvangende organisatie (in dit geval de ODT) maar dat wordt nooit ingevuld. Er wordt per mail contact opgenomen als er iets mis blijkt te zijn met de levering. De paklijst kan dan mogelijk ondersteunen in onderzoek waar het is mis gegaan.

Al met al lijkt het niet veel waarde te hebben na de check op compleetheid van de levering. Iets als paklijst, leveringsbon of -bewijs staat niet expliciet genoemd in de gemeentelijke selectielijst. Op basis van wat voor grondslag kan dit documenttype worden vernietigd?

Reacties

3 reacties, meest recent: 20 juli

De paklijst is een bewijs van ontvangst. Het krijgt daarmee weliswaar juridische betekenis binnen het financiële proces, maar het blijft ondersteunend bewijs bij de levering en het volgt dus de bewaartermijn van het hoofdproces.

Profielfoto van Corry Akkerman

Hallo Judith, ik heb even door de gemeentelijke selectielijst heen gekeken. Komt dit niet neer op proces 16.1.1 (inkoop van materialen)? Zoals Corry al schrijft is de paklijst een archiefstuk dat door jullie wordt ontvangen als onderdeel van een proces. Dat proces (zoals bepaald uit de selectielijst) is proces 16.1.1. Dat zou betekenen dat dergelijke archiefbescheiden 7 jaar bewaard moeten worden. Het gaat er denk ik niet om hoeveel waarde je er zelf aan hecht, die waardering is al gedaan bij het op- (en vast)stellen van de selectielijst. Het gaat er ook niet om dat de informatie uit dit stuk document al in andere bronnen staat. Het is een uniek stuk dat door jullie is ontvangen en moet daarom bewaard (en vernietigd) worden conform een proces uit de selectielijst.

Profielfoto van Michiel Knops

Ja de grondslag wordt 16.1.1. De vraag vanuit de organisatie was documentgericht met een focus op eerder vernietigen indien mogelijk. En het was voor mij nog de vraag of er werd ingekocht vanuit een raamovereenkomst, maar dat bleek ook niet zo te zijn. Dus uiteindelijk is het gewoon een regulier inkoopproces. Bedankt voor het meedenken allemaal!

Profielfoto van Judith Brouwer

Trefwoorden

Verken