Paklijst / pakbon proces, grondslag en bewaartermijn

  • 6 jul
  • Judith Brouwer
  • 1
  • 157
Profielfoto van Judith Brouwer
Informatiehuishouding Overheden
  • Profielfoto van Willeke Verloop
  • Profielfoto van Corry Akkerman

Bij de Omgevingsdienst Twente wordt er regelmatig bedrijfskleding besteld en de vraag werd gesteld hoe lang de paklijsten bewaard moeten blijven.
Een paklijst is een overzicht die met de geleverde kleding in een pakket zit. Op de paklijst staan geen bedragen. Wel wat er is geleverd (soort kleding, maat, hoeveelheid), ordernummer, verzendnummer, naam van een medewerker van het bedrijf (de inpakker?) en referentiekenmerken van zowel het leverende bedrijf als van ons. Al deze informatie (m.u.v. de naam) staat ook op de verzendingsfactuur. Er is een vak voor ondertekening door ontvangende organisatie (in dit geval de ODT) maar dat wordt nooit ingevuld. Er wordt per mail contact opgenomen als er iets mis blijkt te zijn met de levering. De paklijst kan dan mogelijk ondersteunen in onderzoek waar het is mis gegaan.

Al met al lijkt het niet veel waarde te hebben na de check op compleetheid van de levering. Iets als paklijst, leveringsbon of -bewijs staat niet expliciet genoemd in de gemeentelijke selectielijst. Op basis van wat voor grondslag kan dit documenttype worden vernietigd?

Reacties

één reactie, 7 juli

De paklijst is een bewijs van ontvangst. Het krijgt daarmee weliswaar juridische betekenis binnen het financiële proces, maar het blijft ondersteunend bewijs bij de levering en het volgt dus de bewaartermijn van het hoofdproces.

Profielfoto van Corry Akkerman

Trefwoorden