Klein beginnen heeft grote gevolgen: Archiving by Design en DUTO in praktijk

Archiving by Design in praktijk

De ministeries van EZK en LVVN staan voor de bekende uitdagingen in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Een zeer grote opgave, waardoor het moeilijk kan zijn om te weten waar je moet beginnen.

In het project over Archiving by Design hebben we mooie stappen gezet om duurzame toegankelijkheid van informatie in de toekomst te waarborgen. Hierbij dient het DUTO-raamwerk als leidraad om werkprocessen en systemen direct 'bij de bron' goed in te richten.

In dit blog geven we een kijkje in onze aanpak. We laten zien hoe we impact verkiezen boven perfectie, wat de bijdrage van DUTO is en welke lessen we tot nu toe hebben geleerd.

De rol van DUTO

Dankzij het Groeiplan IHH bij de ministeries van EZK en LVVN is er veel aandacht voor het versterken van de verschillende aspecten van de informatiehuishouding: mens, proces, systeem en beleid.

Archiving by Design is één van de projecten in het Groeiplan. Onze definitie van Archiving by Design: het inrichten van het systeem en werkproces zodat er 'bij de bron’ al rekening wordt gehouden met de informatiehuishouding.

Voor EZK en LVVN bouwden we voort op eerdere projecten waarin de technische systeemmogelijkheden al waren geanalyseerd. Bij het beoordelen van de technische mogelijkheden speelde het DUTO-raamwerk een belangrijke rol. De must-have DUTO-modeleisen gaven concrete richtlijnen om te valideren dat de techniek alle nodige 'bouwblokken’ bevatte.

Maar om de potentie van het systeem volledig te benutten, moet het aansluiten op de praktische behoefte van de organisatie, de processen en de informatie. Door de DUTO-risicobeoordeling toe te passen als een 'mix & match' instrument, werd het een strategisch hulpmiddel. Het hielp ons focussen op de vraag: Wat levert dit ons concreet op? Het mooie is dat dit raamwerk, hoe complex het in het begin ook lijkt, gaandeweg structuur en handvatten biedt. Het dwingt je om afwegingen te maken die passen bij de eigen organisatie, waardoor recordmanagement en werkprocessen niet alleen in theorie, maar ook in praktijk op één lijn komen te zitten.

Van theorie naar praktijk: de Showcase

In theorie is de meerwaarde van Archiving by Design helder: wat je van tevoren automatiseert, hoef je achteraf niet meer handmatig te doen. Daarom verkozen we de uitwerking van een praktische showcase boven nóg meer analyse en theorie. De echte winst zat in het aantonen van de meerwaarde.

We zijn gaan aanhaken bij wat er al gebeurde in de organisatie en hebben gekeken hoe we met de kleinste aanpassing de grootste winst konden behalen. We brachten de 80/20 regel in de praktijk en kozen voor impact boven perfectionisme. Liever één werkend proces dat tot de verbeelding spreekt van stakeholders, dan een perfect plan op papier dat in een la verdwijnt. Slaat de showcase aan? Dan hebben we direct een bewezen aanpak die we in de praktijk verder kunnen uitrollen.

De lessen: Waarom klein beginnen de weg vooruit is

• Maak het klein: Door te beginnen met een enkel kritisch bedrijfsproces onder de loep te nemen, kom je vanzelf uit bij de weeffouten in het grotere geheel. De oplossingen die we hier vonden, zijn vaak herbruikbaar als generieke maatregelen voor de rest van de organisatie.

• Maak het zichtbaar: Zelfs het concept van onze showcase sprak al tot de verbeelding. Een kleine, concrete aanpassing met duidelijke impact landt vele malen beter dan een abstract reorganisatieplan. Geen lange uitleg over het belang van IHH, maar een duidelijke casus met een business case die ook niet-IHH-experts begrijpen.

Archiving by Design hoeft niet ingewikkeld te zijn. Kijk welke elementen er al zijn, kies een proces met impact en begin. Want juist door klein te beginnen, maak je de weg vrij voor de grote veranderingen die nodig zijn.