RWS past Quickscan DUTO-risicobeoordeling toe

Tijdens een werkbezoek aan het Nationaal Archief (NA) gaf een medewerker een presentatie over de Quickscan DUTO-risicobeoordeling in wording. We dachten bij RWS al eerder na over hoe we de risicobenadering, waartoe de nieuwe Archiefwet ruimte biedt, het beste konden vormgeven. De ontwikkeling van de Quickscan bleek een mooi moment om daarmee te gaan oefenen, dus we gingen ermee aan de slag!

In de oriënterende fase bleek al snel dat de Quickscan veel overeenkomsten heeft met de (gestandaardiseerde) RWS-toetsen. Deze toetsen zijn gebaseerd op het RWS-kwaliteitssysteem dat we vanaf 2017 ontwikkeld hebben. De RWS-toetsmethode is eveneens gebaseerd op de principes van de DUTO-eisen. We hebben daarom de Quickscan op een aantal onderdelen aangevuld. Of de vragen verrijkt met een opzet-, bestaan- en werkingsvraag (is er een doel beschreven, hoe loopt dit in de praktijk, wat is het resultaat daarvan, en hoe draagt dit bij aan het doel?).

De aanpak viel in twee delen uiteen: organisatiebreed en processpecifiek. Eerst werd een brainstormsessie georganiseerd met het eigen team informatieprofessionals om te onderzoeken welke organisatiebrede risico’s er waren op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Daarvoor hebben we de organisatiebrede vragen uit de Quickscan gebruikt. Bij beantwoording werd geput uit de kennis die aanwezig is binnen het team. Uitdagend daarbij was de risico’s op een manier te beschrijven die concreet genoeg is, en niet vervalt in open deuren. De grootste uitdaging bleek de afstemming binnen de organisatie. Daar is in eerste instantie de meeste tijd in gaan zitten.

Daarnaast werd een specifiek proces binnen RWS uitgekozen voor de 6 onderzoeksvragen die deels zijn gebaseerd op deel 2 (procesvragen) van de Quickscan maar verder specifiek zijn gemaakt met de methodiek bij RWS.

Er is na afloop een rapportage met constateringen opgesteld. Deze sluiten goed aan bij de bevindingen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed van vorig jaar. Het heeft ons geholpen om de benodigde acties te prioriteren. Hier gaan we de komende tijd mee verder.

Een leerpunt dat we graag aan andere organisaties willen meegeven is dat het belangrijk is commitment van een opdrachtgever te hebben. Als het initiatief alleen vanuit de informatieprofessional komt, is het moeilijker om de benodigde partijen mee te krijgen. Besteed de benodigde tijd voor de voorbereiding en de afstemming. Ga vooral oefenen met het risicodenken en focus je op de wijze waarop je de resultaten presenteert aan het management.