Moeten notificaties die vanuit SharePoint naar Outlook worden verzonden bewaard & openbaar gemaakt worden?

Hoi Rudi,

Binnen mijn organisatie kijken we hier als volgt tegenaan:

Automatisch door SharePoint gegenereerde Outlook‑notificaties over documentwijzigingen zijn vanuit archief- en vernietigingsperspectief aan te merken als technische, afgeleide signaleringen zonder zelfstandige informatie‑ of bewijswaarde: zij bevatten geen inhoudelijke bijdrage aan besluitvorming, zijn volledig herleidbaar tot het onderliggende SharePoint‑document en kunnen worden vervangen door de daar vastgelegde metadata en versiegeschiedenis.

Daarmee zijn deze notificaties in beginsel niet archiefwaardig, niet zelfstandig termijnplichtig en hoeven zij niet in dossiers te worden opgenomen. De geautomatiseerde vernietiging na een korte bewaartermijn is verdedigbaar, mits het brondocument duurzaam toegankelijk is beheerd. Ook vanuit de Wet open overheid (Woo) hebben zij geen zelfstandige betekenis, omdat zij geen aanvullend inzicht bieden in de publieke taakuitoefening; bij Woo‑verzoeken volstaat verstrekking van het onderliggende document en relevante metadata, tenzij een notificatie uitzonderlijk eigen, niet‑elders‑vastgelegde inhoud bevat.

Maar ik ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan.

Met vriendelijke groet,

Maaike van Driel