What's in a name...

Aangepast op 26 maart

Goede vraag en naar mijn inzicht zijn het allemaal verschillende termen met verschillende betekenissen. In een vakgebied dat de Archiefwet nastreeft lijkt het mij ook zeer relevant om deze termdefinities uniform en helder te hebben.

Zelf heb ik er wel definities aangemaakt. Die wil ik zeker met je delen.

Het zou m.i. beter zijn als we hier landelijk eenduidig in zijn.

Staan deze termen in het trefwoordenboek dat het Nationaal archief en/of KIA heeft uitgebracht? @ingebaars

Aangepast op 26 maart

Er zit zeker nuanceverschil tussen al die termen. En er zijn ontzettend veel (concurrerende) definities in omloop, maar komt volgens mij neer op het volgende:

Informatiemanagement - Dit is eigenlijk het geheel van alle i-facetten. Een informatiemanager is doorgaans een aanspreekpunt voor de business. En heeft een coördinerende rol om samen met allerlei specialisten (privacy, security, functioneel beheer, informatiebeheer etc.) samen de organisatie te bedienen. In kleinere organisaties wordt een informatiemanager soms geacht om al die expertise zelf te hebben.

Informatiehuishouding - Dit is het geheel van alle informatie in een organisatie, inclusief alles wat daarbij hoort aan regels en middelen (data, applicaties, wetgeving, procedures). Dus hetgeen de informatiemanager (met diens collega's) bestiert. Binnen de rijksoverheid wordt informatiehuishouding (in mijn ogen foutief) gebruikt als synoniem voor informatiebeheer.
Veel collega's zullen dit niet met me eens zijn.

Informatiebeheer - Specifieke discipline binnen informatiemanagement die zich richt op duurzame toegankelijkheid. Dit is een van de facetten in de informatiehuishouding, naast bijvoorbeeld architectuur, privacy, ethiek, functioneel beheer, security enzovoorts.
Wordt door Nederlanders in vakliteratuur en op internationale congressen soms foutief naar het Engels vertaald als "information management", wat weer tot extra verwarring leidt.

En dan hebben we nog:

Recordmanagement/Recordkeeping - Synoniem aan informatiebeheer, maar dan in het Engels.
DIV - Synoniem aan informatiebeheer, maar gezien historische associatie met papier in onbruik geraakt.
PAZ - Voorloper van DIV. Bijna iedereen die zich dat nog kan herinneren is inmiddels met pensioen.

Ik stoor me er al langer aan dat we zoveel verschillende termen in omloop hebben voor hetzelfde. Volgens mij duidt dit op een identiteitscrisis: ons vakgebied is volop in transitie en afgelopen jaren zoekende geweest in waar het precies naartoe gaat. Omdat termen na een tijdje "besmet" raken door associatie met oud denken, verzinnen we weer een nieuwe naam. Totdat die ook besmet raakt.
Er zit ook een taalkundig aspect aan. Want metaforen doen iets met beeldvorming. Zo kan "huishouding" worden geassocieerd met huishoudelijke taken zoals schoonmaken. Kortom: corvee. Vinden we dat eigenlijk wel een wenselijke associatie? Is die metafoor behulpzaam als we informatie meer als strategisch onderwerp willen zien? Natuurlijk is "beheer" in dat opzicht niet veel beter. Wat het dan wel moet zijn, dat weet ik ook niet. En nog weer een nieuwe term introduceren is waarschijnlijk ook niet de oplossing.

@nicole: Ik ben benieuwd of jouw definities mijn betoog ondersteunen of juist finaal onderuit halen.

@rensouwerkerk, mijn definities ondersteunen jouw betoog. Natuurlijk wel in iets andere woorden, maar de kern is hetzelfde.

Ik stoor mij wat minder aan de term informatiehuishouden. Ik begrijp je gedachten wel. Het leidt meer naar intern corvee dan m.i. de bedoeling van de Archiefwet. De wet richt zich meer naar buiten dan ik veelal ervaar dat mensen denken. Een belangrijk doel (in mijn ogen het belangrijkste doel) van deze wet is m.i. goede omgang met informatie zodat wij betrouwbaar zijn in de ogen van de burgers, bedrijven, partners en natuurlijk ook onze eigen medewerkers.

Waar ik wel wat meer moeite mee heb is inderdaad de beeldvorming achter informatiebeheer. Om die reden praatte ik bij een vorige werkgever over informatiekwaliteit in plaats van informatiebeheer, omdat dat het doel is en daar ook onze kennis en kracht zit als professional. Dit is in mijn ogen het doel achter de duurzame toegankelijkheid en ook grotendeels de Archiefwet.

Die publicatie staat natuuuuurlijk ook hier op KIA ;-) Trefwoorden voor de informatieprofessional | Publicatie - KIA community Heb een snelle check gedaan maar deze termen kan ik niet makkelijk of snel vinden in dit (wellicht toch al verouderd) boekje. Goed dat jullie weer even de discussie opstarten. De archiefwiki / termensets worden nog steeds gemist.

Hebben jullie deze bijdrage op KIA ook gezien? Terminologiebronnen: wat is er in ontwikkeling? -

Dank alvast voor het meedenken en de waardevolle bijdragen. @ingebaars Boekje 'trefwoorden' ken ik inderdaad. Maar de bijdragen over terminologiebronnen nog niet.

Wat je hier ziet, is eigenlijk geen verwarring in taal, maar een logisch gevolg van hoe het informatiedomein zich heeft ontwikkeld onder invloed van ICT.

Vroeger was het speelveld overzichtelijk. Informatie werd gecreëerd, gebruikt en daarna beheerd of gearchiveerd. “Informatiebeheer” en “archiefbeheer” dekten de lading. Maar door digitalisering is informatie niet langer het eindproduct – het is een continu stromend onderdeel van processen, besluitvorming en dienstverlening geworden. ICT heeft ervoor gezorgd dat informatie altijd en overal beschikbaar moet zijn, over systemen en organisatiegrenzen heen.

En precies daar ontstaat de nuance.

Organisaties zijn informatie anders gaan positioneren:

• Operationeel → focus op opslaan en ordenen (informatiebeheer / archiefbeheer)
• Tactisch → focus op processen en inrichting (informatiehuishouding)
• Strategisch → focus op sturing en waardecreatie (informatiemanagement, data governance)

De termen die je noemt, vertegenwoordigen dus vaak verschillende invalshoeken, niet per se verschillende werkzaamheden.

Daarom zie je ook dat:

• “Informatiehuishouding” vaak wordt gebruikt als overkoepelend begrip: het geheel van beleid, processen, systemen en beheer.
• “Informatiebeheer” meer de uitvoerende kant raakt: registreren, bewaren, vernietigen.
• “Informatievoorziening” zit dichter tegen IT aan: systemen, applicaties, infrastructuur.
• “Informatiemanagement” richt zich op de vraag: hoe zetten we informatie in om organisatiedoelen te realiseren?

Maar – en dit is cruciaal – dit is geen universele waarheid. Elke organisatie geeft hier zijn eigen draai aan.

Wat daarin echt bepalend is, zijn drie factoren:

1. Volwassenheid
   In een minder volwassen organisatie zijn rollen vaak versnipperd en operationeel. In een meer volwassen organisatie zie je integratie en strategische aansturing.
2. Koers van de organisatie
   Is de organisatie primair gericht op compliance (wet- en regelgeving)? Of op datagedreven werken en innovatie? Dat beïnvloedt welke termen dominant worden.
3. Organisatie-inrichting
   Zijn archief, IT en data gescheiden werelden, of samengebracht? Hoe meer integratie, hoe vaker termen in elkaar overlopen of vervangen worden.

Dat verklaart ook jouw praktijkervaring. Je deed in essentie hetzelfde werk, maar:

• De ene organisatie keek door een archiefbril → Adviseur Informatiebeheer
• De andere door een IT-/stuurbril → Adviseur Informatiemanagement
• De derde vanuit een integrale governancebril → Sr. Adviseur Informatiehuishouding

Niet de inhoud veranderde, maar het perspectief.

Dan de vraag: zijn er definities?

Er zijn zeker kaders (denk aan NORA, ISO-normen, DUTO), maar die geven richting, geen strakke afbakening. Organisaties vertalen die naar hun eigen context. Daardoor blijven definities fluïde.

De kern is dus eigenlijk vrij simpel, al klinkt het complex:
de termen zijn labels voor hetzelfde speelveld, maar vanuit verschillende organisatielenzen.

En misschien is dat ook precies waarom deze discussie blijft terugkomen. We proberen vaste definities te plakken op een vakgebied dat juist continu in beweging is – mede door ICT.

Of iets pragmatischer geformuleerd:
de naam op je functiebordje verandert sneller dan de inhoud van je werk.

Nog een functie ;-) Informatieadviseur. In deze functie help ik collega’s bij vragen over informatiehuishouding en informatiebeheer.

Als informatieprofessional vanuit het bibliotheekwezen kan ik mij vaak wel herkennen in de moderne definities, maar ook de al oudere.
Frappant is echter dat iemand uit het archiefwezen of IT- en ICT-wezen toch iets leest, hoort of voelt bij het lezen van bijvoorbeeld:

1. Informatiehuishouding
   Het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie. De informatiehuishouding ondersteunt de primaire processen van overheidsorganisaties en waarborgt democratische, juridische en historische waarden. Om dat tweeledige doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken moet een informatiehuishouding zo worden ingericht dat (digitale) informatie die nodig is om het handelen van overheidsorganisaties te kunnen reconstrueren van meet af aan, maar ook na verloop van tijd duurzaam toegankelijk is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het moment dat de informatie niet meer nodig is, ook niet als cultureel erfgoed.
   (bron: Open op Orde : Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid - Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. - p. 9 )
2. Informatiemanagement
   Informatiemanagement is een proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan worden vertaald in informatievoorziening.
   (bron: Informatiemanagement in kaart gebracht​ / Rik Maes (in: Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie 77(11): 521-529);
   Wikipedia Informatiemanagement​;
   Werkgroep Kennismanagement)
3. documentaire informatie
   h​et gehele proces van het doelgericht verzamelen, beheren, ontsluiten, toegankelijk maken en verspreiden van in enigerlei vorm vastgelegde ​informatie (al dan niet in combinatie met bibliotheekwerk)
   (bron: BDI-terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van Bibliotheek en documentaire informatie / P.J. van Swigchem; E.J. Slot. - 1990. - begrip 1044)
4. kennismanagement
   is het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van de kennis en informatie van een organisatie.
   Het begrip verwijst naar een multidisciplinaire benadering voor het bereiken van organisatiedoelstellingen door kennis optimaal te benutten.
   Investeringen in kennismanagement richten zich voornamelijk op organisatiedoelstellingen, zoals prestatieverbetering, concurrentievoordeel, innovatie, het delen van geleerde lessen en continue verbetering van de organisatie. Dergelijke investeringen overlappen met organisatorisch leren, maar verschillen hiervan door een grotere focus op het management van kennis als strategisch object en door het bevorderen van kennisdeling.
   (bron: Wikipedia)
5. Informatievoorziening
   Informatievoorziening betreft het verzamelen, toegankelijk maken, bewerken, beschikbaar stellen en verstrekken van informatie, gericht op de informatiebehoefte van de doelgroep, met behulp van - in juiste combinatie:
   Activiteiten die als doel hebben de doelgroep snel de gewenste informatie te leveren.
   Faciliteiten die het proces ondersteunen en bestaan uit mensen, technische hulpmiddelen, materialen en ruimte.
   Procedures, voorschriften die bij de werkzaamheden worden gebruikt.​
   (bron: ​Wikipedia​)
6. contentmanagementsysteem
   systeem waarin op één plek door hele teams - ondersteunt door geautomatiseerde processen en met behulp van ingebouwde (of ontworpen) workflows, verschillende rechten en verantwoordelijkheden op basis van rollen - content wordt gemaakt, bewerkt, georganiseerd, gepubliceerd op websites en voor print, beheerd en opgeslagen​
   (bron: Oracle Wat is een contentmanagementsysteem (cms)?​)

In tegenstelling wat men tegenwoordig schijnbaar denkt heeft een informatievoorziening (5.) van oudsher niets met IT of ICT te maken. De voorziening kon vroeger ook zonder de ICT-hulpmiddelen bestaan.

Feitelijk bestaan de definities van de samengestelde woorden uit:
data, gegevens, informatie, kennis
met
beheer, management, proces, systeem, huishouding

De zes definities omvatten en bewerkstelligen samen de huidige behoefte waarin we de wensen van "Future Lab : De informatiehuishouding van het Rijk in 2030" kunnen herkennen.

Hiermee bereiken we dat we als archiefwezen, bibliotheekwezen, ict-wezen samen met de contentmakers en gebruikers komen tot een geheel. Vanaf het eerste letterteken tot filmfragment is al dan niet beschikbaar voor die het aangaat.

Future Lab : De informatiehuishouding van het Rijk in 2030 / Femke de Boer MSc, prof. Matthijs van Dijk, Sal van Dijk MSc, Minke Dijkstra MSc, Roald Hoope MSc en Justus Tomlow MS' (projectteam Reframing Studio); Hella Borking, Carina Jacobi, Dorcas de Koning, Tania Karina Manuschevich Viaux, Wil Rombout (projectteam RDDI); Jacqueline Rutjens (directeur RDDI). - Reframing Studio, april 2020

De Nederlandse overheid ontwikkelt een gedeeld begrippenkader voor heel veel begrippen in de publieke sector. Die lijst omvat inmiddels een dikke honderd begrippen, en er komen elke 2 maanden enkele tientallen bij.

Een belangrijke les is dat begrippen in de praktijk vaak nogal verschillende betekenissen hebben gekregen in verschillende domeinen. Dat is eigenlijk gewoon 'taalvervuiling' en iedereen maakt zich daaraan schuldig. Zoiets uit zich bijvoorbeeld in verkorte begrippen die gemakshalve zijn ontstaan omdat het 'volledige' begrip gewoon een te lang woord werd.

Ik nodig iedereen die energie wil steken in het ontwikkelen van definities uiit om zich aan te sluiten bij dat initiatief: het NORA Begrippenkader. Er is een zoekmachine van het inmiddels bereikte resultaat.

Laten we dus vooral niet wéér op een eilandje 'oplossingen' gaan bedenken die vooral alleen op dat eilandje werken - daarmee werken we niet aan een betere samenwerking in de publieke sector.

Een richtlijn voor een duurzame oplossing (of je dat nou op je eilandje gebruikt of in een gezamenlijke exercitie) is deze:

Als je een combinatiebegrip hebt, zoals informatiebeheer, informatiehuishouding, archiefbeheer, informatievoorziening, informatiemanagement, bouw de definitie van die combinatie dan op uit de definities van de onderdelen. In dit geval is [informatiebeheer] opgebouwd uit [informatie] en [beheer]. Die afzonderlijke begrippen zijn vaak al wél scherp gedefinieerd, en combinaties zijn dan logisch uit te leggen als de optelsom van de onderdelen. Dat voorkomt een hoop misverstanden.