DPIA e-Depot
In Amersfoort zijn we voor Archief Eemland bezig met het voorbereiden van een aanbesteding voor het e-...
Archiveren intranet van gemeente
- apr 2021
- Per Backhuis
- ·
- Aangepast 27 jun
- 3
- 120
Dag collega's,
Ik vroeg me af of iemand ervaring heeft met of nagedacht heeft over het archiveren van een intranet-platform bij een gemeentelijke organisatie? Wanneer een gemeente overstapt naar een nieuw intranet, dient het oude intranet dan gearchiveerd te worden? Welke selectiegrondslag en bewaartermijn gelden dan en hoe zou het archiveren moeten plaatsvinden?
De selectielijst geeft aan dat onlinecontent ten behoeve van externe communicatie blijvend bewaard moet worden maar biedt verder weinig aanknopingspunten voor vormen van interne communicatie.
Ik kan me voorstellen dat een intranet een mooi inkijkje biedt in de organisatie, haar functioneren en de bedrijfscultuur en daarmee relevant kan zijn voor (historisch) onderzoek, en in aanmerking kan komen voor uitzondering van vernietiging. Tegelijkertijd staan er de nodige persoonsgegevens van werknemers, die, nadat een werknemer uit dienst en de doelbinding is komen te vervallen, vernietigd dienen te worden en zijn er andere wettelijke kaders waarmee rekening gehouden moet worden. Bovendien roept de vraag hoe een intranet gearchiveerd zou moeten worden ook de nodige vragen op.
Ik kijk uit naar jullie reacties!
Hartelijke groet,
Per
Verken
Archiefeisen en -wensen bij aanbesteding software
Hallo allen, Als adviseur digitale archivering bij het Noord-Hollands Archief is mij gevraagd of er b...
Eisen DIV/Informatiebeheer bij aanschaffen Anonimiseer software
Hoi allen, Gemeente Tilburg is bezig om anonimiseer software aan te schaffen. Ik ben op zoek naar eis...
Reacties
Dag Per,
Interessante vragen en verschillende uitdagingen.
In het DSP kom ik een proces tegen dat over het archiveren van interne communicatie uitingen gaat. Daarbij wordt ook specifiek intranet genoemd. Daaraan hangt alleen een korte bewaartermijn van 1 jaar. Daarmee kom je er dus niet als et gaat om het behouden van informatie over de bedrijfscultuur. Maar is die niet ook af te leiden uit veel andere, wel te bewaren, informatie?
Dag Eelco,
Dank voor je reactie! Ik kan me helemaal vinden in je antwoord: in dit geval fungeert het intranet als een soort kennisbank voor interne documentatie dus het is de vraag of dit in aanmerking komt voor permanente bewaring. De relevante documenten komen immers in aanmerking voor bewaring. Ik vroeg me af welke selectie/vernietigingsgrondslag jullie hanteren voor de bewaartermijn van 1 jaar die je noemt in je reactie?
Vaak heeft een intranet een overzicht van medewerkers met functies zoals wie is wie / smoelenboek etc.
Hierdoor zit in de archivering van een intranet ook een AVG component.
Daarnaast sluit ik mij aan bij Eelco, vaak geeft ander archief al veel weer over de cultuur en is een intranet tegenwoordig ook niet een eenvoudig platform maar nu een complex platform waarbij ieder zijn intranet middels widgets kan inrichten en er dus niet een eenduidig platte pagina is die je moet archiveren.