Wmebv: een stille systeemverandering met scherpe consequenties

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) wordt vaak gepresenteerd als een logische stap in de digitalisering van de overheid. Een wet die vooral gaat over toegankelijkheid, efficiëntie en eigentijdse dienstverlening. Voor burgers betekent zij het recht op digitale communicatie. Voor bestuursorganen een formele bevestiging van wat in de praktijk al lang gebeurt.

Maar deze framing doet de wet tekort.
De Wmebv is geen technische modernisering. Zij is een systeemverandering en die voltrekt zich grotendeels onder de radar.

Veel organisaties zijn zich nog onvoldoende bewust van de impact. Niet van wat de wet expliciet voorschrijft, maar van wat zij impliciet afdwingt. En juist daar schuilt het risico.

Van digitaal kanaal naar bestuurlijke werkelijkheid

Met de Wmebv verdwijnt het idee dat digitaal verkeer een alternatief kanaal is. Digitale communicatie is bestuurlijk handelen geworden, met rechtsgevolgen en verwachtingen van zorgvuldigheid, herleidbaarheid en transparantie.

Elk digitaal contactmoment van formulier tot automatische bevestiging, van portaalbericht tot algoritmische beslissing maakt onderdeel uit van de bestuurlijke werkelijkheid. Dat betekent niet dat alles bewaard moet blijven, maar wel dat niets meer vanzelfsprekend betekenisloos is.

De vraag is dan niet langer: kunnen onze systemen dit aan?
Maar: zijn wij bestuurlijk voorbereid op wat deze systemen voortbrengen?

Waar het ongemakkelijk wordt

De spanning ontstaat niet door de wet zelf, maar door wat zij zichtbaar maakt. In veel organisaties zijn processen versnipperd over applicaties, verantwoordelijkheden verdeeld over afdelingen en wordt informatie pas gewogen wanneer het misgaat. Automatisering wekt daarbij een gevoel van controle, terwijl bestuurlijke samenhang ontbreekt.

Hier knelt het: systemen registreren transacties, maar organiseren geen betekenis. Ze slaan vast, maar leggen niet uit. En zolang dat onderscheid niet scherp wordt gezien, ontstaat een bestuurlijk vacuüm.

Een strategische vraag die zich hier opdringt is:
wie is binnen de organisatie werkelijk eigenaar van de digitale bestuurlijke werkelijkheid en wie draagt die verantwoordelijkheid wanneer uitleg nodig is?

Het dossier bestaat niet meer vanzelf

De klassieke notie van het dossier — herkenbaar, afgerond, logisch opgebouwd — sluit steeds minder aan op de digitale praktijk. Informatie ontstaat gefragmenteerd, iteratief en soms zonder duidelijk eindpunt. Besluiten zijn het resultaat van interacties, data, processtappen en soms geautomatiseerde logica.

Dat dwingt tot herbezinning:
wat beschouwen we als het record in een digitale bestuurscontext?
Is dat het besluit zelf, het onderliggende proces, de interactie met de burger of de data die het besluit mogelijk maakten?

Zonder een expliciet antwoord op die vraag blijven selectie, waardering en verantwoording achterafconstructies. Dan wordt recordkeeping een sluitpost terwijl de wet haar juist tot randvoorwaarde maakt.

Recordkeeping als strategisch fundament

De Wmebv maakt duidelijk dat informatiehuishouding geen ondersteunende functie meer is, maar een strategische pijler onder rechtmatigheid en vertrouwen. Burgers mogen ervan uitgaan dat de overheid kan reconstrueren wat er is gebeurd, waarom en op basis waarvan ook als het spannend wordt.

Dat vraagt om een verschuiving van focus:
van opslag naar betekenis,
van losse documenten naar context,
van compliance naar uitlegbaarheid.

Dit is geen exclusieve archiefopgave. Het is een governancevraagstuk, een ontwerpvraagstuk en uiteindelijk een bestuursvraagstuk.

De prijs van niet handelen

Wat vaak wordt onderschat, is dat de impact van deze wetgeving zich niet direct manifesteert. Niet morgen, niet bij de eerste implementatiestap. Maar later bij bezwaar, beroep, toezicht, verantwoording of publieke verontwaardiging.

Organisaties die nu niet in actie komen, lopen het risico dat zij straks wél digitaal hebben gehandeld, maar niet bestuurlijk kunnen uitleggen. Dat vertrouwen niet ontbreekt omdat de techniek faalde, maar omdat de duiding ontbrak.

Een tweede strategische vraag dringt zich dan ook op:
wat is voor ons acceptabel risico als we informatie pas serieus nemen wanneer zij bevraagd wordt?

Wmebv vraagt bestuurlijke volwassenheid

De Wmebv vraagt geen perfecte systemen en geen volledige beheersing. Zij vraagt iets fundamenteel anders: bewuste keuzes. Over wat ertoe doet. Over wat wordt vastgelegd. Over wat uitlegbaar moet blijven, ook als de context is verdwenen.

Wie de wet benadert als een compliance-opgave, zal blijven repareren.
Wie haar ziet als een spiegel voor de informatiehuishouding, krijgt de kans om te versterken.

Want elektronisch bestuurlijk verkeer gaat uiteindelijk niet over digitalisering.
Het gaat over gezag.
Over verantwoordelijkheid.
En over vertrouwen georganiseerd vóórdat het nodig is.

Verdieping en reflectie 25 februari bij het Nationaal Archief

Op 25 februari vindt een fysieke sessie plaats bij het Nationaal Archief, waarbij ook collega’s van het Nationaal Archief aansluiten. Deze bijeenkomst biedt ruimte voor strategische reflectie én praktische verdieping.

Tijdens de sessie:

• worden de rafelranden van de Wmebv expliciet benoemd,
• verkennen we bestuurlijke en informatieve dilemma’s,
• worden concrete tools en denkkaders toegelicht die helpen bij het organiseren van context, samenhang en uitlegbaarheid,
• is er ruimte om actief mee te doen aan de discussie of juist te luisteren en inzichten op te halen.

Aanmelden kan via deze link:
Werkdebat | Wat gaat de Wmebv betekenen voor informatiebeheer? - KIA community