Informatiebeheerplan en kwaliteitszorg – hoe doen jullie dat?

In de bijlage tref je een beschrijving van hoe we e.e.a. bij de gemeente Utrecht georganiseerd hebben. Wellicht heb je er iets aan.

Hoi Jamaa,

Wij hebben WDODelta een informatieplattegrond opgesteld en dit gevormd tot landschap door eisen van verschillende disciplines hierin te verwerken. Wij werken nu aan beheerplan waarbij 1 rol de afdelingen meerdere keren per jaar bezoekt om de wijzigingen op te halen, maar tegelijkertijd ook wordt geïnformeerd bij grote wijzigingen. Daarnaast brengt deze verslag uit aan CDO, CISO, FG en Archivaris om de toezicht te bewaken. Dashboarding hiervan maken we breed inzichtelijk met PowerBi. Je kan mij berichten om hier over te sparren.

De gemeente Zwolle werkt hier ook aan. De informatiebeheerplannen worden door de adviseurs informatiebeheer samen met de vak-afdelingen gemaakt. Dit resulteert vaak in verschillende verbetermaatregelen om risico's te verminderen. De acties zijn vaak deels voor de vak-afdeling en deels voor team informatiebeheer. Ons voornemen is om deze risico's en verbeteracties vast te leggen in ons kwaliteitsmanagementsysteem en vragen dan de actiehouder daarover te rapporteren. Zo worden verbeteringen in onze informatiehuishouding inzichtelijk gemaakt. In het kwaliteitsmanagementsysteem zijn niet alleen de risico's en verbeteracties voor informatiebeheer vastgelegd, maar ook voor privacy en informatieveiligheid.

Hi Jamaa,

In Rhenen zijn we hier ook mee bezig, al staat het nog wat in de kinderschoenen wat uitvoering betreft. We richten ons hier bij de kwaliteitszorg op een uitvoering opgezet rond de opslaglocaties. Dat wil zeggen dat er een aantal plekken zijn waar we archiefwaardig opslaan (fysiek en in applicaties) en dat we beheerplannen opstellen per applicatie. We doen dit op basis van een Light-versie van KIDO, die door het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is opgesteld. De borging is/wordt belegd bij het Functioneel beheer van applicaties, dan wel bij Informatiebeheer waar het organisatiebrede of fysiek-archief vragen betreft. We meten jaarlijks langs de hele lijst met criteria, en vervolgens een half jaar later nog een keer op die punten, die tijdens de eerste controle niet voldoende waren. Op basis van de eerste meting stellen we informatiebeheerplannen op, en die werken we bij op basis van de tweede. Het idee is dat dit dan een jaarlijks terugkerende cyclus is. Ik ben heel benieuwd naar wat er uit je eindopdracht komt. Als je dat wil/kan delen zie ik het ook graag!

@bartzegeling Naar aanleiding van jullie informatieplattegrond en de presentatie hiervan bij de opleiding adviseurs en toezichthouders informatiehuishouding van GO zijn wij ook hiermee gestart. Ik ben benieuwd hoever jullie inmiddels zijn.

Groet,

Marcel Kruijer

Er lopen in deze discussie wel hele verschillende dingen door elkaar:

• Kwaliteitssysteem
• Overzicht informatiehuishouding
• Plannen ter verbetering van de informatiehuishouding

Ik heb de indruk dat met informatiebeheerplan soms het eerste, soms het tweede en soms het derde wordt bedoeld.
Een informatieplattegrond is evident het tweede (en kan onderdeel zijn van het eerste).

Los daarvan: ik ben benieuwd of @jamaaoueqqas al iets kan delen over de resultaten van de eindopdracht?

@Rens

De initiële vraag naar een informatiebeheerplan verwijst duidelijk ook naar artikel 4.2 van de nieuwe, op 1 januari ingaande archiefwet. Daarin worden onder b en c alle genoemde onderdelen in feite benoemd: je moet categorieën van documenten kunnen onderscheiden, daarvoor passende maatregelen nemen en periodiek evalueren of die ook functioneren om ze eventueel bij te stellen.