Inzage in BRP voor beheer van particuliere archieven

Beste collega's,

Stadsarchief Rotterdam beheert vele particuliere archieven of collecties. Van sommige archieven/collecties is de eigenaar onbekend en/of is het een bewaarneming, en zijn de adresgegevens van de eigenaar obsoleet, terwijl onze bezoekers vragen stellen die raken aan het eigendomsrecht, privacy en auteursrecht. Via openbare bronnen en de persoonslijsten van het CBG probeer ik de eigenaren te achterhalen. Dit lukt niet altijd, waardoor inzage in de BRP het laatst haakje is naar de (vermoedelijke) eigenaar. Wij hebben nu aan onze collega's van de BRP gevraagd om toestemming tot inzage in de (Rotterdamse) BRP. Wie heeft hiermee ook te maken en hoe lossen jullie dit op? Ik ben overigens van mening, dat een archiefdienst voor zulke gevallen inzage in de BRP moet kunnen krijgen. Volgens mij biedt de Wet BRP daarvoor openingen, gezien de taak van de archiefinstelling op grond van de Archiefwet (goede, geordende en toegankelijke staat) en de gemeentelijke regelgeving, zoals in ons geval Besluit Informatiebeheer Rotterdam), en de randvoorwaarde voor het uitoefenen van deze taak is toch dat het beheer op orde is. Graag hoor ik hoe jullie ermee omgaan. Zijn er archiefinstellingen die in de BRP kunnen zoeken?

Theo Vermeer