Kwaliteitscontrole in het zaaksysteem

  • 21 jul
  • Rick Maassen
  • 3
  • 385
Rick Maassen
KIA Community
  • Christina Tziraki
  • Ger Wischmann
  • Thom Schuring
  • Marieke van Straaten
  • Sam Kwant

Wij werken aan de inrichting van een kwaliteitscontrole binnen ons zaaksysteem.

Een goed georganiseerd digitaal archief is essentieel om zaken en documenten snel en betrouwbaar terug te vinden. Om de vindbaarheid en kwaliteit van informatie te waarborgen, voeren we gerichte controles uit op de zaakdossiers.

We zijn op zoek naar praktijkvoorbeelden van gemeenten die dit proces al succesvol hebben ingericht. Denk aan concrete werkwijzen, formats of tools die bijdragen aan een goede controle van een compleet zaakdossier.

De controle wordt uitgevoerd door recordbeheer.

Reacties

3 reacties, meest recent: 22 juli

  • Aangepast op 22 juli

    wij voeren sinds 2018 risico gestuurde kwaliteitscontroles uit op de zaken in ons zaaksysteem.

    Hoe hoger de bewaartermijn, hoe groter de steekproef die we trekken. Het trekken van de tweewekelijkse steekproef is inmiddels geautomatiseerd. De recordmanager controleert zaken op volledigheid (de aanwezigheid van startdocument, kerndocumenten en (ondertekend) slotdocument, betrokkene(n), relaties en indien nodig object/locatie) en juistheid (zaaktype, resultaattype, zaaktitel en documenttitels.

    Heb je vragen of wil je meekijken via Teams: stuur een mail naar m.v.straaten@hilvarenbeek.nl

    Marieke van Straaten

  • Dag Rick, bij Provincie Groningen hebben we vorig jaar het kwaliteitssysteem KIDO Groningen geïmplementeerd. Eén van de drie onderdelen van de KIDO Groningen is het 'Protocol Procesaudits', waarbij we door middel van steekproeven audits uitvoeren op de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen ons DMS.

    Ik heb het document waarin het één en ander staat uitgewerkt bijgevoegd. Let wel: Dit is inmiddels een verouderde versie. Onze werkwijze is doorontwikkeld, maar dit hebben we nog niet verwerkt in het document.

    Voor vragen kun je me bereiken op t.h.j.schuring@provinciegroningen.nl

    Thom Schuring
    Thom Schuring heeft een nieuw document toegevoegd

    Extern_delen_--_Protocol_procesaudits_-_PDCA_cyclus_ter_verbetering_van_de_kwaliteit_van_de_informatiehuishouding.docx (DOCX, 260 KB)

    Thom Schuring

Trefwoorden

Verken