Kwaliteitscontrole in het zaaksysteem
- 21 jul
- Rick Maassen
- 6
- 1535
Wij werken aan de inrichting van een kwaliteitscontrole binnen ons zaaksysteem.
Een goed georganiseerd digitaal archief is essentieel om zaken en documenten snel en betrouwbaar terug te vinden. Om de vindbaarheid en kwaliteit van informatie te waarborgen, voeren we gerichte controles uit op de zaakdossiers.
We zijn op zoek naar praktijkvoorbeelden van gemeenten die dit proces al succesvol hebben ingericht. Denk aan concrete werkwijzen, formats of tools die bijdragen aan een goede controle van een compleet zaakdossier.
De controle wordt uitgevoerd door recordbeheer.
Verken
Selectielijst voor archiefbescheiden van streekarchieven
nov 2024Beste collega's, Vanuit het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (wat feitelijk een streekarchi...
Bewaartermijn Bossche stadspas
aug 2024Graag leg ik jullie het volgende voor: In dit najaar gaan we binnen onze gemeente ('s-Hertogenbosch) e...
Reacties
@thomschuring
Aangepast op 22 juli
wij voeren sinds 2018 risico gestuurde kwaliteitscontroles uit op de zaken in ons zaaksysteem.
Hoe hoger de bewaartermijn, hoe groter de steekproef die we trekken. Het trekken van de tweewekelijkse steekproef is inmiddels geautomatiseerd. De recordmanager controleert zaken op volledigheid (de aanwezigheid van startdocument, kerndocumenten en (ondertekend) slotdocument, betrokkene(n), relaties en indien nodig object/locatie) en juistheid (zaaktype, resultaattype, zaaktitel en documenttitels.
Heb je vragen of wil je meekijken via Teams: stuur een mail naar m.v.straaten@hilvarenbeek.nl
Dag Rick, bij Provincie Groningen hebben we vorig jaar het kwaliteitssysteem KIDO Groningen geïmplementeerd. Eén van de drie onderdelen van de KIDO Groningen is het 'Protocol Procesaudits', waarbij we door middel van steekproeven audits uitvoeren op de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen ons DMS.
Ik heb het document waarin het één en ander staat uitgewerkt bijgevoegd. Let wel: Dit is inmiddels een verouderde versie. Onze werkwijze is doorontwikkeld, maar dit hebben we nog niet verwerkt in het document.
Voor vragen kun je me bereiken op t.h.j.schuring@provinciegroningen.nl
Extern_delen_--_Protocol_procesaudits_-_PDCA_cyclus_ter_verbetering_van_de_kwaliteit_van_de_informatiehuishouding.docx (DOCX, 260 KB)
Dag Rick,
Bij gemeente Twenterand zijn we bezig met een stapsgewijze implementatie en ontwikkeling van kwaliteitscontroles. We zijn begonnen met een algemene steekproef op één zaaksysteem om een beeld te krijgen van het proces en wat er voor nodig is. Nu we een basis hebben willen we dit door ontwikkelen naar een risico gestuurde steekproef.
Voor vragen kun je me bereiken op a.lippolt@twenterand.nl
Beste Rick,
Bij de gemeente Lelystad hebben wij sinds januari dit jaar ons kwaliteitssysteem informatiebeheer op basis van KIDO-Light geïmplementeerd. Onderdeel is het uitvoeren van kwaliteitscontroles en audits op het zaaksysteem Djuma. Voor het verkrijgen van inzicht op de zaaktypeninrichting voeren wij op 12 veel voorkomende hiaten een nulmeting uit waardoor eerst inzicht wordt verkregen waarop en waarom de output afwijkt. Dit wordt veelal veroorzaakt door de koppeling met vakapplicaties, of het zijn gebruikersfouten. Wanneer dit helder is kunnen er heel gericht aanbevelingen voor procesverbeteringen worden voorgesteld.
Mocht je meer willen weten dan hoor ik het graag p.jongman@lelystad.nl
Dag Rick,
Sinds kort hebben wij beschikking over software om grip te blijven houden op Strategisch, Tactisch en Operationeel niveau. Daar hoort ook de controle bij van procesgerichte applicaties (zaaksystemen). Dit doen we op basis van KIDO en KIDO Light.
Mocht je van gedachten willen wisselen dan kun je mij tot 11 september bereiken via ehuurman@winterswijk.nl
Hartelijke groet, Erik