Omgang archivering internationale samenwerking
Goedemiddag, wie heeft ervaring met het vaststellen en vastleggen van dossierhouderschap bij internati...
Landelijke lijst verplichte documenten
- 29 aug
- lotte boekling
- 3
- 1237
- 2
Beste allemaal,
Momenteel zijn wij bij Alphen aan den Rijn bezig met een procesoptimalisatie voor de kwaliteitscontrole en het kwaliteitssysteem. Daarbij kijken we ook naar duurzame toegankelijkheid: ook in de context van vindbaarheid, juistheid, volledigheid etc. Om op deze punten te kunnen toetsen willen wij gebruik maken van een verplichte lijst van documentatie die bij een zaak hoort. Bijvoorbeeld: bij de aanvraag van een vergunning horen minimaal de constructiestukken en de aanvraag zelf. En bij een paspoortaanvraag hoort bijvoorbeeld een aanvraagformulier.
Ik vroeg mij af of er een plek op landelijk niveau bestaat waar staat welke documenten er verplicht in een dossier moeten zitten (al is het maar voor enkele werkprocessen).
Alvast bedankt!
Verken
Handreiking Actief openbaar maken doe je zo! - RDDI
In de handreiking Actief openbaar maken doe je zo! vind je: • De verschillende stappen die aan bod ko...
Reacties
Ik weet niet of Alphen het model-dsp gebruikt, maar daar kun je de meeste documenttypen per werkproces in vinden.
Beste Lotte,
Wij maken gebruik van de i-Navigator en daar staan de minimale vereisten in van documenten die in een zaak horen te zitten. Daarnaast is het handig om met de vak afdelingen daar afspraken over te maken. Zo krijg je helder wat zij verstaan onder een minimale set aan documenten. Uiteraard staat het de behandelend ambtenaar vrij om extra documenten toe te voegen als dat nodig is.
Wij, de gemeente Barneveld, hebben een kwaliteitssysteem in huis gehaald en zijn nu bezig om te bepalen wat gaan we eerst oppakken (Even los van alle primaire zaken als, beleid, Woo, etc. die je op orde moet hebben). Voor ons is het programmamanagement en de daaruit voortvloeiende projecten één van de eerste prioriteiten. Met name projectarchivering gaat een enorme rol spelen. Ook daar hebben we te maken met een set minimale vereisten zoals wij dat voor ogen hebben.
De documenttypen inderdaad in de i-Navigator/Model-DSP. Lastige is alleen dat verschillende resultaattypen een andere set aan documenttypen kan opleveren. Om het goed te kunnen gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden zou je dus voor elke mogelijke uitkomst van een zaak een - verplichte - documentset moeten vaststellen.