Hotspots- veiligstellen en dataverrijking

  • 11 jun
  • Leonie de Vries
  • 2
  • 500
Leonie de Vries
KIA Community
  • Pauline Luinstra
  • Ger Wischmann
  • Sebastiaan Klaassen
  • Michiel Knops

In onze gemeente zijn hotspots benoemd en deze informatie willen we graag veiligstellen. De informatie die op basis van de selectielijst te vernietigen was hebben we op basis van het aanwijzen van de hotspot gewijzigd naar bewaren. De digitale informatie van de hotspot bevindt zich in verschillende informatiesystemen. Denk dan bijvoorbeeld aan bestuurlijke informatie (iBabs), zaakgerichte informatie (zaaksysteem), correspondentie (e-mails/teams), meldingen openbare ruimte etc. Niet alle informatie zit in een archiveringssysteem. Onze denkrichting nu is om de informatie uit de informatiesystemen te verplaatsen naar één van de archiveringssystemen en de metadata van de informatie te verrijken met labels van de hotspot. Informatie in de archiveringssystemen krijgt ook een label met de hotspot en er is een beschrijving gemaakt van de hotspot.

Is er een organisatie die ervaring heeft met digitale hotspots veiligstellen en (het voorbereiden van) digitale (vervroegde) overbrenging en wil je jouw ervaringen met mij delen?

Reacties

2 reacties, meest recent: 17 juni

  • Met het veiligstellen van een hotspot heb ik ervaring. Het ging daarbij wel om één specifiek afgebakend onderwerp, waardoor het misschien minder goed vergelijkbaar is met jouw situatie, Leonie. Toch zal ik onze stappen kort beschrijven in de hoop dat je er iets aan hebt. Eventueel kan ik later ook nog wel per e-mail wat documentjes (besluit vaststelling hotspot, mail aan alle medewerkers, Intranetbericht achteraf) delen.

    Het betrof de hotspot "treinongeluk in Voorschoten 04-04-2023". Meteen de middag na het treinongeval is een mail gestuurd naar alle medewerkers van de gemeente Voorschoten of zij alle informatie met betrekking tot het ongeval wilden mailen aan het algemene mailadres van team DIV. Ook is ook contact opgenomen met de crisisfunctionaris om in dat stadium in ieder geval niets weg te gooien. Later heeft de crisisfunctionaris een Teams-omgeving vol informatie gedeeld met een aantal medewerkers van team DIV.

    Op deze manier kwam dus heel veel informatie binnen bij team DIV. Wij hebben nagedacht over een ordening in ongeveer 10 thema's en 2 aparte zaken voor foto's en WhatsApp-conversaties (omdat deze veelal meerdere thema's tegelijk betroffen). De toegestuurde informatie is allemaal opgeslagen in het DMS. Voor de hotspot is een zogenaamd project (1 aggregatieniveau hoger dan een zaak) aangemaakt in het DMS. Daar zijn de zaken aan gekoppeld met allemaal als bewaartermijn permanent te bewaren.

    Uiteindelijk zijn in totaal zo’n 380 documenten over de hotspot (e-mails, foto’s, draadjes van WhatsApp-conversaties, video’s enz.) veiliggesteld. Voor een klein deel waren dit documenten die al in het DMS stonden, maar het overgrote deel is ons toegestuurd door medewerkers. Het daadwerkelijke opslaan in het DMS is dus volledig door team DIV gedaan. Dat heeft best een doorlooptijd gehad. Ook kwamen bepaalde mails/bestanden meerdere keren via verschillende personen binnen, dus dan moest ontdubbeld worden.

    Ik heb er zelf veel werk aan gehad, maar het resultaat mag er wezen. Nu kunnen toekomstige onderzoekers het incident (en in het bijzonder de gemeentelijke rol daarbij) nauwgezet reconstrueren. Zoals wij het nu zien, zal de overdracht naar het gemeentearchief te zijner tijd samen met alle andere 20 jaar oude zaken plaatsvinden.

    Sebastiaan Klaassen

Trefwoorden

Verken