Documenten verhuizen naar de cloud - hoe doet het Stadsarchief dat?
Wat doe je met oude bestanden als je overstapt van een netwerkschijf naar bewaren in de cloud? Lees in...
M365: Gebruik van Teams(kanalen) -> beleid?
- 25 feb
- Lindsay Weelen
- 2
- 564
- 1
Beste collega's,
Mijn organisatie stapt binnenkort over naar het volledig werken vanuit Teams. Wij hebben Teams al, maar in beperkte zin (alleen videovergaderen en chatten).
Momenteel ben ik bezig met het maken van een mappenstructuur voor Teams Kanalen. Waar ik tegenaan loop is het autorisatiebeheer. Wie krijgt welke rol (rechten op het gebied van beheer, lezen en bewerken) en wie moet er akkoord geven aan het aanmaken van mappen/kanalen met beperkte toegang of classificatie?
Is dat iets waar jullie binnen de organisatie over hebben nagedacht?
De huidige situatie op de netwerkschijven is dat iedereen alle machtigingen heeft, tenzij.
De 'tenzij' ziet op vertrouwelijke mappen. Wie daar in mogen wordt door de medewerkers zelf bepaalt en wordt door functioneel beheer uitgevoerd.
Hierdoor hebben we een wildgroei aan mappen uberhaupt, maar ook aan mappen met beperkte toegang.
Hoe hebben jullie dit gestructureerd/vastgelegd?
Bedankt!
Verken
Werkgroep archiveren in Microsoft 365 - doe mee!
Samenvatting: Steeds meer organisaties werken met Microsoft 365 . Het is een goede oplossing om digitaal samen te werken. Heel mooi maar de realiteit is dat als je M365 niet goed inricht gaat het mis. Wil je meedoen en meedenken aan diverse onderwerpen? Meld je dan voor de werkgroep via gripopinformatie@vng.nl.
Reacties
Dag Lindsay,
Wanneer je over gaat naar Teams is het verstandig om de data te segmenteren. Dit doe je door rechten van Teams te verdelen op basis van afdelingen, teams, subteams en werkgroepen. Collega's die niet in een bepaalde groep werken hebben ook geen toegang nodig tot de data uit die groep. Het is wel verstandig om collega's wel de mogelijkheid te geven zelf teams aan te vragen voor afdelings-overstijgende samenwerkingen middels projectteams. Deze kunnen bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een zaak in het zaaksysteem zodat ook deze data juist bewaard blijft.
De rechten op een groep laat je bepalen middels het Active Directory, of door managers/teamleiders op aanvraag. Voor projectteams is het verstandig de aanvrager en een tweede eigenaar het beheer hiervan zelf te laten uitvoeren omdat flexibiliteit bij projecten belangrijk is en projecten altijd een einddatum hebben (deze sites horen geen 10 jaar in de lucht te blijven).
Het gebruik van privé en gedeelde kanalen wat jij hier noemt wordt sterk afgeraden. Voor het beheer creëert situaties waarin de data ook voor beheerders niet meer zichtbaar is. Tot op het punt dat als een eigenaar van een privé kanaal uit dienst is de data in dat kanaal bijna niet meer terug te vinden is.
Neem is een kijkje in deze documentatie van de VNG voor een goede basis: M365 - Scenario's, praktische antwoorden en tips | VNG
Veel dank voor je reactie en de link! Gelukkig in lijn met hoe ik het zelf voor ogen had ;)