VNG publiceert ‘Praktische tips voor inrichting Microsoft 365’

Sinds 2020 is thuiswerken niet meer weg te denken uit onze werkcultuur. Ter ondersteuning van het thuiswerken wordt Microsoft 365 (M365) en dan met name het product Teams, gebruikt. In 2019 werd Teams vooral ingezet als middel om samen te werken in projecten. Inmiddels lijkt het bij veel organisaties een vervanging te zijn geworden voor het gehele werkproces. De hoge snelheid van implementatie en de nog redelijke onbekendheid met de mogelijkheden van het product destijds, maakt dat veel gemeenten de huidige inrichting kritisch onder de loep nemen.

Ronald Hogenkamp (Adviseur Woo gemeente Eindhoven) herkent de problematiek. “Al snel na de implementatie ontstond de vraag hoe we het beheer moesten organiseren. Hoe ga je om met nieuwe functionaliteiten? Wie beheert de toegang en hoe ga je om met documentopslag? En hoe verhoudt M365 zich tot onze informatiearchitectuur? Omdat M365 veel oplossingen biedt, waarover we als organisatie niet hadden nagedacht, leverde dit veel vragen op.”

Om organisaties te helpen hun inrichting opnieuw in te richten, heeft de VGN samen met tien gemeenten een praktisch document voor inrichting van M365 opgesteld. Centraal in deze handleiding staat de vraag op welke manier een organisatie M365 wil gebruiken waarbij het archiveringsvraagstuk centraal staat. Daarom is het belangrijk te kiezen hoe M365 wordt ingezet: alleen voor samenwerking, met een beperkte archivering of als zaaksysteem of zelfs e-depot. Het document beschrijft vervolgens wat er nodig is om grip te krijgen op de informatie die wordt verwerkt en bewaard in Teams (binnen de eigen inrichting). Hierbij gaat het om het beschrijven van de technische inrichting, de organisatie en de competenties van de informatiebeheerders en gebruikers. Ook beschrijft het informatiebeheer en archivering in de context van Teams.

Ronald Hogenkamp heeft meegeschreven aan de handleiding. ‘Dit document is opgesteld door collega’s met dezelfde vragen en oplossingen. Het blijkt maar weer hoe nuttig het is om van elkaars ervaringen te leren en deze te delen. Bijvoorbeeld onderwerpen die niet altijd binnen een zaakgerichte werkwijze passen, zoals projecten en ketensamenwerkingen.’

De handleiding is niet, zoals we wel gewenst hadden, door Microsoft zelf gecontroleerd. Eventuele onvolkomenheden, betere oplossingen of andere bijdragen kunt u dan ook doorgeven via gripopinformatie@vng.nl

Handleiding M365 - scenario's, praktische antwoorden en tips.

Bij de handleiding horen 5 bijlagen:

• Bijlage 4 - Gemeente Noordwijk: Beleid en inrichting Teams.

• Bijlage 5 - Gemeente Noordwijk: Directievoorstel instemmen met het 'Beleid en inrichting Teams'.

• Bijlage 6 - Gemeente Noordwijk: Onderbouwing waarde E5 licentie.

• Bijlage 7 - Gemeente Noordwijk: Uitvoeringsdocument inrichting Teams en Sharepoint

• Bijlage 8 - Gemeente Zwolle: Autorisatiemix Teams.