The National Archives als expertisecentrum
The National Archives in Engeland neemt de rol als sectorleider serieus en heeft een nieuwe website ge...
Klassieke inventaris voorbijgestreefd
- nov 2010
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 35
- 43
Check out this SlideShare presentation : Klassieke inventaris voorbijgestreefd http://slidesha.re/aeg4tm. #inventariseren. #archieven.
(Willem Vanneste: presentatie hierover; gevonden op Twitter).
Verken
Vernietigen van archiefmateriaal na digitalisering?
Beste (toekomstige) collega's, In het kader van mijn afstuderen wil ik de volgende vraag op tafel go...
Hoeveel kleine archiefdiensten zijn al gestart met e-depot?
Verschillende overheidsorganisaties, zoals het Nationaal Archief en de stadsarchieven van Amsterdam en...
Reacties
Beste Wim, Als enige Nederlander was ik hierbij aanwezig. Was een zeer boeiende discussie tussen Willem Vaneste en Eddy Put (en zaalparticipatie). Deze discussie zouden we hier ook eens moeten voeren.
@Aron: Wat goed dat jij daar was ! Ik ben van plan om hier nog eens wat meer over te weten te komen. Ik vraag me af: hoe ontsluit je een archief het beste ? Voor bepaalde archieven heb je toch wel een inventaris nodig, lijkt mij. Inclusief de beroemde (of beruchte ?) metadata, die bijvoorbeeld in een 'inleiding' te vinden zijn. En hoe zit het met EAD ? De internationale standaard die speciaal voor inventarissen in het leven geroepen is ? En die we nu allemaal gaan aanleren en toepassen ? (toch ?) In de Archiefwet staat niet dat je een inventaris moet maken. Maar wat is toegankelijk genoeg ? Een plaatsingslijst ? Of alleen vermelden dat je een bepaald archief(je) in huis hebt (met periode) ?
@Aron: Blij dat je er bij was! Ik hoop overigens dat je, ondanks onze nationale spoorwegen, op een nog aanvaardbaar tijdstip thuis bent geraakt. Ik wil overigens aanvullen dat er een verslag is gemaakt van deze studiedag. Die zal binnenkort in de B&A-gids verschijnen, ik zal dan zeker een pdf'je langs deze weg delen.
@Tom: B&A-gids ? Ik zal het verslag met grote interesse lezen ! (want mijn hoofdtaak is het inventariseren van archieven).
@allemaal: Komt hier dan ook - naast EAD - de toepassing van EAC niet om de hoek kijken?
Ja, thuisreis ging prima. Lijkt me erg leuk om het verslag te lezen. Als ik denk aan de studiedag dan komen er vier dingen bij me op: 1. In beide landen zoeken we naar digitale toegankelijkheid. Discussies hierover zijn van grote waarde. Het zou nog mooier zijn als we ook meer beginnen te experimenteren op dit vlak. 2. Ik heb relatief weinig gehoord over software die men in Vlaanderen gebruikt om archieven te beschrijven, iets wat toch duidelijk omschreven stond op de website van de VVBAD. Dit ervoer ik als een gemis, want volgens mij zijn er inmiddels grote verschillen in het maken van archivistische beschrijvingen tussen Nederland en Vlaanderen. 3. Vond het verhaal van Eddy Put zeer interessant en dan met name zijn punt over de schijn van volledigheid die al die digitale toegangen bieden. Zet je toch aan het denken. 4. Verder genoten van de vorm van de discussie. Wij als archivarissen spreken vaak van "ongeacht de vorm" (zie onze archiefwet), maar dat wil niet zeggen dat wij niet van de vorm kunnen genieten.
Ik ben ook wel benieuwd naar dat verslag - de slides zagen er interessant genoeg uit - vooral omdat we *binnenkort* eens willen gaan nadenken over hoe de 'digitale inventaris' er het beste uit kan zien. Dat idee ontstond recentelijk toen we een bijpraatmoment hadden met De Ree (van MAIS, het systeem waarin onze inventarissen zitten). In het verleden, toen de papieren inventarissen van het voormalige Rijksarchief in Noord-Brabant werden gedigitaliseerd, werden letterlijk de koppen eraf gehaald. De inventarissen werden 'platgeslagen', de meeste rubrieken eruit gegooid. Plan was misschien goed, uitwerking niet - er kwam niks voor terug. Maar het is duidelijk dat we online betere dingen kunnen bereiken dan op papier. Slide 12 uit de presentatie is wat dat aangaat mooi als conclusie: "De klassieke inventaris is niet meer... dan een mogelijke toegang. De digitale toegang is meer."
Interessante blog, interessant onderwerp. Sluit wat mij betreft aan bij een discussie van een maand geleden op Archief2.0 over open data:http://www.archief20.org/profiles/blogs/data-liberation-front?id=792394Daar werd oa kort de nut en noodzaak van de inventaris besproken en of het 'klassieke' ontsluitingsniveau zinvol is in de digitale omgeving.
De presentatie van Willem Vanneste heb ik helaas gemist. Toch wil ik erop reageren, hoewel ik me ervan bewust ben dat dit tot misverstanden kan leiden. Ik moet het doen met zijn slides. Willem stelt dat de klassieke inventaris zijn tijd gehad heeft, omdat deze archiefbescheiden als onderdeel van een groter geheel beschrijven, namelijk series en archieven. Dat is betuttelend, want de onderzoeker wil iets anders. Die wil geen institutioneel vooronderzoek moeten doen, alvorens archiefbescheiden te kunnen vinden. We moeten het concept van archieven loslaten, dus niet meer uitgaan van één archiefvormer vormt één archief, beschreven in één inventaris. Alleen nog maar reeksen of series, en bestanddelen. En daarbij de context afzonderlijk, gelinkt aan deze reeksen of series. Dat bieden we dan digitaal aan, en levert een beter resultaat op voor de onderzoeker. Met veel van zijn beweringen kan ik het eens zijn. Context is het belangrijkst. Niet om archiefmateriaal te vinden, maar om het te kunnen interpreteren. Het algemeen aanvaarde één op één op één-concept is een mooi ideaal, maar ook al in de fysieke wereld niet haalbaar gebleken. Zelden vinden we immers in onze depots een archiefbestand, bevattende het volledige archiefmateriaal van slechts één archiefvormer. Wat we een archief noemen, is in de meeste gevallen een gedeelte van een archief of een conglomeraat van archieven. Dat is de reden dat we bij de Rijksarchiefdienst bij de invoering van het archiefbeheerssysteem Archeion hebben gekozen voor het concept archiefblok. Dat is een beheerseenheid, een fysieke eenheid, met een unieke naam, en bestaande bestanddelen met unieke kenmerken. En we kennen ook het verschijnsel dat een archiefblok meer dan één al dan niet 'klassieke' toegang heeft. Wat mij minder aanspreekt is Willem's pleidooi voor het weglaten van de beschrijving op archiefniveau, de kop. Hij laat een afbeelding zien uit ISAD(G), waarbij hij de kopbeschrijving, de beschrijving op het archief(blok)niveau wegstreept. Feitelijk pleit hij voor het Australische "series system", waarbij geen archieven, maar reeksen dossiers als beheerseenheid worden gezien en beschreven. Daarvan ben ik geen voorstander. Als archiefdiensten beheren we archiefblokken, bestaande uit een of meer series of reeksen, die elk weer uit een of meer opvraagbare archiefbestanddelen bestaan, ook wel inventarisnummers genoemd. Nog steeds krijgen wij deze collecties binnen, en nog steeds beheren we deze als afzonderlijke en zelfstandige fysieke en administratieve eenheden. Daarvoor gebruiken we klassieke inventarissen of plaatsingslijsten. Deze hulpmiddelen bevatten, als het goed is, veel contextinformatie: over de archiefvorming, het archiefbeheer, de ordening van bestanddelen én series, de waardering en selectie, de bewerking, de verwerving, de juridische status, de toegankelijkheid en openbaarheid. Al deze gegevens hebben betrekking op het gehele archiefblok, waardoor het zo niet noodzakelijk dan toch zeker wenselijk is dat op deze informatie op dat niveau wordt vast gelegd. De internationale standaarden ISAD(G) en ISO 23081 schrijven dat ook voor. Wat Willem niet vermeld is wat hij precies onder context verstaat. Ik krijg de indruk dat hij daarmee vooral de geschiedenis van de archiefvormer bedoelt. Als dat zo is, kan ik zijn stelling onderschrijven. Het is veel efficiënter en logischer om de informatie over een archiefvormer afgezonderd van het archiefmateriaal zelf vast te leggen. Dat geldt temeer voor de complexe twintigste eeuwse organisaties die ook complexe archiefbestanden hebben nagelaten. Eén beschrijving van bijvoorbeeld een ministerie kan dan gekoppeld worden aan alle archiefblokken of series of desnoods bestanddelen welke door dat ministerie zijn gevormd. Inderdaad komen we hiermee in aanraking met de standaard ISAAR(CPF). Maar context is meer. Ook de ontstaans- en beheerscontext hoort ertoe, en deze is onlosmakelijk aan het archiefblok verbonden. Volgens Willem is de klassieke archivaris betuttelend. Ik weet niet precies wat hij hiermee bedoelt, maar als het betuttelende zit in de aanbieding van de beschrijvingen van het archiefmateriaal, heeft hij gelijk. Maar dan zijn wij op dit moment allemaal betuttelende klassieke archivarissen. Want nog geen enkele instelling is bereid om zijn gegevens aan de gebruikers beschikbaar te stellen op een zodanige wijze dat deze er zelf mee aan de slag kunnen (zie blogpost Data Liberation Front). Ook aanvullingen en correcties van gebruikers worden nauwelijks serieus genomen, laat staan verwerkt. Mijn conclusies luiden dan ook: - De klassieke inventaris heeft nog lang niet afgedaan, niet als zoekinstrument en al helemaal niet als beheersinstrument; - In de beschrijving van het archief als geheel (de "kop" van Willem) zit uiterst belangrijke contextinformatie, dus Willems' kop moet er niet af ;-); - De één op één op één-relatie is een onhaalbaar ideaal; - Het afzonderlijk beheren van informatie over de archieven en over de archiefvormers - en onderling koppelen - is efficiënt; - Laten we onze onderzoekers serieus nemen door onze data vrij aan te bieden en hun commentaar in ontvangst te nemen en zo enigszins mogelijk te verwerken. Tenslotte roep ik al mijn collega's op, net zoals Willem Vanneste dat doet, om archiefbeschrijvingen te structureren en te standaardiseren. En dan gaat het niet zozeer om het gebruik van EAD, hoe nuttig ook. Want EAD en EAC zijn maar techniek. ISAD(G), ISO 23081 en ISAAR(CPF) bevatten de normen voor een kwalitatief betere beschrijving en daarmee een kwalitatief betere toegankelijkheid van onze archieven.
Henny Collega's Ik ben er niet van overtuigd dat het beschrijven van het archief- en deelarchiefniveau veel zin heeft. Uiteindelijk stel ik vast dat je op die niveau's eigenlijk geen archief bent aan het beschrijven maar archiefvormers en functies. Pas op het reeksniveau en lagen ben je ook effectief archiefdocumenten aan het beschrijven. Laat ons dan ook ISAD(G) als norm voor het beschrijven van archief, gebruiken waarvoor hij dient, met name het beschrijven van archief, de reeksen en onderliggende deelreeksen en bestanddelen dus. Voor het beschrijven van archiefvormers en functies hebben we ISAAR en ISDF. Als we die normen goed toepassen en vooral zorgen voor goede koppelingen tussen de verschillende ISAAR, ISDF en ISAD-beschrijvingen kunnen we in een digitale omgeving de zaken prima representeren met een gestructureerde "kop" maar evengoed ook op andere manieren.
Wat goed dat er een echte inhoudelijke discussie op gang is gekomen ! Hoewel ik niet bij de presentatie was en ook het verslag nog niet heb gelezen, wil ik toch alvast een reaktie kwijt. Als ik even 'advocaat van de duivel' speel: is het een idee om elke beschrijving te koppelen aan een unieke standaardcode ? (waarin ook enkele contextgegevens ?) Vergelijk de boekenbranche: Elk boek heeft een unieke standaardcode: het ISBN (International Standard Book Number). (of ben ik weer met 'open deuren' bezig ?)
Leiden de vier logische regels van ISAD(G) niet automatisch tot een "kop"? De regels zijn: 1. van algemeen naar bijzonder 2. enkel opnemen wat relevant is op een bepaald niveau 3. permanente koppeling aan een beschrijving op een hoger niveau 4. herhaal geen informatie. Met andere woorden: geen kop of hogere niveaus dan herhaling van informatie.
Willem, Mee eens dat we ISAD(G) uitsluitend moeten gebruiken voor het beschrijven van archieven. Ik verwacht dat bij de komende herziening van deze norm het element 'geschiedenis van de archiefvormer' verwijderd zal worden. Daarvoor hebben we inderdaad ISAAR(CPF) en ISDF. Deze normen worden overigens nog nergens integraal toegepast, ISDF al helemaal niet. Maar je gaat voorbij aan het feit dat we archieven, of liever archiefblokken, als fysieke eenheden beheren. We hebben instrumenten nodig om die te beheren. De gegevens over deze objecten, m.u.v. die over de archiefvormer, moeten op kop-niveau worden geregistreerd en beheerd. Verder ben ik benieuwd wat je dan onder reeks of series verstaat. Een mooi voorbeeld van een archiefblok, dat tevens als "serie" beschouwd kan worden, is dat van de Marine-pensioenregisters. Maar de rubrieken waarin dit archiefblok in de inventaris zijn verdeeld, zijn ook weer series, en de afzonderlijke registerreeksen ook. Ik ervaar het als een verlies aan context als deze collectie uit elkaar gehaald wordt om te passen in een mooie digitale toegang, anders dan een toegang op collectie c.q. archiefblokniveau. In de "inleiding" vind je veel relevante informatie die op het gehele archiefblok, alle rubrieken en alle reeksen betrekking heeft. Dat wil je toch niet kwijt, en dat wil je zeker niet bij elke serie of reeks herhalen. De vormgeving is nog steeds erg papieren document georiënteerd. Daar valt nog een wereld te winnen. Maar onze objecten van beschrijving zijn archieven en hun samenstellende bestanddelen, de archiefvormers en hun taken of activiteiten. In samenhang. Als je alle onderdelen van een archief beschreven hebt, heb je daarmee nog niet het archief beschreven. Net zomin als je met de beschrijving van alle onderdelen van een auto die auto zelf hebt gekarakteriseerd.
Wim, Wat beoog je hiermee te bereiken? Een code zegt niet zoveel als je er geen betekenis achter hangt. En traditioneel hebben we over archiefmateriaal veel ongestructureerde textuele informatie. Met het structureren valt veel meer te bereiken. ISBN is vooral van belang omdat van hetzelfde object veel identieke exemplaren bestaan. Dat is met archiefmateriaal zelden het geval.
@Hennie van Schie: Je schrijft "Ook aanvullingen en correcties van gebruikers worden nauwelijks serieus genomen, laat staan verwerkt." Een aantal archiefdiensten toont bij de toegangen op archieven.nl een pictogram in de vorm van een envelop die het mogelijk maakt om op de toegang te reageren. Ik neem aan dat men dit alleen doet als men ook van plan is iets met het eventuele commentaar te doen. Ik heb het bij de eigen dienst (Groninger Archieven) wel eens getest en dat ging goed.
Henk, Ik deel jouw conclusie, maar Willem Vanneste vermoedelijk niet.
Henk, Ik gebruikte het woord "nauwelijks" om aan te geven dat het hier en daar wel gebeurt. Maar echt goed doen we het als sector niet. We kunnen dit proces veel beter inrichten waarbij de opmerkingen en de antwoorden ook voor derden zichtbaar zijn. Zo kunnen onderzoekers ook aanvullende inhoudelijke informatie toevoegen. Die mogelijkheid is nog weinig aanwezig, terwijl ik vermoed dat er wel behoefte aan is. We hoeven als archivarissen ook niet op alle opmerkingen van onze gebruikers te reageren.
Fijn om te zien dat er over ISAD gesproken wordt. Ik miste dat totnutoe en vroeg me ook in een andere discussie al af: welke instelling gebruikt de 26 elementen van ISAD(G) voor het beschrijven van het archief en de bestanddelen? Is er nu een goed voorbeeld in Nederland beschikbaar van een toegang die volgens ISAD regels is opgesteld en welke instelling heeft daar dus ervaring mee? Ik heb het niet zozeer om bestaande klassieke inventarissen die in EAD zijn gegoten. Daarnaast viel me deze opmerking van Henny me op: “Context is het belangrijkst. Niet om archiefmateriaal te vinden, maar om het te kunnen interpreteren.” Dat lijkt me heel belangrijk punt, dat het zoeken en vinden van archiefstukken en het interpreteren daarvan gescheiden worden. Nu is het zoeken in digitale toegangen vaak beperkt door de context. Als je namelijk zoekt naar archiefstukken/archiefbestanddelen en je treffers krijg op basis van de zoekterm, krijg je niet meteen die archiefbestanddelen te zien met de beschrijvingen met de zoekterm maar altijd eerst de beschrijving van het archief. Dan moet je op het archief klikken om de treffers in de archiefstukken binnen dat archief (de context) te zien. Waarom niet meteen de beschrijving van de archiefbestanddelen als eerste treffers, zoals je ook boektitels en fotobeschrijvingen meteen krijgt? Bij de archiefbestanddelen als treffers kan dan wel de naam van het archief staan zoals bij de boeken de auteur staat en bij de foto’s de fotograaf. Als je een archiefbestanddeel aanklikt, krijg je deze in de context (binnen de rubrieken in de toegang) in een detailscherm en kun je vervolgens naar het betreffende archief klikken voor de beschrijving hiervan en van de andere stukken hierin.
Henny Wat betreft het beheer van de archiefblokken en de fysieke objecten die we beheren: wij hier bij het FelixArchief proberen in ons beheer het fysieke beheer en het intellectuele beheer van onze archieven zoveel mogelijk gescheiden te houden. Voor het fysieke beheer gebruiken we een depotbeheerssysteem dat werkt volgens een logistieke logica. Het inhoudelijke beheer, zeg maar de beschrijving van de archieven doen we dan met ISAD(G). In deze ISAD-fiches zoals we die dan noemen beschrijven we dan logische gehelen. Deze komen niet noodzakelijk overeen met een fysieke eenheid. Zo kan één isad-fiche één dossier beschrijven dat fysiek uit meerdere objecten met elk een eigen inventarisnummers (= is logistiek gezien onze beheerseenheid), bijv. foto's uit de koelcel, een plan uit een planlade, een audiotape en een klassiek papieren dossier. Het belang van het scheiden van intellectueel en fysiek beheer blijkt vooral als je met digitale archieven gaat werken. Daar is immers de samenhang tussen hetgeen men een "document" en welbepaalde fysiek representatie er van niet zo voor de handliggend als bij klassiek papieren archief. We ondervinden wel dat ISAD(G) deze scheiding eigenlijk nog niet maakt. Wat mij betreft zou dat in een nieuwe versie van de norm best wel gebeuren.
Dag Willem, Henny en andere collega's, Ben blij te vernemen dat ons rollenspelletje (Willem en ik zijn in het dagelijks leven de beste vrienden) toch wat reactie heeft opgeleverd. De discussie over 'de kop eraf' hebben Willem en ik al in levende lijve gevoerd en ik ben blij te lezen dat Henny mijn standpunt bijtreedt. Interessant is dat bij dit alles dat de vraag naar zin, onzin, beperkingen en mogelijkheden van de standaarden eindelijk eens gesteld heeft. Ik denk dat we het er allemaal over eens zijn dat de klassieke trias archiefvormers, functies en archieven de kern uitmaakt van ons beschrijvingssysteem en dat de institutionele en functionele context cruciaal zijn voor het beschrijven c.q. begrijpen of vinden van archieven. Vraag is of we daarbij zoveel standaarden nodig hebben. ISDF stond nog maar in de steigers of de (terechte) vraag naar de integratie van ISAD(G), ISAAR en ISDF werd al gesteld. Ik moest er aan denken toen ik WIllems opmerking las dat we voor archiefvormers toch ISAAR hebben. Als we alles in vakjes gaan stoppen, wordt het niet alleen voor onze gebruikers, maar ook voor onze collega's erg warrig en onoverzichtelijk. De bottom line moet volgens mij zijn dat je zowel bij het beschrijven als bij het raadplegen van archief vlot moet kunnen overschakelen tussen de drie cruciale invalshoeken (archiefvormers, functies en archieven). Voor mijn part hebben we daarbovenop nog een thesaurus nodig die toelaat om ook de vormentaal van (vooral seriële) archieven te ontsluiten (maar dat is nog een ander verhaal). Alleen dan slagen we erin om niet alleen zinvol en 'wetesnchappelijk', maar ook op een toegankelijke manier archief te ontsluiten. En 'toegankelijk' moet voor mij niet betekenen dat de drempel erg verlaagd wordt. Archiefonderzoek is nu eenmaal (net zoals het ordenen en beschrijven van archief) niet eenvoudig, en het is niet correct om het anders voor te stellen. Het is uiteraard wel vaak fascinerend; en daar zijn we het - hopelijk - wel allemaal over eens....
Willem, Binnen het Nationaal Archief zijn we bezig de beschrijvingen van de archieven en bestanddelen juist zoveel mogelijk te koppelen aan de vermeldingen in het beheerssysteem (ABS/Archeion). Dat zal er vermoedelijk toe leiden dat de archiefinventarissen geheel of grotendeels zullen worden opgenomen in een uit te breiden ABS/A-systeem. De praktijk heeft uitgewezen dat een gescheiden administratie een grote kans op fouten oplevert: zo is gebleken dat er vele duizenden bestanddelen in ABS/A zijn vermeld die niet in de inventarissen zijn beschreven, en even zovele duizenden beschrijvingen in de archiefinventarissen die niet in ABS/A zijn opgenomen. Verder vinden we het van belang dat ook de contextinformatie over het ontstaan, het beheer, de selectie, de verwerving en de toegankelijkmaking aan de onderzoekers wordt getoond. En deze informatie ligt vast op archiefblokniveau en niet op serie- of bestanddeelniveau. Het ISAD-fiche, dat wij niet kennen, lijkt me uit te gaan van de archiefvormers, waaraan de beschrijvingen van het archiefmateriaal wordt toegevoegd. Wij gaan uit van het archiefmateriaal, waaraan de gegevens van de archiefvormers worden toegevoegd. We beheren immers archieven en geen archiefvormers. Onderzoekers zoeken in de beschrijvingen van het archiefmateriaal, en zijn meestal niet primair geïnteresseerd in die van de archiefvormers. De gegevens van de archiefvormers zijn nu nog in onze archiefinventarissen opgenomen, overeenkomstig de aanbevelingen van ISDA(G), maar deze informatie zal op termijn daarvan worden afgescheiden. De ideale situatie bestaat dan uit een set beschrijvingen van archiefvormers - voor personen kunnen die bestaan uit de biografieën van een biografisch woordenboek - en daarnaast een set beschrijvingen van fysieke archiefblokken, onderverdeeld in series en bestanddelen. De samenhang zal worden gewaarborgd door wederzijdse verwijzingen (hyperlinks) of door een samenhangende presentatie, welke - hopelijk - door de gebruiker gekozen kan worden uit enkele opties. Maar het zal nog wel even duren voor dit gerealiseerd is, bij het NA althans. Ervaring met digitaal archief heb ik nauwelijks, zodat ik niet kan beoordelen of een loslaten van het archiefblok-begrip daar noodzakelijk is. Wat wel duidelijk is dat voorlopig digitaal materiaal ook en vooral als digitale collectie zal worden aangeboden, waaruit ik de conclusie trek dat deze digitale collectie als digitale eenheid kan en zal worden beheerd, met eigen kenmerken en met een eigen beheerscontext.
Ernest, Voor zover mij bekend wordt in Nederland nergens de standaard ISAD(G) consequent op alle niveaus toegepast. In het Nationaal Archief passen we ISAD(G) wel toe maar niet op elk niveau. We hanteren de 26 elementen op archief(blok)niveau, we passen meerniveau beschrijving toe, we zijn niet altijd even consequent met het vermelden van de informatie op het juiste niveau (soms op te laag niveau, vaak op te hoog), en op bestanddeelniveau hanteren we wel de elementen van het verplichte veld 1 ('identificatie'), maar worden de zgn. N.B.'s niet gemarkeerd als een van de elementen van de velden 2 tot en met 7 ('context' tot en met 'beschrijvingsbeheer'). We gebruiken EAD als tool en daarin is het mogelijk dergelijke informatie niet te exact specificeren, maar dat quick and dirty te doen met het EAD-element of 'other descriptive data'. We hebben voor deze oplossing gekozen omdat een consequente toepassing van ALLE aanbevelingen van ISAD(G) bij de conversie te bewerkelijk en dus te kostbaar werd. Als voorbeeld wijs ik nog even naar de hiervoor genoemde inventaris op de Marine-pensioenregisters. Daarin is bij de N.B.'s onder de beschrijvingen van de series en bestanddelen steeds een nummer genoemd dat verwijst naar het overeenkomstige ISAD(G) beschrijvingselement. Zo zou een volledige ISAD(G)-toegang eruit kunnen zien. Maar die nummertjes heb ik er alleen bij laten staan om uitleg over ISAD(G) te kunnen geven: in normale gevallen blijven die weg.
Naar aanleiding van deze discussie leek mij een aparte groep over ISAD(G) en de vele vragen die hierbij spelen (in ieder geval bij het Regionaal Archief Nijmegen) wel gerechtvaardigd. Heb daarom een ISAD-groep gestart. Met zowel de vraag naar het gebruik hiervan (wie doen dit in welke mate en waarom) en praktische vragen bij het gebruik ervan.
Henny Het logistieke en het inhoudelijke is wel degelijk met elkaar gekoppeld en er wordt actief gecontroleerd en opgevolgd of er voor elke fysieke eenheid wel een beschrijving is en vice versa. Het zijn echter duidelijk 2 aparte componenten in ons archiefbeheer. Nu goed, ik heb een beetje gevoel dat we hier enigszins naast elkaar aan het discussiëren zijn. Om met de nodige nuances te kunnen discussiëren doen we dat m.i. beter eens in levende lijve. Groetjes Willem
Willem, Een prima idee. Wellicht onder het genot van een bolleke. En als er belangstelling voor bestaat ook met enkele collega's die dit een interessant onderwerp vinden. Willem Vanneste zei:
Henny Het logistieke en het inhoudelijke is wel degelijk met elkaar gekoppeld en er wordt actief gecontroleerd en opgevolgd of er voor elke fysieke eenheid wel een beschrijving is en vice versa. Het zijn echter duidelijk 2 aparte componenten in ons archiefbeheer. Nu goed, ik heb een beetje gevoel dat we hier enigszins naast elkaar aan het discussiëren zijn. Om met de nodige nuances te kunnen discussiëren doen we dat m.i. beter eens in levende lijve. Groetjes Willem
Geachte vakgenoten, komt er inderdaad nog een verslag van de presentatie door W. Vanneste (waar Aron het in het begin van deze discussie over had) ? vr. groet, Wim.
@Willem en @Henny als er een bolleke gedronken gaat worden bij een gedegen discussie over inventarissen en ISAD/ISAAR en EAD/ EAC ben ik graag van de partij. Zowel beide beschrijvingsstandaarden als de klassieke inventarisatiepraktijk gaan mij aan het hart. Verder verwijs ik in deze discussie ook nog even naar de EAC demonstrater die Ivo Zandhuis een paar jaar geleden heeft laten zien tijdens de studiedag waar we de vertaling van ISAAR hebben gepresenteerd. Die demonstrator laat mijns inziens mooi zien hoe je beschrijvingen van archiefvormers, archieven en andere informatieobjecten kunt presenteren: http://www.zandhuis.nl/eac/demonstrator/Erika
Het is nog even wachten tot de Bibliotheek & Archiefgids, waarin het verslag verschijnt, gepubliceerd wordt. Maar ik vraag anders even aan de verslagschrijfster of ze die al even hier ter beschikking kan stellen.
@Willem, Henny, Erika, ...: Bollekes en een gedegen discussie, ik voel hier een boeiende activiteit opborrelen! Daar maken we werk van!
Ben hierbij graag van de partij, al vind ik het jammer als dit betekent dat de discussie over ISAD (als opvolger van de klassieke inventaris???, de oorspronkelijke vraag van deze discussie) niet verder op archief2.0 wordt of zal worden gevoerd. (bijvoorbeeld hier) Naast de nuanceringen zijn er ook fundamentele vragen over ISAD(G) als nieuwe beschrijvingsstandaard. Waarbij de belangrijkste volgens mij nog steeds is waarom in geen enkel archief in Nederland dit nu gebruikt wordt bij het inventariseren, als ik het goed begrijp. Klassieke inventarissen in een EAD-jasje zijn volgens mij niet de oplossing, of toch wel? Tom Cobbaert zei:
@Willem, Henny, Erika, ...: Bollekes en een gedegen discussie, ik voel hier een boeiende activiteit opborrelen! Daar maken we werk van!
Ernest, Ik krijg de indruk dat je een bepaald in je hoofd hebt van wat een ISAD(G)-toegang zou moeten zijn. En dat een 'gewone' of 'klassieke' inventaris daaraan niet voldoet. Moet het een database zijn volgens jou? Probeer dat eens duidelijk te maken, hier of in de ISAD(G)-groep. Wat verwacht je nou precies van een ISAD(G)-conforme toegang? ISAD(G) geeft absoluut geen vormvoorschriften, schrijft niet voor hoe een toegang eruit moet zien, is geen voorschrift voor een database-ontwerp, en ook geen programma voor het inventariseren. Een 'klassieke' toegang kan heel goed aan de ISAD(G)-normen voldoen. Ook staat nergens voorgeschreven dat een toegang alleen aan ISAD(G) voldoet als je alle aanbevelingen voor 100% toepast. Een simpele, handgeschreven beschrijving kan volledig aan ISAD(G) voldoen, een in Word of Excel of Access of Oracle opgemaakt toegang ook, of niet. Een in XML (lees: EAD) opgemaakt toegang kan dus ook, maar ook helemaal niet aan ISAD(G) voldoen. ISAD(G) is een heel abstracte norm, die bij verdere toepassing ingevuld moet worden. Ernest Verhees zei:
Ben hierbij graag van de partij, al vind ik het jammer als dit betekent dat de discussie over ISAD (als opvolger van de klassieke inventaris???, de oorspronkelijke vraag van deze discussie) niet verder op archief2.0 wordt of zal worden gevoerd. (bijvoorbeeld hier) Naast de nuanceringen zijn er ook fundamentele vragen over ISAD(G) als nieuwe beschrijvingsstandaard. Waarbij de belangrijkste volgens mij nog steeds is waarom in geen enkel archief in Nederland dit nu gebruikt wordt bij het inventariseren, als ik het goed begrijp. Klassieke inventarissen in een EAD-jasje zijn volgens mij niet de oplossing, of toch wel? Tom Cobbaert zei:
@Willem, Henny, Erika, ...: Bollekes en een gedegen discussie, ik voel hier een boeiende activiteit opborrelen! Daar maken we werk van!
Lastige keuze maar heb toch maar in de ISAD(G) groep gereageerd.
Belofte maakt schuld! Op http://www.vvbad.be/files/201006_Vleugels.pdf vind je het verslag van de studienamiddag "De klassieke inventaris voorbijgestreefd".
Geachte heer Cobbaert, beste Tom,
helaas kan ik dit bestand niet openen op de PC op mijn werk. Ook op de website van de VVBAD lukt het mij niet (opgezocht: Vleugels en kreeg dezelfde link).
Misschien op een andere manier ?
Mijn e-mailadres: w.vandenhoonaard@amersfoort.nl
Bij voorbaat dank.
En u ook prettige Kerstdagen en een voorspoedig 2011 (wat ik natuurlijk alle mensen van Archief 2.0 toewens en zij niet alleen). Tom Cobbaert zei:
Belofte maakt schuld! Op http://www.vvbad.be/files/201006_Vleugels.pdf vind je het verslag van de studienamiddag "De klassieke inventaris voorbijgestreefd".
Wim,
Vreemd dat het je niet lukt, heeft iemand anders nog problemen? Ik heb het je in ieder geval zonet doorgestuurd per mail.
Dank voor de kerst- en nieuwjaarswensen, ik wens u ook een heel fijn en vruchtbaar 2011 toe :-).