Update

Denktank AVG
De afgelopen weken ben ik in het kader van deelname aan de Leergang Privacy druk geweest met de AVG. Meer en meer wordt mij duidelijk dat het archiefwezen daarop niet goed is voorbereid. In de praktijk blijkt dat de AVG in veel opzichten schuurt met ons openbaarheidsbeginsel en er binnen het archiefwezen veel onduidelijkheid leeft hoe hiermee om te gaan.
Het onderzoek van Mathieu Paapst is een goede eerste aanzet. En de Leergang vormde en vormt een belangrijke ‘denktank’ hiervoor. De Leergang bood en biedt de mogelijkheid vrijuit te brainstormen over de grote gevolgen die de AVG voor ons archiefwezen heeft. Een verademing. Continuering van deze leergang in de vorm van een permanente ‘denktank’ lijkt mij van groot belang. Het risico bestaat namelijk dat na de laatste cursusdag op 21 juni iedere deelnemer aan de Leergang weer zijns of haars weegs gaat en in zijn of haar eigen archiefinstelling verder gaat met het voor de eigen situatie bedenken van oplossingen en uitvinden van het wiel.
Hierbij wil ik dan ook pleiten dat vanuit het Nationaal Archief/KVAN/BRAIN, als initiator van de Leergang en koploper voor de archieven, een denktank of werkgroep AVG Archiefwezen wordt opgericht, die zich bezig gaat houden met het formuleren van antwoorden op de vele vragen die er op het archiefwezen afkomen en waar zij in de praktijk mee worstelt. Met als doel te komen tot een soort van digitaal loket, waar, als je dat als archief wilt, doorwrochte en AVG-bestendige informatie kan weghalen die je nodig hebt bij het uitvoeren van je taken. Formulieren, adviezen, kant en klare teksten (die je dan zelf nog aan kan passen aan je eigen situatie), do’s en dont’s op de studiezaal, voorbeeldbrieven aan zij die aan archieven (standaard)emails sturen met de vraag welke persoonsgegevens (niet alleen in administratie maar ook in onze depots!) we van hen beheren en zo meer. Eigenlijk geoormerkte, primaire voorbeelddocumenten waarvan vaststaat dat ze de AVG-richtlijn kunnen doorstaan. En dat, als ze de AVG-richtlijnen niet kunnen doorstaan, ook duidelijk is dat dat zo is en vooral waarom niet. Waarna vervolgens de koppen bij elkaar worden gestoken over mogelijke oplossingen en aanbevelingen t.a.v. eventuele wijzigingen op de Uitvoeringswet. Laten we vooral transparant zijn en die zaken waarin zowel Verordening en Uitvoeringswet onvoldoende handvat bieden, duidelijk benoemen teneinde de zo bevochten openbaarheid van onze archieven, met de AVG in de hand, te kunnen blijven garanderen.