Best Practice: fusie RHC Limburg en Gemeentearchief Heerlen e.o. (Rijckheyt)

Zet je ego opzij!

Rijckheyt (gemeentearchief Heerlen, e.o.) en Regionaal Historisch Centrum (RHC) Limburg zijn gefuseerd tot het Historisch Centrum Limburg (HCL). Belangrijke uitgangspunten hierbij waren een open mind, eerlijke communicatie en het algemeen en organisatiebelang. Hoe het hele proces in z’n werk is gegaan, daarover vertellen initiatiefnemers Geert Luijkx, de gemeentearchivaris van Heerlen, en Lita Wiggers, directeur van het HCL.

Voor welk probleem was jullie fusie het antwoord?

Lita: ‘Het begon eigenlijk klein: we hadden behoefte aan een nieuwe inspectiemethode en zochten daarvoor de regionale samenwerking op.’ ‘Een fusie was niet per se het uitgangspunt’, vertelt Geert, ‘maar we beseften dat er allerlei actuele en toekomstige vraagstukken waren die we in de huidige vorm niet voldoende konden tackelen. Er was bijvoorbeeld bij ons dringend behoefte aan een (nieuwe) archiefbewaarplaats. Een ander punt was een e-depot. Ik ben toen naar de wethouder van Heerlen gegaan en heb gevraagd om een formele opdracht tot mogelijke samenwerking met andere (erfgoed)instellingen, al dan niet in een gemeenschappelijke regeling. Daar heeft het College toen ja op gezegd.’

Hoe en met wie hebben jullie dit aangepakt?

‘We zijn begonnen met een intentieverklaring om de samenwerkings-mogelijkheden te onderzoeken’, vervolgt Geert. ‘Zo’n eerste stap heeft een zwaar bestuurlijke component. En is nog niet inhoudelijk.’ Lita: ‘Daarna hebben we een visie ontwikkeld met partijen die samen wilden werken. Dat waren in eerste instantie de gemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en Maastricht. Sittard-Geleen is uiteindelijk niet meegegaan in de verdere ontwikkelingen. Daar sloegen ze bestuurlijk een andere weg in met een ander cultuurbeleid.’

Hoe werd daarvoor draagvlak verkregen?

Geert: ‘In onze visie ging het niet meer alleen om toezicht, maar ook om archiefbeheer en collectievorming. Daarom hebben we ook de ontwikkelingen van archiefinstellingen, een e-depot en de nieuwe Archiefwet meegenomen. Gedurende dit hele traject hebben we steeds de bestuurders op de hoogte gesteld, zodat ze niet voor verrassingen kwamen te staan.’ Lita: ‘In eerste instantie dachten we aan het realiseren van een gezamenlijke archiefbewaarplaats. Er werd nog niet over een reorganisatie of toetreding in de gemeenschappelijke regeling van het RHC gesproken.’ ‘We hadden wekelijks overleg met het personeel over visie, overeenkomst, en beleidsplan’, vult Geert aan. ‘En hen gevraagd mee te denken over de nieuwe archiefbewaarplaats, de ontwikkeling van het archief, de toename van de zakelijke dienstverlening en wat de fusie zou kunnen betekenen voor de regio Limburg. En we hebben ook steeds de ondernemingsraad bij het traject betrokken. Het was een intensief proces om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.’ Lita: ‘Super interessant maar ook super pittig.’

Hoe ontwikkelden jullie de aanpak verder?

Geert: 'Na het vaststellen van de visie in 2015 hebben we doorgepakt. En daar een bestuurlijke opdracht aan gekoppeld: het komen tot een bedrijfsplan waarin de verschillende scenario’s werden uitgewerkt. Dat hebben we in fases gedaan. En elke stap hebben we formeel vastgesteld met de bestuurders en daaraan weer een nieuw vervolgopdracht gekoppeld. Dat is belangrijk om het plan te kunnen verdedigen in de collegevergaderingen.’ Lita: ‘Bestuurlijk was er wel bezorgdheid, vooral financieel.’ ‘Het bedrijfsplan is toen zo ingericht dat we juist ook de financiële aspecten goed toe konden lichten en inzichtelijk maken,’ vult Geert aan. ‘Toen dat landde was er groen licht. Het is dus heel belangrijk je business case goed op orde hebben.’

Wat waren de kritische succesfactoren?

Geert: ‘Ik heb in het voortraject nooit een voorkeur voor een scenario uitgesproken. Zo hou je de discussie open naar het bestuur en het personeel. Je moet gewoon gaan voor wat het beste is voor de organisatie. Dat werd duidelijk aan de hand van diverse scenario’s die we hebben onderzocht: zelfstandig blijven, samenwerken op ambtelijk niveau binnen een gemeenschappelijke regeling, en fuseren. Daaruit bleek dat toetreding tot het RHC Limburg de meest gunstige component was. Niet alleen financieel, maar ook inhoudelijk. We zijn daardoor minder kwetsbaar omdat er meer kennis en expertise is die we in huis hebben.’ Lita: ’Er bestond best wel onrust over hoe we per instelling alle expertises overeind konden houden. Denk bijvoorbeeld aan de digitale knowhow die nodig is, maar ook aan juridische kennis. Samen staan we nu veel sterker en dat konden we ook duidelijk maken. En het was erg belangrijk dat we in het bedrijfsplan lieten zien wat de budgettaire consequenties per scenario waren. Dat het gekozen scenario kostenneutraal is was zeker een belangrijk element.’

Hebben jullie nog belangrijke leerpunten en advies voor anderen?

Lita: ‘Je krijgt draagvlak door inzicht te geven in de stappen die je zet. Daar hebben we echt veel tijd in gestoken en daardoor kunnen we nu echt meters maken.’ Geert: ‘Ga zo’n traject onbevangen in. Dus niet vooringenomen. Als er een andere uitkomst was geweest, dan hadden we een ander traject gekozen. En zet je ego opzij. Baseer je keuzes op het belang van de archiefinstelling en het algemeen belang.’

Gingen er ook zaken mis?

‘Een leerpunt was dat ik iets te overhaast heb geprobeerd de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) mee te nemen in de aansluiting,’ vertelt Geert. ‘Dat heeft voor onnodige onrust gezorgd. We hadden de DVO-partners eerder en volwaardig erbij moeten betrekken. We hebben daar wel wat te repareren.’ ‘Een krachtenveldanalyse had daarbij kunnen helpen’, beaamt Lita. ’En je moet rekening houding met huiver die er bij gemeenteraden kan bestaan over gemeenschappelijke regelingen’. Geert: ‘De samenwerking met de gemeente blijft een aandachtpunt in het hele traject. Daarom is het belangrijk de gemeenteraadsleden concreet uit te leggen waar het nu om gaat. Dat kan bijvoorbeeld door een rondleiding in het depot; kleed het abstracte document aan met een concreet verhaal.’

Heeft de coronacrisis nog invloed gehad op de aanpak?

Lita: ‘Nou, zeker! Net nu je aan de gang wil met verdere inkleuring en kennismaking, met gemeenschappelijke bijeenkomsten, etc. kan dat niet door de coronamaatregelen. Terwijl de bereidheid om deel te gaan uitmaken van een grotere organisatie groot is, dat proef je gewoon.’ Geert: ‘Het verhuizen – en in de toekomst ook herschikken - van de archieven gaan we nu wel voorbereiden. En specialiseren per locatie. De kennisgebieden moeten we nog in kaart brengen.’ ‘We houden wel twee locaties’, vult Lita aan. ‘Als alles goed verloopt dan verhuist onze archiefbewaarplaats in Heerlen in 2022 naar een nieuw gebouw. Die nieuwe archiefbewaarplaats is een bijzondere: die wordt namelijk gerealiseerd in de Christus Koningkerk in de Heerlense wijk Vrieheide. Na verhuizing zijn dan beide archiefbewaarplaatsen van het HCL in een voormalige kerk gehuisvest. Lita: ‘Vervolgens is het uitgangspunt om vanuit een herkomst van collecties te kijken of we die kunnen verbinden met de locaties. Dus de archieven uit en over de mijngebieden in Heerlen te plaatsen en de meer bestuurlijke rechtshistorische archieven in Maastricht. Die vrijheid willen we ons veroorloven. Het enige waar we rekening mee moeten houden is dat tot op heden onze Maastrichtse locatie is aangewezen als rijksarchiefbewaarplaats, en daar zijn regels aan verbonden. Maar er is bestuurlijk draagvlak voor onze werkwijze. En we proberen andere partijen in de regio bij de gemeenschappelijke regeling te betrekken. Daar is Geert trekker van in zijn nieuwe rol. Om ook dit proces in goede banen te leiden, nemen we alle betrokkenen steeds mee, stap voor stap. Open en transparant.’

Kunnen jullie ook de genoemde documenten beschikbaar stellen? Is jullie aanpak relevant voor andere partijen?

Lita: ‘Zeker, ook dat hoort bij de openheid van zaken die we belangrijk vinden. Dus publiceer de intentieverklaring, de visie en het bedrijfsplan gerust bij dit interview. En ja, Wij denken dat onze ervaringen belangrijk zijn. Ook voor onze eigen samenwerking in deze regio. Houd daarbij rekening met het feit dat mogelijke partners tijd nodig hebben. En handel zelf vanuit rust en overtuiging!’

[noot van redactie: in onderstaande PPT staat verouderde informatie]