Verslag Regiobijeenkomst Informatiebeheer NU! Overijssel

In de provincie Overijssel werd op dinsdag 26 januari de regiosessie Informatiebeheer NU! online georganiseerd. Deze sessie is onderdeel van een reeks VNG-KIA bijeenkomsten, workshops en webinars speciaal voor informatieprofessionals in een bepaalde regio. Het doel is om op regionaal niveau, aan de hand van actuele onderwerpen, samen te werken en kennis te delen. De data van de regiosessies in de nog resterende provincies zijn te vinden op KIA.

Als voorbereiding op de regiosessie hebben we in het Overijssels netwerk gevraagd naar actuele thema’s . Hieruit hebben we drie onderwerpen gekozen die tijdens deze regiosessie centraal staan:

• Veranderende wetgeving en veranderende rollen en competenties in het Informatiebeheer;

• Kwaliteitssysteem;

• Informatiebeheer vs. Microsoft 365 en archivering van social media.

Boodschap van de Commissaris van de Koning
Gerrit Bril, provinciearchivaris en dagvoorzitter, heet de meer dan 50 deelnemers uit 25 organisaties welkom. We starten de regiosessie met de Commissaris van de Koning, Andries Heidema. In zijn videoboodschap benadrukt hij het belang van Informatiebeheer in coronatijd en gaat hij in op het belang van het vakgebied en de samenwerking hierin. Je kunt deze videoboodschap hieronder terugkijken.

De nieuwe Archiefwet

Gert Zwagerman (gemeente Amsterdam) neemt ons in de eerste sessie mee in de veranderende wetgeving. Gert schetst de belangrijkste wetten die er aan komen en raakvlakken hebben met het informatiebeheer. Gert richt zijn verhaal specifiek op de nieuwe Archiefwet en somt de belangrijkste veranderingen op. Zoals dat de zorgdrager passende maatregelen moet treffen voor ‘duurzame toegankelijkheid’. In de nieuwe Archiefwet gaat deze de bekende term ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ vervangen. Gert geeft als tip mee om eens de site Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid – Netwerk Digitaal Erfgoed te bezoeken. Hierin staan verschillende praktische tips om deze passende maatregelen te treffen. De nieuwe Archiefwet heeft ook tot gevolg dat er meer mogelijkheden zijn bij ‘bewaren aan de bron’. Aan de hand van een voorbeeld van het Kadaster legt Gert uit wanneer dit van toepassing kan zijn. Bij elke sessie hebben we een Overijsselse reflectie. Gert krijgt respons van Eelco Lelieveld (gemeente Twenterand) en hij stelt de vraag: ‘hoe gaan we dit allemaal vormgeven in onze eigen organisaties?’. Gelukkig kan hij hier zelf al mooie voorbeelden van geven, bijvoorbeeld hoe je met (regionale) samenwerking samen kunt optrekken. Denk ook aan VNG Realisatie met verschillende werkgroepen onder andere over de nieuwe Archiefwet en Bewaren bij de bron.

Andere competenties nodig

Eric Kokke (GO Opleidingen) gaf vervolgens een presentatie over de veranderende rollen en competenties. Tijdens deze interactieve sessie leveren alle deelnemers live input op de vraag welke competenties in ons vakgebied belangrijk zijn. Ben je benieuwd naar de uitkomsten? Deze vind je terug in zijn presentatie. Eric neemt ons verder mee in de verschuiving van competenties, en maakt vooral duidelijk dat je binnen het informatiebeheer moet uitdragen hoe je van toegevoegde waarde bent voor de organisatie waarin je werkt. Zoek hierbij de samenwerking op en maak gebruik van elkaars sterktes!

Na een onderbreking voor de lunch gaan we verder met een kortere sessie over het ‘kwaliteitssysteem voor Informatiebeheer’. In deze sessie nemen Emiel Mettes en Linda Smallegange van de gemeente Den Haag ons mee in hoe zij het hebben aangepakt. Er volgt een praktische uitleg waarin tips en trucs worden gegeven hoe je een kwaliteitssysteem kunt opzetten. De gemeente Den Haag is gestart met een klein kernteam, waarbij de vraag ‘waarom willen we een kwaliteitssysteem?’ als eerste werd beantwoord. Een betere dienstverlening en meer transparantie (Wob) waren de belangrijkste redenen. Het kwaliteitssysteem zelf bestaat uit drie onderdelen: het beleidskader, het handboek waarin de verschillende onderdelen zijn vastgelegd met de betreffende norm en als laatste de vragenlijsten waarmee de norm wordt getoetst.

Als achtergrondinformatie heeft de gemeente Den Haag gebruik gemaakt van onder andere de KIDO, DUTO en RODIN 2.0, maar ze hebben alleen de onderdelen gebruikt die hierbij bruikbaar waren. Hierdoor is een handboek ontstaan dat aansluit bij de behoefte van de gemeente.

Een aantal praktische tips vanuit de gemeente Den Haag:

1. Zorg dat je het simpel houdt! Maak gebruik van alle toetskaders die er zijn, maar staar je daar niet blind op.

2. Wat er niet is, kun je ook niet meten! Dus richt je vooral op de zaken waar je mee bezig bent en niet wat nog ontwikkeld moet worden. Het kwaliteitssysteem is geen statisch geheel en nieuwe onderdelen worden in gemeente Den Haag periodiek toegevoegd, hierdoor blijft het praktisch en sluit het goed aan bij de organisatie. Blijf dus scherp op veranderingen en neem dit mee in de doorontwikkeling.

Reflectie op dit onderwerp werd gedaan door Jeroen Baron van de gemeente Hardenberg. Hij kon zich goed vinden in de aanpak van de gemeente Den Haag vanuit zijn eigen ervaring met het kwaliteitssysteem in Hardenberg. De chat stroomde daarop vol met vragen die uitgebreid beantwoord werden door Linda en Emiel.

Microsoft 365 en archivering social media

Met Informatiebeheer vs. Microsoft 365 en archivering van social media door Niels Schelstraete (gemeente ‘s-Hertogenbosch) sluiten we de Regiosessie af. Niels vertelt een duidelijk verhaal hoe de gemeente de omschakeling naar Microsoft 365 heeft aangepakt en hoe je omgaat met specifieke vraagstukken rondom informatiebeheer. Er wordt uitgelegd hoe de gemeente omgaat met de archivering en vernietiging in Teams sites. En Niels neemt ons mee in de doorontwikkelingen die op het programma staan om het Informatiebeheer in een Microsoft 365 omgeving te verbeteren.
Als tweede onderwerp deelt Niels zijn ervaringen met het archiveren van WhatsApp berichten. Hoe kun je als gemeente gebruik maken van WhatsApp, welke richtlijnen hanteert de gemeente ’s-Hertogenbosch bij het gebruik van WhatsApp bij bestuurders en tegen welke knelpunten loop je aan bij de archivering van deze berichten. Ook bespreken we samen met de deelnemers de mogelijkheden bij het archiveren van andere social media en websites. Naast social media zijn er ook andere bronnen die in sommige gevallen lastig te archiveren zijn. Niels vertelt zijn ervaringen met onder andere databases, dit is een onderwerp waar de gemeente zich veel mee bezig houdt.

Martien Naarding van de provincie Overijssel wijst in zijn reflectie vooral op het feit dat je je archief moet baseren op een Microsoft omgeving die volgende week weer anders kan zijn. Er worden veel vragen gesteld via de chat en informatie uitgewisseld. Duidelijk kwam naar voren dat het belangrijk is om 1) de functionaliteit aan te laten sluiten op wat echt nodig is en 2) geen eigen schillen om Microsoft 365 heen te willen bouwen: gebruik alleen wat standaard wordt aangeboden.

Samenwerking binnen Overijssel gaat verder

Om 16.00 sluit Gerrit Bril de dag af. Het was een geslaagde regiosessie en we spreken af om hier een vervolg aan te geven om zo de samenwerking binnen Overijssel te stimuleren. Mocht je nog vragen hebben neem dan contact op met Alice Strating. Onder 'bestanden' vind je alle presentaties van de Overijsselse regiosessie.