Handreiking DUTO-Risicobeoordeling: eerste hulp bij keuzestress

Om op het gebied van duurzame toegankelijkheid passende maatregelen te kunnen treffen, is het essentieel dat je in beeld hebt waar de grootste risico’s bestaan. Alleen op basis van een goede risicobeoordeling kun je keuzes maken en prioriteiten stellen. Het Nationaal Archief werkt aan een handreiking die organisaties hierbij ondersteunt.

Alles is niets

Het in juli 2024 uitgekomen ACOI-advies naar aanleiding van de meerjarenplannen van de overheid draagt de intrigerende titel ‘Alles is Niets’ . Het is een titel die treffend is voor de manier van denken die benodigd is bij het verbeteren van de informatiehuishouding. Het advies stelt onder andere dat het essentieel is om duidelijke keuzes te maken om de informatiehuishouding op orde te brengen. Immers, alles in gelijke mate op orde brengen kan ertoe leiden dat je als overheidsorganisatie verzuipt.

Het maken van beredeneerde keuzes is echter moeilijk. Vooral als je niet in beeld hebt welke risico’s er bestaan wanneer overheidsinformatie niet duurzaam toegankelijk is. Daarom is het Nationaal Archief onlangs gestart met het ontwikkelen van een handreiking die organisaties helpt om een risicobeoordeling te maken op het gebied van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO). Deze handreiking gaat ook uit van ‘alles is niets’: informatiesystemen op orde brengen doe je niet door alles over één kam te scheren, maar door gerichte actie te ondernemen.

Handreiking DUTO-risicobeoordeling

De handreiking Risicobeoordeling voor duurzame toegankelijke overheidsinformatie (DUTO-risicobeoordeling) geeft informatieprofessionals een stappenplan om voor hun organisatie risico’s in kaart te brengen. Met informatiesysteem wordt in dit geval het grotere geheel van overheidsinformatie, mensen, middelen en procedures bedoeld.

Organisaties kunnen risicobeoordelingen uitvoeren op verschillende niveaus. Je kunt ervoor kiezen om een bedrijfsproces onder de loep te nemen, maar ook om je te richten op applicaties. Er kan ook een directe aanleiding zijn voor een risicobeoordeling, zoals de aanbesteding van een nieuwe applicatie. Deze keuze is aan organisaties en het één sluit ook het andere niet uit. Het stappenplan sluit aan bij deze verschillende perspectieven.

Door het stappenplan uit te voeren, kunnen informatieprofessionals voor beslissers inzichtelijk maken waar de risico’s liggen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Op basis hiervan kunnen de beslissers vervolgens bepalen waar actie vereist is. Alles in één keer aanpakken is tenslotte een illusie. Alles is immers niets. Sommige risico’s zijn onacceptabel. In andere gevallen kun je een beredeneerde keuze maken om een risico te accepteren. Er is een groot verschil tussen een weloverwogen keuze om (nog) geen actie te ondernemen en niets doen omdat je überhaupt niet weet dat er een risico is.

Van start met het DUTO-raamwerk

De handreiking kan dienen als een concreet startpunt om met het DUTO-raamwerk aan de slag te gaan. Het DUTO-raamwerk is een hulpmiddel voor het nemen van passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid. Het DUTO-raamwerk geeft aan dat organisaties voor zichzelf bepalen welk niveau van maatregelen aansluit bij hun concrete situatie.

• Een hoge maatschappelijke waarde, bijvoorbeeld als er sprake is van dienstverlening naar de burger, maakt een bedrijfsproces kritisch. De functies die dat borgen in een informatiesysteem moeten aan zwaardere eisen moeten voldoen.
• Gaat het daarentegen om het reserveren van flipover door een medewerker, dan kan voor dezelfde functies volstaan worden met eenvoudige maatregelen

De handreiking DUTO-risicobeoordeling biedt een handvat bij het maken van deze afwegingen. Idealiter wordt risicobeoordeling onderdeel van een regelmatig terugkerende cyclus. Op die manier kunnen organisaties steeds de grootste risico’s wegnemen en kiezen voor de veranderingen die het meest bijdragen aan een verbetering van de informatiehuishouding

Wat is de planning en hoe kan ik meedoen?

Op dit moment wordt hard gewerkt om de eerste te delen van de handreiking te kunnen publiceren op de website van het Nationaal Archief. Naar verwachting worden in Q2 de eerste twee modules gepubliceerd. In Q4 volgt de afsluitende module Praktijkvoorbeelden.

Op KIA is een aparte pagina ingericht waar de laatste concepten staan. Daar kun je meer lezen over dit project en ook zelf je steentje bijdragen.