Checklist vervroegde overbrenging

Naar aanleiding van een presentatie van Marian Hanzens van de gemeente Westland over het aanbesteden van een e-depot ging ons gesprek richting een discussie over de grote hoeveelheden data, met veel dubbele opslag, met veel applicaties, wat vooral leidt tot veel opslag en belasting van het milieu. Zou opschonen nu wel of niet noodzakelijk zijn? Zie hiervoor de blog van Kees de Ridder. Steeds meer blijkt dat niet voldoende inzichtelijk is wat informatiebeheer echt kost binnen bijvoorbeeld een gemeente.

Hoe haakt dat aan bij vervroegde overbrenging denkt u wellicht? Vanuit een eerdere werkgroep op dit gebied is er een businesscase en een checklist beschikbaar waarbij aan de hand van voor gedefinieerde kengetallen inzichtelijk kan worden gemaakt wat opslag nu eigenlijk kost. In dat kader kan vervroegde overbrenging goedkoper zijn en ook efficiënt. Het Excel-formulier brengt voor u in kaart (gebaseerd op het aantal inwoners van uw gemeente) waar de kosten liggen. Vervroegd overbrengen kan uiteraard op meerdere momenten. De besparing lijkt met name te komen bij het vervroegd overbrengen van informatieobjecten met een bewaartermijn langer dan 5 jaar. Of archiefdiensten daar al klaar voor zijn, dat is natuurlijk voer voor discussie.

Helaas is de checklist nog niet echt omarmd door de overheden. Dit kan er mee te maken hebben dat de checklist online ook niet echt goed te vinden is. Gaat het daarbij mogelijk al mis? Het bleek dat de checklist bij wat veranderingen op de website van de VNG verdwenen was. Recentelijk is gewerkt (door Anette de Lange) aan een bijgewerkte versie van deze checklist. Deze Excel-checklist kent een toelichting, ook op de gebruikte normen om te komen tot deze kengetallen. Ik wil u de checklist vanuit de werkgroep vervroegde overbrenging toch van harte aanraden. Mocht u de checklist willen vinden: u vindt hem hier. En mocht u tijdens het gebruik opmerkingen hebben, dan zijn die uiteraard van harte welkom.