Zaakdossiers opschonen?

Met een procesgerichte selectielijst – zoals de selectielijst 2020 – krijgen alle documenten die tot een bepaalde zaak behoren een gelijke waardering op basis van het resultaat. Hiermee kunnen stukken die niet van wezenlijk belang zijn voor de zaak nog steeds vernietigd worden – zoals dubbele exemplaren en conceptversies – maar een opschoningsactie is niet verplicht. Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena is bezig met een onderzoek op dit gebied. Naar aanleiding hiervan leek het mij als lid van de werkgroep goed om ook eens te kijken hoe overheden in Zeeland hiermee omgaan. Ik heb daarom een snelle inventarisatieronde uitgevoerd bij een achttal Zeeuwse overheden die gerelateerd zijn aan het Zeeuws Archief. Uit deze inventarisatie kwam naar voren dat er één gemeente is die selecteert binnen zaakdossiers die blijvend bewaard worden. De andere overheden doen dat niet. De beweegredenen hiervoor zijn divers zoals blijkt uit de volgende bloemlezing:

• In een digitale context is er meer ruimte dan in een analoge situatie.

• In een digitaal dossier kun je makkelijker zoeken.

• Elke medewerker voegt informatie toe aan zaakdossiers. We kunnen dat niet allemaal monitoren.

• De applicatie voorziet hierin niet.

Je zou de eerste twee redenen kunnen samenvatten als het ontbreken van de noodzaak om op te schonen terwijl de laatste twee getuigen van het ontbreken van de middelen om dit te doen. Overigens is de gemeente die juist wél kiest voor het opschonen van dossiers van mening dat het belangrijk is om dossiers niet te belasten met (op termijn) overbodige gegevens. Ondanks dat ik slechts een beperkt aantal overheden heb gevraagd kunnen we wel de conclusie trekken dat veel gemeenten opschoningsacties achterwege zullen laten.

De reacties van overheden roepen allerlei vragen op. Fysieke ruimte creëren is misschien wat lastiger en kost geld, maar ook digitale ruimte is niet gratis en belast het milieu. En is het niet juist de taak van de informatiebeheerder om te zorgen dat dossiers aan kwaliteitseisen voldoen in plaats van aangeven dat de grip op het informatiebeheer ontbreekt? We hebben hierover in de werkgroep gesproken en kwamen tot de conclusie dat het belangrijk is dat organisaties met dit thema aan de slag gaan. Het rapport van het Streekarchief Heusden Altena kan ons in dit opzicht hopelijk goede diensten bewijzen. Wordt dus vervolgd.