Verslag regiobijeenkomst vernietiging in Zeeland

Een groot aantal Zeeuwse overheden was vertegenwoordigd op de door het Zeeuws Archief georganiseerde bijeenkomst over de vernietiging op 16 januari jl. Naast gemeenten waren ook de provincie, waterschap Scheldestromen, Rijkswaterstaat en North Sea Port aanwezig.

De aftrap door Hanneke van Aalst

Kennisoverdracht én bewustwording
De ongeveer 35 aanwezigen kregen een programma voorgeschoteld waarin in korte blokken van tien minuten de archiefinspecteurs Tessie Schepman, Dick de Heer en Kees de Ridder verschillende aspecten van de vernietiging belichtten. Zo was er aandacht voor de vernietigingsprocedure, de eisen voor vernietigingslijsten, de AVG en digitale vernietiging. Naast kennisoverdracht was bewustwording een an de doelen van de bijeenkomst die onder leiding stond van Hanneke van Aalst, hoofd van de afdeling Informatie en Kennis van het Zeeuws Archief.

Kees de Ridder leidt een onderdeel van het programma in

Kruip in de huid van de archiefinspecteur
Verder waren er onderdelen waarbij de deelnemers zelf aan het werk werden gezet. Een van de opdrachten was om in de huid van de archiefinspecteur te kruipen om vervolgens in groepjes een vernietigingslijst te beoordelen. Twee vragen stonden hierbij centraal: is de dossierbeschrijving voldoende om een goede beoordeling te kunnen maken en kan het dossier daadwerkelijk worden vernietigd? Het dossier met de beschrijving 'Jeugdgezondheidszorg, 2014-2017' was een van de dossiers op de lijst. Een van de deelnemers merkte op dat het de archiefinspecteur op deze wijze wel erg moeilijk wordt gemaakt. De bespreking leverde zowel in de groepjes als in de plenaire bespreking veel stof tot discussie op.

Een van de groepjes aan het werk

De stelling: eens of oneens
In een ander interactief onderdeel werden twee stellingen gelanceerd. Een ervan luidde: "DIV regelt de vernietiging van alle hiervoor in aanmerking komende informatie in alle applicaties." Eén inspecteur verdedigde de stelling terwijl een andere zich hiertegen keerde. De deelnemers konden daarna stemmen en hun stem eventueel toelichten.

Tessie Schepman en Dick de Heer in discussie over een van de stellingen

Naast de waardevolle inhoudelijke discussies bleek ook nu weer het belang van de Zeeuwse samenwerking. Zowel vóór, tijdens als na afloop van de bijeenkomst was er de gelegenheid om te netwerken en daar maakten de Zeeuwen gretig gebruik van. Het bleef dan ook nog lang onrustig in Middelburg.

Kees de Ridder
Senior informatiebeheerder/archiefinspecteur
Zeeuws Archief

Foto's: Leo Hollestelle