In het zonnetje: Tom Cobbaert
Iedere maand zetten we een lid van Archief 2.0 in het zonnetje. Iemand die zich op wat voor manier dan...
Welke 2.0-tools gebruiken jullie intern?
- jan 2011
- Christian van der Ven
- ·
- Aangepast 27 jun
- 18
- 60
Als we denken aan het inzetten van 2.0-tools, dan gaat het vaak over de publiekskant van het archiefwezen (Flickr, YouTube, Google Maps enzovoort). Maar welke tips heb je voor intern gebruik? Ik ben benieuwd!
Hieronder een lijstje met services die we op het BHIC (medewerkers dienstverlening) inzetten:
Meebo om onderling te chatten. Niet alleen intern handig, maar ook wen je zo alvast aan het medium voor het geval je chat in je dienstverlening gaat inzetten, zoals wij doen (via Gmail/Google Talk).
Rss en Google Reader om alle activiteit op onze forums bij te houden. (in het verleden hebben we ook Netvibes gebruikt.)
Een weblog (via Blogger) om allerlei zaken aangaande de dienstverlening met elkaar te delen. Handig dat ook de historie makkelijk doorzoekbaar blijft.
Hootsuite om onze Twitter-account te beheren.
WeTransfer om zonder omhaal grote bestanden te versturen naar klanten, zoals scans. (In het verleden hebben we ook Box.net en eSnips gebruikt.)
Eigenstart.nl om een startpagina te beheren met handige links naar online bronnen, zoekmachines en zo meer. Zou je eventueel ook voor klanten kunnen inzetten.
Google Docs om bepaalde documenten te beheren die we handig vanaf meerdere plekken willen kunnen benaderen. Wordt nu nog slechts mondjesmaat gebruikt.
Verken
Nieuws van Ning: op 4 mei horen we meer
Eergisteren bereikte mij als beheerder van deze Ning al vroeg dit bericht, waarna online de meningen, ...
Website BHIC 2.0 Beta
Onder deze titel heb ik op m'n blog een stukkie gezet over de vernieuwde website van het BHIC, die van...
Reacties
Ha Christian en anderen,
ik ben sinds een jaar fervent gebruiker van Google Docs omdat ik part-time medewerkers heb die op verschillende dagen werken en vanuit thuis informatie moeten kunnen vinden. ook voor rondleiders en vrijwilligers biedt GD toegang tot werkgerelateerde documenten. Daarnaast heb ik twee dislocaties in de stad te weten Vincents Tekenlokaal en Peerke Donders Paviljoen.
Op Google Docs hebben we dan ook
Het rooster van de medewerkers. Zowel ik als mijn mensen kunnen op elk gewenst tijdstip zien wie waar en wanneer werkt. handig in het weekend als de een of ander zich ziek meldt. Ik heb ook vanuit thuis inzage in het rooster.
Groepsboekingen staan online. Wil een medewerker zien hoe laat hij morgenochtend ook al weer een groep had, dan kan hij dat even checken. Ook de rondleiders en vrijwilligers maken er gebruik van.
Namen en adressen van medewerkers, vrijwilligers en rondleiders: wat als iemand ziek is in het weekend, dan even raadplegen via GD.
Door op deze manier te werken is iederen voorzien van dezelfde informatie en het verhoogt de verantwoordelijkheid en het zelfstandig werken van de teams en personen. Daarbij is het zeer actueel. Geen uitdraaien van verouderde roosters, maar update informatie die per minuut actueel is.
Wij gebruiken MediaWiki als intranet en als kennisbank. Verder is het vooral aan de medewerker of afdeling wat voor tools die gebruikt. Wij gebruiken als coaches voor 23 archiefdingen bijvoorbeeld Google Docs voor het bijhouden van de voortgang en het plannen van de inloopmiddagen. Ik gebruik Google Reader voor allerlei alerts ('nationaal archief') en Flickr commentaar. Er zijn collega's die Skype gebruiken om met collega's in het buitenland te overleggen, etc.
@Eric-Jan: Ik benijd je niet... Aan de andere kant: als je van een uitdaging houdt, dan zit je als 2.0-pionier goed bij de provincie Zeeland! ;-)
Wij kunnen vanuit thuis volledig inloggen op ons netwerk. Da's vooral handig voor onze chatdiensten, die we vanuit thuis draaien. Buiten het depot met de originele archiefstukken om, hebben we dus verder alles bij de hand.
Nou, ik hoop voor je dat er snel verandering komt in die situatie. Jammer dat het in eerste instantie om Communicatie gaat, maar je moet ergens beginnen hè. Ben benieuwd naar de reactie van het management.
@Petra: Goed voorbeeld! Gedeelde agenda's en documenten werken inderdaad perfect in het geval van dislocaties en gedeelde werkzaamheden.
@Yvette: Zo'n wiki als kennisbank zou ik ook nog graag hebben, maar goed, ik wil zoveel. ;-)
Net als bij het NA gebruiken wij MediaWiki als interne kennisbank met o.m. handleidingen, verslagen van vergaderingen en een overzicht van vormingen. Althans, ik probeer het te promoten onder collega's en directie, maar het wordt (nog) niet echt opgepikt. Binnenkort nog eens een nieuwe sensibiliseringsactie ondernemen ;-).
WeTransfer kende ik nog niet, maar het lijkt me een goed alternatief voor YouSendIt, de webapplicatie die we momenteel gebruiken om grote bestanden door te sturen naar gebruikers. Daar zijn we nu niet meer zo tevreden over.
Persoonlijk gebruik ik als IT beheerder ook Netvibes om allerhande werkgerelateerde RSS-feeds op te volgen en met een aantal personen volgen we via Google Alerts ook tal van zaken op.
En verder heb ik nog tal van plannen, maar laten we beginnen met wat we al hebben :-).
Bij ons gebruiken verschillende medewerkers verschillende tools.
Onze twitteraccount @Zeeuwsarchief1 wordt na de overgang van HootSuite naar de betaalde versie beheerd in Seesmic. Ikzelf gebruik daarvoor (en ook voor ZeeuwsArchiefED) nog steeds HootSuite omdat dat meer mogelijkheden heeft dan Seesmic en TweetDeck.
GoogleDocs werd ook wel gebruikt, zeker tijdens en vlak na de cursus 23ad, maar het gebruik is inmiddels afgenomen.
Dat geldt ook voor Yammer, dat we een tijdje gebruikten voor de interne communicatie. Het is inmiddels een yammerlijke dood gestorven.
We zijn recentelijk voor het intranet/interne communicatie overgestapt op SharePoint, en zijn daar nu mee aan het experimenteren.
Bij ons wordt oa gebruik gemaakt van Netvibes, GoogleAlert, Rss en Feed My Inbox. Dat laatste werkt vooral goed bij de volgers van het blog Zeeuwen Gezocht.
Zelf heb ik al verschillende keren gebruik gemaakt van WeTransfer. Dat werkt heel fijn, dank voor de tip indertijd op je blog!
Chatten doen wij (nog?) niet als archief, maar laatst heb ik wel zelf meegedaan aan de chatvergadering van de werkgroep ArchiefEducatie. Dat ging via Google.
Ongetwijfeld gebruiken andere collega's (o.a. webcoördinator, systeembeheerder, beheerder Zeeuwen Gezocht, etc.) nog andere tools.
@Tom: Naar de plannen zijn wij anders ook heel erg benieuwd hoor! ;-)
@Anneke: Da's al een hele lijst aan tools! En het valt me ook op dat we allemaal veel dezelfde tools gebruiken. Misschien beïnvloeden we elkaar wel te veel.
Naar Yammer heb ik nog nooit gekeken, maar moet dat toch eens doen (gewoon om er wat meer over te weten). Feed My Inbox ken ik niet, maar de naam klinkt als: krijg emails in plaats van rss-feeds (en da's precies níet wat ik wil - voor een ander kan ik me voorstellen dat het juist wél handig is) Ik ga het ook eens bekijken.
Dat kan ik best geloven. Hierbij een kleine greep uit mijn ideeën:
- de kennispool verder uitbouwen met een linkverzameling (tot op heden bij delicious, maar misschien moet ik dat nog even herzien
- interne blog ter communicatie van projectvorderingen of andere meldingen die beter niet in formele vergaderverslagen gegoten worden
- op basis van een Twitter-achtig (edit: misschien is Quora een optie?) systeem onze diensten aan derden nog vlotter laten verlopen. Heel vaak zijn er vragen waar in eerste lijn geen antwoord op is en ook de tweede lijn niet meteen iets uit de hoed kan toveren. Soms komt er dan per toeval een zeer goed antwoord van een collega van wie je het absoluut niet zou verwachten. Door vragen op een Twitter-achtige manier te verspreiden (dus niet noodzakelijk push, maar ook niet pull) hoop ik dan ook optimaal aan interne crowdsourcing te doen.
Maar nogmaals dit zijn nog vage plannen...
@christian, Misschien had ik het wat duidelijker moeten opschrijven, maar de mogelijkheid om Feed My Inbox te gebruiken ipv Rss of Netvibes, etc. hebben we gepromoot op het blog van Zeeuwen Gezocht omdat bleek dat voor veel lezers van het blog Rss enzo te lastig was. Bij de gratis versie van Feed My Inbox krijg je 1 x daags updates van blogs die je volgt. De betaalde versie biedt meer mogelijkheden (oa meerdere keren per dat updates). Zodra een Zeeuwen gezocht blogpost is gepubliceerd, kunnen we de volgende dag merken dat de kijkcijfers omhoog gaan, want dan hebben de blogvolgers een Feed My Inbox-melding van de nieuwe publicatie in hun mailbox ontvangen.
@Anneke: Bedankt! Da's een duidelijke uitleg - heb Feed My Inbox nu ook even bekeken. Klinkt inderdaad handig. Voor onze eigen blog Brabant Bekijken maken we gebruik van Feedburner, dat ook een optie heeft om mensen zich te laten abonneren op updates via email. Maar dan krijg je gewoon complete berichten in je email - scheelt voor mensen weer een klik naar de blog. ;-)
@Tom: Ben in dat laatste plan wel geïnteresseerd - eens over hebben? Dat Quora heb ik nog niet geprobeerd, maar ik zie het steeds vaker langskomen in tweets. Toch eens checken.
Graag! Hoe meer ideeënuitwisseling, hoe beter ;-). Misschien ook iets om eens over te praten de 20ste (dit gaat toch nog door neem ik aan?).
Hier op kantoor praktisch niets van het bovenstaande. WeTransfer wordt door sommige afdelingen gebruikt maar ontketende hier een levendige discussie ivm informatiebeveiliging.
Yammer wordt hier wel intern intensief gebruikt
Op de UB Nijmegen gebruiken we in projectgroepen Yammer, Google docs, en in mindere mate Teambox en wedoist (een online takenlijstje)
Intern gebruiken wij yammer als social media.
@Christian, bij Feed My Inbox krijg je ook complete berichten in je inbox, en hoef je voor zowel tekst als plaatjes niet door te klikken naar het betreffende blog.
@Allen, Ik lees dat een aantal van jullie Yammer met succes gebruikt en ik zie ook, zoals Christian al opmerkte, dat er bij velen vaak dezelfde tools worden gebruikt. Waarom zou dezelfde tool bij de een een succes zijn en bij de ander niet? Ik denk dat de inzet van tools en het (juiste?) gebruik ervan alles te maken heeft met goede instructies, bedieningsgemak, helderheid over het hoe en waarom een bepaalde tool wordt ingezet en gebruikt, maar ook met het feit of de tool algemeen gedragen wordt, of iedereen het nut ervan inziet en of het van bovenaf door voorbeeldgedrag (vreselijk woord, maar weet zou gauw geen ander) gestimuleerd wordt. Klopt dat, zijn dat ook jullie bevindingen bij de inzet van tools?
@Tom: Prima! En ja hoor, de 20e gaat door.
@Lina: Grappig dat er rond Yammer geen discussies zijn geweest. Jammer dat 'de organisatie' blijkbaar niet klaar is voor dit soort handige tools.
@Ramses: Zou je bij dat Teambox eens iets meer kunnen vertellen over jullie ervaringen? Ik kan me wel aanmelden, maar daar word ik niet direct veel wijzer van, volgens mij.
@Thijs: Blijkbaar wordt Yammer toch veel gebruikt. Moet ik er misschien toch eens mee gaan stoeien. Maar ja, eerst de organisatie mee zien te krijgen. ;-) Loopt het gebruik daarvan bij jullie lekker?
@Saskia: Misschien begrijp ik het niet verkeerd, maar als jullie organisatie andere organisaties moet helpen bij het inzetten van sociale media, ben je dan niet wat laat als je nu nog eerst zelf een bewustwordingstraject moet afleggen?
Overigens heb ik zelf ook een keer met DimDim gewerkt. Dat was me toen goed bevallen. Makkelijk en handig.
@Anneke: Gaat het dan om Zeeuwen Gezocht zelf, waarvan de kijkcijfers omhoog gaan nadat een nieuw bericht op het bijbehorende blog is gepubliceerd? Of klikken mensen sowieso vanuit de email door naar het blog, ook al hebben ze exact dezelfde informatie al in de email staan?
@Saskia: Natuurlijk. Stom dat ik zelf niet aan zoiets heb gedacht. Ik wist al dat ik iets 'miste'. ;-)
@Christian, het gaat om bezoeken aan het blog. Je kunt kiezen: klikken op link naar blog of blogtekst in mail bekijken. Het plaatje moet je downloaden voor je het in de mail kunt zien. Dus blijkbaar kiezen de meeste mensen voor lezen op het blog zelf, en dat is de ochtend na het plaatsen van een nieuwe blog te merken.