Webinar "Archiefselectie: voor een kern zonder ballast"

In verband met privéomstandigheden van de spreker is deze digitale bijeenkomst verplaatst naar 17 november.

Sessie 2 uit de webinarreeks “Toegankelijkheid organiseren”

Op dinsdag 17 november 2020 wordt vanuit de Kennisplatforms E-depot en Toegang tot data de tweede sessie georganiseerd uit de webinarreeks “Toegankelijkheid organiseren”. Ad van Heijst (VHIC), bevlogen en gepassioneerd spreker, neemt ons mee in zijn visie op archiefselectie en stelt daarbij kritische vragen!

Programma

• 10.45 uur - Inloop in de Webex omgeving

• 11.00 uur - Opening door de voorzitter

• 11.05 uur - Ad van Heijst over de toegankelijkheid van data binnen en buiten het e-depot (inclusief ruimte voor vragen en discussie).

• 12.25 uur - Afsluiting door de voorzitter

Uiterlijk 12.30 is de digitale bijeenkomst afgelopen.

Inhoud

Voor analoge archieven hebben we al een duidelijk beleid staan: we hebben vastgesteld wat we bewaren en wat we vooral niet bewaren. Denk aan de vernietigingslijsten, zodat de depots niet volstromen. Nu we steeds meer digitaal werken is de trend ontstaan om alles maar digitaal te bewaren. Het zonder selectiecriteria opslaan van ‘alle’ beschikbare data heeft echter nadelige consequenties voor de toegankelijkheid van de data, maar vooral ook voor het milieu. Archiefselectie vanaf de bron is daarom bittere noodzaak. Archiefselectie bij de bron begint met de invoering van een datamanagementbeleid. Ad van Heijst legt ons uit waarom archiefselectie voor digitale data noodzakelijk is en vraagt zich af of een e-depot wel de meest duurzame opslagmethode is voor digitale data.

Ad’s betoog heeft de subtitel “toegankelijkheid van data binnen en buiten het e-depot”. De strekking van het verhaal is dat we onszelf vanaf het begin af aan moeten afvragen:

• Waarom willen we deze data opslaan?

• Hoe willen we de data opslaan?

• Hoe willen we de data toegankelijk houden?

• Hoe lang willen we de data bewaren?

• Hoe duurzaam is onze opslagmethode?

Om bij de kern deze keuzes te maken, raadt Ad aan om te beginnen met het opstellen van een datamanagementbeleid. Je moet hiervoor bij het ontwerp van de informatiesystemen beginnen en dus aan de voorkant van het proces zitten; daar waar de data ontstaat. Niet te onderschatten daarbij is de toenemende waarde van metadata voor records. Door gebruik te maken van de metadata die de reeds in gebruik zijnde systemen ons bieden, kun je met een minimale inspanning die metadata voor records creëren. Ad neemt ons mee door de metadata die straks al wordt meegenomen in het design van systemen, de minimale interne afspraken die hiervoor nodig zijn en hoe je deze meeneemt van de dynamische situatie naar het semi-statisch informatiebeheer. In het semi-statisch informatiebeheer ga je ontdubbelen en laat je de gegevens alvast ‘afkoelen’ alvorens je ze in bevroren, niet meer wijzigbare toestand in het e-depot opneemt. De data gaat dus door een trechter alvorens het in een e-depot belandt. Hij benadrukt hoe belangrijk het is om bij de ingest de metadata in het submission information package mee te nemen, zodat het archival information package, dat hierdoor ontstaat, steeds zonder gegevensverlies te migreren is naar andere systemen.

Dit alles kun je dus in beleid vormgeven. Daarbij is het goed om oog te houden voor de toekomst. Elke ambtenaar wordt zijn eigen archivaris. Dit betekent dat we niet alleen de processen als uitgangspunt moeten nemen, maar ook het netwerk aan mensen dat samenwerkt aan projecten. De belangrijkste informatie zit bij sleutelfiguren: zorg dat je die op tijd in beeld hebt. Als er een kunst is van het weggooien, zoals FutureLab zegt, dan is er zeker ook een ‘kunst van het selecteren’ nodig, en niet te vergeten ‘de kunst van duurzaam bewaren’.

Over Ad van Heijst
Ad van Heijst, adviseur informatievoorziening, -beheer en – behoud, richtte in 1999 “Van Heijst Information Consulting” op. De oriëntatie lag op de internationale markt, vandaar de Engelstalige benaming, maar tot zijn verrassing kregen ze steeds meer werk in Nederland. Vandaar dat zijn bedrijf inmiddels beter bekend is onder de afkorting, VHIC. Inmiddels telt VHIC zo’n 50 adviseurs onder leiding van Ad’s dochter Tineke van Heijst. Per 1 januari jl. heeft hij het bedrijf aan haar overgedragen.

Voor 1999 was Ad onder andere directeur van ODRP facilitair, het adviesbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Hij is altijd nieuwsgierig geweest naar optimale dienstverlening en information governance. Vooral de dagelijkse praktijk van het toegankelijker maken heeft hem altijd geboeid. De laatste jaren maakt hij zich vooral sterk voor weloverwogen, digitale archiefselectie met het oog op de milieuproblematiek. Deze passie maakt dat Ad een bevlogen spreker is en in heldere, eenvoudige taal zijn verhaal doet.

Praktische informatie

Aanmelden

Graag ontvangen wij uw aanmelding door rechts van het agenda-item op KIA aan te geven dat u aanwezig bent.

Locatie

Webex: https://rijksvideo.webex.com/rijksvideo/j.php?MTID=mee4f7b0b42b8e3bed247d42177dce7aa

Nadere instructies WebEx

Als het goed is kom je meteen in de juiste WebEx omgeving door te klikken op de Externe Link bovenaan dit agenda-item. Je kunt WebEx gebruiken zonder de applicatie te installeren, mocht je werkomgeving het niet toe laten om zelf nieuwe applicaties te installeren. Mogelijk krijg je pas de optie om in je browser verder te gaan na een (mislukte) poging om de applicatie te installeren. Vergeet vervolgens niet om je browser toestemming te geven om je microfoon/camera te gebruiken. Gebruik bij voorkeur Chrome of Firefox (in plaats van Internet Explorer of Safari).
Toch nog technische problemen? Bel dan even met Arjen van der Kuijl - 06 5433 8965.

Vragen

U kunt tijdens het webinar uw vragen stellen in de chat, waarna ze door de spreker of in de chat zelf beantwoord worden (de organisatie houdt dit in de gaten).

Opnames

Het webinar wordt niet opgenomen.

De webinarreeks

Klik hier voor alle informatie