‘Ketensamenwerking’: plus ça change, of yes we can?

Dit is een blog in de reeks van KIA over actuele onderwerpen in ons vakgebied, zoals de nieuwe Archiefwet en bewaren bij de bron. Het actuele onderwerp waar KIA mij voor gevraagd heeft is ketensamenwerking. Als ik na 15 jaar in ons vakgebied iets heb geleerd, dan is het dat zowat elk actueel of ‘nieuw’ onderwerp, eigenlijk niet nieuw is. (Je zou ook kunnen zeggen dat de site van Rienk Jonker daar standaard vanuit gaat.) De begrippen die we gebruiken worden wel eens aangepast, vaak omdat we met die aanpassing menskracht of budget los kunnen krijgen. Zoals we in plaats van ‘informatiebeheer’ of ‘recordmanagement’ straks ‘informatiehuishouding’ gaan zeggen: want zo heet het in de Wet open overheid, en de Woo is actueel. Maar de doelen en problemen blijven vaak hetzelfde – ook al hebben de betrokkenen die we spreken dat vaak niet door.

Dat geldt volgens mij ook voor ketensamenwerking. De basis is altijd hetzelfde geweest: afspraken maken en weten waar je informatie staat. Ik begon zelf in ons vakgebied in 2006, bij de gemeente Ermelo. Een van de hardnekkige onderwerpen waar ik aan moest werken, was het koppelen van het webloket, procesapplicaties en het zaaksysteem; dus eigenlijk de interne informatieketen. Toen was het midoffice van Wouter Keller c.s. actueel. Onderdeel van de hardnekkigheid van mijn opdracht: verschillen in ‘taal’, in gebruikte begrippen. Gekoppeld aan mijn werk volgde ik de leergang Recordmanager. Daarin kwamen de problemen rond ketensamenwerking en begripsverwarring ook veelvuldig terug. Het was ook de tijd van Overheid heeft Antwoord. Het doel van dat programma: informatiestromen inzichtelijk maken voor de burger. De gemeente als Vergilius door de negen cirkels van de overheid. Keteninformatisering dus.
Op de archiefopleiding in 2010 kregen we het boek van Jan Grijpink over keteninformatisering als literatuur. En ook daar weer, eigenlijk dezelfde principes als nu. En dezelfde problemen, en plekken waar het verschrikkelijk fout kan gaan: in 2013 schreef Ingmar Koch een indringende blog over hoe slechte keteninformatisering bijdroeg aan de dood van politiek asielzoeker Alexandr Dolmatrov. Keteninformatisering is ook een onderwerp waar de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed al enige tijd op hamert: denk aan de inspectie op de Loonaangifteketen, het interbestuurlijk onderzoek naar de regionale informatie- en expertisecentra (RIEC’s) en het onderzoek naar de BRP-keten.

Waarom is ketensamenwerking dan nú actueel? Omdat de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt gewijzigd, als poging om controle hierop te verbeteren? Omdat ketensamenwerking en ICT ook in andere wetten een voorname rol speelt, zoals de Omgevingswet? Omdat je samenwerkingsverbanden ook als belangrijk probleem terugziet in de consultatie van de Archiefwet 2021? Omdat we het zo vaak terug zien in het nieuws (kijk maar naar #daaromarchiveren)?
Of is het eigenlijk al minimaal een kwart eeuw actueel, maar dan in golfbewegingen? Volgens mij is het dat laatste.

We proberen het ook als vakgebied al jaren verbeteren. We hebben in kwaliteitssystemen, architecturen en handreikingen de ‘ketengedachte’ al prima uitgedokterd. Afspraken over metagegevens in de informatieketen? Ook daar zijn al jaren voorbeelden van: van TMLO en MDTO voor de ‘grammatica’, tot specifieke vocabulaires zoals de interbestuurlijke ZTC/PDC Omgevingswet. We hebben in de regio Utrecht ook al initiatieven gezien om goede afspraken te maken over keteninformatisering, in zogenoemde ‘dossiers afspraken en procedures’. En zo zijn ze er vast ook in andere regio’s.
Onze ideeën over ‘hoe het moet’ bestaan al minstens zes à zeven jaar, maar vaak vooral in theorie. En dat komt veelal omdat de mensen die vaak met ketensamenwerking aan de slag gaan (proceseigenaren, ICT’ers) de hulpmiddelen van ons vakgebied blijkbaar niet kennen. Tsja, wat heb je er dan aan?

Hoe moeten we dit dan aanpakken? Ik zou denken: ga eerst in (alweer) een nieuw programma maar mee in de gedachte dat het nieuw of actueel is. Anders word je alsnog aan de kade gezet als het schip gaat varen. Maar ben je eenmaal aan boord gehesen, laat dan ook maar zien dat de nieuwe ideeën en producten in zo’n programma eigenlijk niet nieuw zijn. Of dat ze ‘goede ideeën zijn, die in een rijke traditie staan’ en dat je ze ‘by design’ kunt toepassen; dat klinkt wat vriendelijker – en voorkomt dat je alsnog uit het programma wordt gekieperd. En misschien is het deze keer een programma waarin we duurzame toegankelijkheid wél goed in een ketensamenwerking verwerkt kunnen krijgen. Of misschien voor een deel, en in het volgende programma weer een deeltje erbij… Dus ‘yes we can’ – maar daar hebben we wel een lange adem voor nodig.